Mô hình cấu trúc thể loại và các chiến lược soạn thảo thư tín thương mại tiếng Anh

 Tạp chí Khoa học Ngôn ngữ và Văn hóa ISSN 2525-2674 Tập 2, Số 1, 2018 
 MÔ HÌNH CẤU TRÚC THỂ LOẠI VÀ CÁC CHIẾN LƯỢC 
 SOẠN THẢO THƯ TÍN THƯƠNG MẠI TIẾNG ANH 
 Nguyễn Thành Lân* 
 Trường đại học Ngoại Thương, Cơ sở II tại thành phố Hồ Chí Minh 
 Nhận bài: 27/08/2017; Hoàn thành phản biện: 05/11/2018; Duyệt đăng: 25/03/2018 
 Tóm tắt: Kỹ năng soạn thảo thư tín thương mại tiếng Anh ngày càng trở nên là nhu cầu 
 bức thiết đối với các doanh nghiệp Việt Nam bởi thư tín tiếng Anh được xem là công cụ 
 giao tiếp hữu hiệu nhằm tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên trường 
 quốc tế. Chính vì lẽ đó mà môn thư tín thương mại tiếng Anh được đưa vào chương trình 
 giảng dạy tại hầu hết các trường đại học thuộc khối kinh tế, kinh doanh và chuyên ngữ ở 
 Việt Nam. Trên cơ sở lý thuyết thể loại và mô hình tiềm năng cấu trúc thể loại của Hasan 
 (1989), bài viết này sẽ khảo sát, nhận diện một số mô hình thể loại thư tín, trên cơ sở đó 
 đúc kết các nguyên tắc, chiến lược viết thư tín thương mại tiếng Anh nhằm nâng cao hiệu 
 quả công tác giảng dạy môn học này. 
 Từ khóa: bước thoại, chiến lược, nguyên tắc, thể loại, thư tín thương mại 
1. Đặt vấn đề 
 Kỹ năng soạn thảo thư tín thương mại tiếng Anh hiện ngày càng trở nên quan trọng đối 
với các doanh nghiệp Việt Nam khi hội nhập, do thư tín tiếng Anh được xem là công cụ giao 
tiếp hữu hiệu nhằm cung cấp thông tin, thuyết phục và xây dựng mối quan hệ lâu bền với đối tác 
để rồi tăng cường khả năng cạnh tranh của mình trên trường quốc tế. Xuất phát từ nhu cầu này 
mà hiện nay, môn học soạn thảo thư tín thương mại tiếng Anh được đưa vào chương trình giảng 
dạy tại hầu hết các trường đại học thuộc khối kinh tế, kinh doanh hay chuyên ngữ tại Việt Nam 
(Nguyễn Thành Lân, 2014). Tuy nhiên, để giảng dạy hiệu quả môn học này, giáo viên cần phải 
giúp người học hiểu rõ mô hình cấu trúc thể loại và các nguyên tắc soạn thảo thư tín. Dựa trên 
lý thuyết phân tích thể loại văn bản, bài viết này sẽ đúc kết một số mô hình thư tín thường gặp 
và tổng kết một số chiến lược viết nhằm giúp quá trình giảng dạy môn thư tín thương mại tiếng 
Anh đạt hiệu quả cao hơn. 
2. Cơ sở lý luận 
2.1. Lý thuyết phân tích thể loại văn bản 
 Theo Diệp Quang Ban (2010, tr. 217), thể loại là một kiểu diễn ngôn bằng cách viết hoặc 
nói chứa những đặc trưng được thiết lập theo quy ước. Nói cách khác, nó gồm một loạt các tiêu 
chuẩn quy định cho một loại hình diễn ngôn, được dùng để phân loại các văn bản và lời nói 
hoặc sử dụng cho các hình thức nghệ thuật hoặc phát ngôn nói chung. Bhatia (1993, tr. 74) cho 
rằng phân tích thể loại có thể được nhìn nhận qua hai quy phạm: có thể xem xét như là những 
hiện thực phức tạp trong thế giới các giao tiếp được định hình, hoặc có thể xem là phương thức 
tiện lợi và hữu hiệu trong sư phạm để thiết kế chương trình giảng dạy ngôn ngữ, và như vậy, thể 
loại thường được xác định trong ngữ cảnh cụ thể của các hoạt động trong lớp học. 
