Kinh nghiệm xin tài trợ cho sự kiện của bạn

Kinh nghiệm xin tài trợ cho sự kiện của bạn 
Mọi kế hoạch đã được bàn bạc, thảo luận, lên chương trình từ A ->Z. Tất cả đã rất 
hoàn hảo, chỉ chờ đợi các tổ chức “thổi hồn” biến ý tưởng thành hiện thực bằng 
những khoản tài trợ lớn. 
Thời điểm này, Hồ sơ tài trợ cũng đã được 
hoàn tất và đặt lên bàn sếp. Bạn chỉ còn mỗi việc “lao” đi và kiếm tìm nguồn tài 
trợ, biến dự án trên giấy thành một đề án đầy tính khả thi và sau tất cả là biến 
chúng thành hiện thực. 
Và thế là cả công ty bạn lao vào kiếm nguồn tài trợ. 
Gửi mail, chuyển hồ sơ, xin contact, gặp mặt trực tiếprất nhiều động thái đã 
được Thực hiện. Bạn là một trong những nhân viên mới toanh. Bạn chưa bao giờ đi 
xin tài trợ. Hoặc bạn đã thử “nhập cuộc” nhưng luôn bị các nhà tài trợ “từ chối 
khéo”. Bạn cảm thấy công việc này dường như quá sức. Nó làm bạn chỉ muốn bỏ 
cuộc. 
Sự thực thì, việc mời tài trợ chưa bao giờ là một việc dễ dàng nhưng không phải vì 
thế mà bạn chỉ có thể chọn cách “bó tay”. Nắm vững những nguyên tắc dưới đây 
có thể bạn sẽ thấy tình hình lạc quan hơn. 
I. Một số nguyên tắc chung trong mời tài trợ 
1. Tôi là ai ? 
Tôi = hình ảnh của tổ chức mà tôi đại diện 
Hình ảnh của Tổ chức = Quên đi cái tôi của mình . 
2. Đối tác của tôi là ai? 
Đừng có lội qua một con suối nếu không biết nó nông – sâu 
Biết càng nhiều thông tin người mình gặp sẽ giúp bạn dễ dàng nói chuyện và tiếp 
cận hơn 
Hãy chuẩn bị cho mình một phong cách phù hợp với người mình cần gặp 
3. Mục tiêu của tôi là gì ? 
Trong những chuyện tầm phào , bạn có thể “Bắn trị thiên”, bạn có thể “chém gió” 
nhưng trong công cuộc làm ăn , nều không xác định rõ mục tiêu , bạn sẽ “tự bắn” 
mình. 
4. Tôi sẽ cùng đối tác giải quyết công việc gì ? 
Nếu bạn muốn nắm thế chủ động trong đàm phán thì bạn phải nắm rõ nội dung 
công việc hơn ai hết . 
 Hãy chuẩn bị các giải pháp ; phân loại tính nghiêm trọng , cần thiết của công việc 
thì bạn sẽ ra được quyết định nhanh hơn , chính xác hơn 
II. Một số nguyên tắc chính: 
1. Nguyên tắc Win – Win 
Mọi người thường có xu hướng nghĩ về cái lợi của mình hơn là nghĩ mình có thể 
làm gì cho người khác 
Người ta cần gì và mình có thể đáp ứng được những gì ? 
Hãy nhớ rằng : Muốn nhận thì hãy cho đi . 
2. Tiếp cận 
Giới thiệu rõ ràng và vắn tắt về bản thân 
Thể hiện sự am hiểu về đối tác 
Trình bày rõ ràng mong muốn/ý định của mình 
A. Giao tiếp qua thư 
A.1 Hình thức 
Là phương tiện trang trọng nhất 
Hình thức rõ ràng , nổi bật trong những nội dung chính 
Không viết tắt , sai chính tả 
A.2 Nội dung 
Thư ngỏ (cover letter) tóm tắt nội dung chính 
Đính kèm các văn bản cần thiết 
Nội dung rõ ràng , triển khai ý nhanh