 Phân tích thể loại luôn được xem là hoạt động mang tính đa nguyên tắc không chỉ thu hút 
sự chú ý của các nhà ngôn ngữ học (cả ứng dụng và lý thuyết), các nhà phân tích diễn ngôn, 
* Email: nguyenthanhlan30@yahoo.com 
 1 
 Journal of Inquiry into Languages and Cultures ISSN 2525-2674 Vol 2, No 1, 2018 
chuyên gia và học giả về giao tiếp thông tin mà còn thu hút cả các nhà xã hội học, nhà khoa học, 
dịch giả, các hãng quảng cáo và những người sử dụng tiếng Anh đơn thuần. 
 Berkenkotter và Huckin (1995, tr. 325) cũng xác định việc phân tích thể loại văn bản 
thường được xem như là việc nghiên cứu các hành vi ngôn ngữ theo ngôn cảnh, là việc đặc định 
hóa hành động diễn ngôn và là các quy tắc về các quy trình phân đoạn hoặc là sự hợp nhất các 
mục đích thông tin. 
2.2. Mục tiêu của phân tích thể loại 
 Bhatia (1993, tr. 316) cho rằng mục tiêu của việc phân tích thể loại là nghiên cứu hành vi 
ngôn ngữ xác định trong tình huống nhằm trình bày và giải thích các hiện tượng dường như rất 
phức tạp của thế giới hiện thực. Cũng theo ông, việc phân tích thể loại cũng giúp cho người viết 
hiểu sâu hơn về các mục tiêu thông tin của văn bản nhằm giúp cho người viết và người đọc 
nhận thức rõ hơn về ngôn ngữ sử dụng và chuyển đổi theo môi trường xã hội phức tạp. Việc 
phân tích thể loại cũng giúp đưa ra các giải pháp hiệu quả giải quyết các vấn đề về ứng dụng 
trong phương pháp sư phạm. 
 Có thể nói, nghiên cứu phân tích thể loại nhằm các mục đích sau: 
 - Thể hiện và giải thích cho thực tế phức tạp và đa dạng của thế giới ngôn ngữ. 
 - Hiểu và giải thích cho ý định riêng của từng tác giả, cùng với việc đạt được mục đích 
 giao tiếp đã được xã hội công nhận. 
 - Hiểu cách sử dụng ngôn ngữ được hình thành trong môi trường xã hội. 
 - Đưa ra các giải pháp hữu hiệu đối với các vấn đề sư phạm và ngôn ngữ thực hành khác. 
2.3. Mô hình tiềm năng cấu trúc thể loại (Generic Structure Potential) 
 Mô hình phân tích các cấu trúc văn bản trong phạm vi một thể loại được công nhận rộng 
rãi gọi là Mô hình tiềm năng cấu trúc thể loại (GSP). Đây là mô hình đầu tiên sử dụng phương 
pháp phân tích thể loại theo truyền thống của ngôn ngữ học chức năng hệ thống do Hasan 
(1989) phát triển. Theo tác giả, bất kỳ ai muốn sử dụng mô hình phân tích GSP phải xác định 
các thành phần bắt buộc, lựa chọn và lặp lại của một văn bản. Ngoài việc xác định các yếu tố 
này, người phân tích thể loại cần phải nhận ra mối quan hệ giữa các yếu tố này với nhau. Hasan 
(1989, tr. 214) còn giải thích thêm rằng các phân tích GSP cho thấy những yếu tố nào phải diễn 
ra; những yếu tố nào có thể diễn ra, khi nào các yếu tố này phải diễn ra, và tần suất các yếu tố 
này có thể diễn ra. 
 Vì mô hình GSP quan tâm đến trình tự và sự lặp lại của các yếu tố thể loại, có một số trật 
tự bắt buộc dành cho các yếu tố thể loại. Hasan (1989, tr. 239) giải thích như sau: 
 Mức độ linh động khác nhau giữa các cặp yếu tố này và các cặp khác; một yếu tố cụ thể 
có thể diễn ra theo một trình tự cố định tiếp theo  ... ối quan hệ với người 
đọc. 
 7 
 Journal of Inquiry into Languages and Cultures ISSN 2525-2674 Vol 2, No 1, 2018 
 Từ ngữ liệu khảo sát, có thể mô hình hóa thể loại tin xấu như trong bảng 3 dưới đây. 
 Bảng 3. Mô hình cấu trúc bước thoại của thể loại tin xấu (Tác giả khảo sát và đề nghị) 
 Bước thoại (moves) Chiến lược (stategies) 
 1. Đưa ra vấn đề - Xác nhận/nêu vấn đề/Dẫn chiếu 
 - Thông báo tin tốt (nếu có) 
 - Bày tỏ cảm ơn (nếu có) 
 2. Trình bày vấn đề Bày tỏ tiếc nuối/Trình bày nguyên nhân 
 Từ chối yêu cầu/Đưa chứng cứ 
 Thuyết phục thỏa thuận/Gửi kèm minh chứng 
 3. Giải quyết vấn đề Đề nghị giải quyết/Hi vọng chấp nhận 
 Kết thúc lạc quan/Khuyến khích phản hồi 
 Có thể minh họa mô hình cấu trúc thể loại tin xấu bằng các chiến lược triển khai một thư 
từ chối đơn xin việc làm như sau: 
Bước thoại 1: Đưa ra vấn đề 
- Sử dụng chiến lược làm dịu hóa: First, let us wish you good health and happiness and thank 
you for applying for a junior accountant in our firm. (Đầu thư, cho phép chúng tôi chúc bạn dồi 
dào sức khỏe, hạnh phúc và xin cảm ơn đã ứng tuyển chức vụ kế toán của công ty chúng tôi). 
- Sử dụng chiến lược cảm ơn: We would like to thank you for your application for the post of 
accountant in our company (Chúng tôi xin cảm ơn bạn đã ứng tuyển chức vụ kế toán của công 
ty chúng tôi). 
Bước thoại 2: Trình bày vấn đề 
 Tại bước thoại này, người viết cần sử dụng chiến lược bù đắp thể diện bằng việc đánh giá 
cao, khích lệ, tiếc nuối nhằm tạo sự thông cảm và chấp nhận như sau: 
- We regret that although your qualifications are good, you are not among top applicant and we 
are left with no alternative to choose another candidate. (Chúng tôi lấy làm tiếc rằng, mặc dầu 
bằng cấp của bạn phù hợp, nhưng bạn không nằm trong nhóm ứng viên hàng đầu và chúng tôi 
không có cách nào ngoài việc lựa chọn một ứng viên khác). 
Bước thoại 3: Giải quyết vấn đề 
 Trong phần kết thúc, người viết cần sử dụng chiến lược kết thúc lạc quan nhằm duy trì 
mối quan hệ với người đọc như sau: 
- However, we will keep your application on file for future consideration. (Tuy nhiên, chúng tôi 
sẽ lưu hồ sơ của bạn để sau này xem xét). 
- Best wishes for finding another position that suits your qualifications. (Chúc bạn có thể tìm 
được vị trí khác phù hợp với bằng cấp của mình). 
3. Phương pháp nghiên cứu 
 Bài viết này sử dụng phương pháp thống kê, so sánh - đối chiếu, miêu tả dựa trên cơ sở 
Mô hình tiềm năng cấu trúc thể loại (GSP) để khảo sát tần số lặp lại của các yếu tố bắt buộc, lựa 
chọn và lặp lại của các loại thư trong ngữ liệu thu thập để nhận diện mô hình cấu trúc thể loại 
văn bản thư tín đồng thời đúc kết các nguyên tắc, chiến lược viết cho từng kiểu loại thư tín. 
8 
 Tạp chí Khoa học Ngôn ngữ và Văn hóa ISSN 2525-2674 Tập 2, Số 1, 2018 
 Bài viết khảo sát khối lượng ngữ liệu gồm khoảng 120 văn bản thư tín của Anh-Mỹ trong 
một số giáo trình thư tín thương mại tiếng Anh hiện đang được sử dụng tại các trường đại học 
của Việt Nam gồm: 
- Ashley, A. (2003). Oxford Hanbook of Commercial Correspondence. Oxford University press. 
- Gartside, L. (1992). Model Business Letters. Longman: Pitman Publishing. 
- Muckian, M., & Woods, J.A. (1996). The business letter handbook: how to write effective 
letters & memos for every business situation. Massachusetts: Adams Media Corporation. 
- Poe, W. (2004). The McGraw-Hill handbook of Business letters. McGraw-Hill. Inc. 
4. Kết quả nghiên cứu 
4.1. Nhận diện các thể loại văn bản thư tín thương mại tiếng Anh 
 Trên cơ sở ngữ liệu khảo sát, căn cứ vào khái niệm về thể loại và mục đích giao tiếp, có 
thể phân chia thư tín thương mại thành các tiểu thể loại như Bảng 1 dưới đây. 
 Bảng 4. Các thể loại thư tín thương mại (Tác giả khảo sát và thống kê) 
 THƯ TÍN THƯƠNG MẠI 
 Thể loại Loại văn bản Mục đích 
 Yêu cầu Thư yêu cầu Hỏi về thông tin hoặc đề nghị 
 Trả lời Đồng ý Thư trả lời Đồng ý yêu cầu hoặc khiếu nại 
 Từ chối Từ chối yêu cầu 
 Bán hàng Thư bán hàng Khuyến khích mua hàng hóa/dịch vụ 
 Khiếu nại Thư khiếu nại Thể hiện việc không hài lòng, khiếu nại 
 đòi bồi thường 
 Xin việc Thư xin việc Tự giới thiệu với doanh nghiệp 
 Từ chức Thư từ chức Thông báo về việc từ chức 
 Giới thiệu, tiến cử Thư giới thiệu, tiến cử Giới thiệu cá nhân/công ty cho đối tượng 
 khác 
 Cảm ơn Thư cảm ơn Bày tỏ cảm ơn với đối tác 
 Chào hàng Thư chào hàng, báo giá Chào bán hàng hóa dịch vụ 
 Đặt hàng Thư đặt hàng Đặt mua hàng hóa, dịch vụ 
 Thiện chí Thư thiện chí Tăng cường, thắt chặt mối quan hệ 
 Thu nợ Thư nhắc nợ Đòi tiền 
 Xác nhận Thư xác nhận Xác nhận về việc đã thỏa thuận 
 Thông tin Thư thông báo Gửi thông tin cho đối tác 
 Các loại thư tín trên đây có thể gọi là các tiểu thể loại thư tín mà mỗi tiểu thể loại đều 
mang một chức năng, mục đích giao tiếp và đặc điểm riêng. 
 Tuy nhiên, ở cấp độ khái quát, căn cứ vào mục đích của người gửi, Krizan và các tác giả 
khác (2005, tr. 68) đã phân chia thư tín thành 04 thể loại chính, lần lượt là: thuyết phục, cung 
cấp thông tin, thông tin xấu và thiện chí như thể hiện trong bảng 5 dưới đây. 
 9 
 Journal of Inquiry into Languages and Cultures ISSN 2525-2674 Vol 2, No 1, 2018 
 Bảng 5. Bốn (04) thể loại chính trong thư tín (Krizan và các tác giả khác, 2005, tr. 68) 
 Thể loại Loại văn bản 
 Thể loại cung cấp thông tin Báo cáo, thư thông báo, đặt hàng, chào hàng, hỏi hàng, trả 
 (Informative letters) lời thư hỏi hàng, thư nội bộ (memo), thư giới thiệu  
 Thể loại thuyết phục thư bán hàng, thư hoàn chào giá (counter-offer), thư báo 
 (persuasive letters) giá, thư tiến cử  
 Thể loại thông tin xấu (bad- thư từ chối, thư phàn nàn, khiếu nại 
 news letters) 
 Thể loại thiện chí (Goodwill thư chúc mừng, thư chia buồn, thư cảm ơn  
 letters) 
 Căn cứ vào bảng phân loại trên, từ nguồn ngữ liệu khảo sát, có thể thống kê theo thể loại 
như như sau: 
 Bảng 6. Tỉ lệ các thể loại thư tín phân chia theo mục đích (Tác giả khảo sát và thống kê) 
 Thể loại Số lượng (Trên tổng số 120 bức thư) Tỉ lệ xuất hiện 
 Thông tin 57 47,5% 
 Thuyết phục 38 31,6% 
 Tin xấu 22 18,3% 
 Thể loại thiện chí 5 4,1% 
4.2. Sự pha trộn về thể loại 
 Cần lưu ý rằng, việc phân chia thư tín thành 04 thể loại nêu trên chỉ mang tính tương đối 
vì trong thực tế, yếu tố pha trộn, trùng lắp giữa các thể loại thư tín là điều xảy ra khá thường 
xuyên. Chẳng hạn, trong một bức thư hoàn chào giá (counter-offers), người viết có thể thông 
báo chấp nhận một phần điều khoản và điều kiện bán hàng của đối tác (thông tin tốt), nhưng lại 
từ chối các điều khoản khác (tin xấu). Tuy nhiên, việc phân chia thể loại và đúc kết mô hình cấu 
trúc của từng thể loại sẽ giúp nâng cao hiệu quả công tác đào tạo kỹ năng soạn thảo thư tín vì 
khi nắm bắt được cấu trúc mô hình của một thể loại cụ thể, người học sẽ biết cách triển khai ngữ 
đoạn và đảm bảo tính mạch lạc của văn bản. 
 Từ dữ liệu thống kê trong bảng 6, có thể thấy thể loại thiện chí chỉ chiếm có 4% trong 
tổng số thư khảo sát, do vậy, bài viết sẽ chỉ khảo sát mô hình cấu trúc của 03 thể loại chính lần 
lượt là: Thông tin, Thuyết phục và Tin xấu. 
5. Đề xuất phương pháp giảng dạy thư tín thương mại 
 Trên cơ sở các mô hình cấu trúc bước thoại của từng thể loại thư tín được đúc kết trên 
đây, chúng tôi xin đề xuất phương pháp giảng dạy môn thư tín thương mại tiếng Anh như sau: 
 Thứ nhất, giáo viên cần giúp người học hiểu rõ mô hình cấu trúc bước thoại, sau đó 
hướng họ quan tâm đến các bước thoại bắt buộc là thành phần cơ bản của thể loại. Ví dụ, trước 
khi giảng dạy cách soạn thảo nội dung một bức thư, giáo viên cần phải cho sinh viên hiểu mục 
tiêu của loại thư đó là gì, chẳng hạn như cung cấp thông tin hay thuyết phục sau đó đưa ra mô 
hình chung cho thể loại này để sinh viên nắm vững. Khi đã nắm vững mô hình cấu trúc, hay nói 
10 
 Tạp chí Khoa học Ngôn ngữ và Văn hóa ISSN 2525-2674 Tập 2, Số 1, 2018 
cách khác là dàn ý của thể loại đó, sinh viên sẽ dễ dàng xử lý những loại thư khác tương tự cùng 
thuộc thể loại đó. 
 Thứ hai, giới thiệu các chiến lược sử dụng cho từng bước thoại sử dụng trong từng thể 
loại. Tại cấp độ này, giáo viên cần nhấn mạnh đến việc sử dụng các chiến lược khác nhau bằng 
việc phân tích so sánh, đặc biệt đối với các bước thoại quan trọng. Cụ thể là cần cho người học 
làm quen với cách sử dụng các cấu trúc câu, thành ngữ, biểu ngữ tập quán sử dụng trong tiếng 
Anh để biểu thị chiến lược sử dụng. Ví dụ, để biểu thị chiến lược xin lỗi hoặc hối tiếc, giáo viên 
cần cho sinh viên làm quen với các biểu ngữ như: “We regret our inability to” (Chúng tôi tiếc 
không thể), “We are regretful that” (chúng tôi tiếc rằng), “We would like to apologize 
for any inconvenience” (Chúng tôi thành thực xin lỗi về sự bất tiện), “Please accept our 
many apologies for the trouble caused by this mistake” (Chúng tôi thành thực xin lỗi về phiền 
hà do sơ xuất này gây ra” 
 Thứ ba, yêu cầu người học xem xét toàn bộ các yếu tố như: chức năng của thể loại, mối 
quan hệ giữa người gửi và người nhận, ngữ cảnh của diễn ngôn nhằm xác lập phong cách thích 
hợp, yếu tố đảm bảo tính liên kết, mạch lạc, loại hình ngữ vựng lựa chọn để triển khai chiến 
lược viết sao cho thích hợp. Có như vậy, mọi thông tin mới được truyền đạt đầy đủ, rõ ràng đến 
người nhận và quá trình giao tiếp kinh doanh mới đạt được hiệu quả như mong muốn. Ví dụ, để 
xác lập phong cách thích hợp của văn bản, khi sử dụng chiến lược yêu cầu, đề nghị, người học 
cần được cung cấp, phân biệt được và biết cách sử dụng các biểu ngữ tập quán trong thư tín 
tiếng Anh như sau: 
 Biểu ngữ trang trọng Biểu ngữ thân mật 
 - We would highly appreciate it if you could - Would you please (Đề nghị) 
 (Chúng tôi sẽ đánh giá cao nếu quý ngài) - Will / Can you please send (Vui 
 - We would be grateful/ obliged if you would lòng gửi) 
 (Chúng tôi lấy làm cảm kích nếu quý công ty) - I am glad if you will (Tôi sẽ rất 
 - It would be helpful for us if you could (Sẽ rất vui mừng nếu ông/bà) 
 giúp ích cho chúng tôi nếu quý ngài) 
6. Kết luận 
 Xuất phát từ thực tiễn về nhu cầu sử dụng thư tín thương mại tiếng Anh tại Việt Nam 
hiện nay, cũng như xem xét thực trạng giảng dạy môn học này tại các trường đại học ở Việt 
Nam, bài viết dựa trên lý thuyết phân tích thể loại văn bản để mô hình hóa các thể loại văn bản 
thư tín thương mại tiếng Anh như: thông tin, thuyết phục, tin xấu. Yêu cầu đối với phương pháp 
giảng dạy của giáo viên đối với môn học này như sau: đầu tiên, đảm bảo người học nắm vững 
cấu trúc các bước thoại trong từng thể loại. Sau đó cho người học làm quen và hướng dẫn cách 
sử dụng các chiến lược thể hiện mục đích từng bước thoại bằng cách cung cấp cho người học 
các biểu ngữ tập quán thường được sử dụng trong thư tín. Cuối cùng, xác định rõ ngữ cảnh của 
diễn ngôn để tạo lập phong cách viết thích hợp. Bằng phương pháp này, người học sẽ nhanh 
chóng tiếp cận, hiểu rõ và biết cách soạn thảo loại hình văn bản này. 
 11 
 Journal of Inquiry into Languages and Cultures ISSN 2525-2674 Vol 2, No 1, 2018 
Tài liệu tham khảo 
 Ashley, A. (2003). Oxford hanbook of commercial correspondence. Oxford University press. 
 Berkenkotter, C., & Huckin, T.N. (1995). Genre knowledge disciplinary communication-
 cognition/culture/power. New Jersey: La wrence Erlbaum Associates Publishers. 
 Bhatia, V.K. (1993). Analyzing genre-language use in professional settings. London, Longman, 
 Applied Linguistics and Language Study Series. 
 Diệp Quang Ban (2010). Từ điển thuật ngữ ngôn ngữ học. Nhà xuất bản giáo dục Việt Nam. 
 Gartside, L. (1992). Model business letters. Longman: Pitman Publishing. 
 Hasan, R. (1989). The structure of a text. In M.A.K. Halliday & R. Hasan (Eds), Language, context 
 and text: aspects of language in a social-semiotic perspective. Oxford: Oxford, University Press. 
 Krizan, A.C., Merrier, P., & Larson, J.C. (2005). Business communication (6th edition). Mason, United 
 States: Thomson South-Western. 
 Muckian, M., & Woods, J.A. (1996). The business letter handbook: how to write effective letters & 
 memos for every business situation. Massachusetts: Adams Media Corporation. 
 Nguyễn Thành Lân (2014). Phương pháp xây dựng và chuyển dịch văn bản thương mại. Luận án tiến 
 sĩ ngữ văn. Hà nội. 
 Poe, R.W. (2004). The McGraw-Hill handbook of business letters (3rd edition). New York: McGraw-
 Hill. Inc. 
 Satterwhite, M.L., & Olson-Sutton, J. (2007). Business communication at work. New York: McGraw-
 Hill International Edition Publishers. 
 Swales, J. (1990). Genre analysis: English in academic and research setting. Cambridge: Cambrige 
 University Press. 
 Treece, M. (1989). Communication for business and the profession (4th edition). Boston: Allyn and 
 Bacon. 
 Upton, T.A., & Conner, U. (2001). Using computerized corpus analysis to investigate the textlinguistic 
 discourse moves of a genre. English for Specific Purposes, 20(4), 313-329. 
 GENRES AND STRATEGIES FOR WRITING BUSINESS 
 CORRESPONDENCE IN ENGLISH 
 Abstract: For Vietnamese enterprises, the knowledge of writing technique of business 
 correspondence in English is becoming essential because business correspondence is 
 always considered as an effective instrument in business communication in strengthening 
 their competitiveness in international market. For this reason, the subject of business 
 correspondence in English has been incorporated into the syllabus of most universities 
 majoring in economics, business as well as linguistics. On the basis of genre theory in 
 general and the Generic Structure Potential (GSP) by Hasan (1989) in particular, this essay 
 will identify and some most commonly-used types of business correspondence and suggest 
 some principles and strategies applied in this type of documents with a view to making the 
 process of teaching this subject more effective. 
 Key words: business correspondence, genre, moves, principles, strategies 
12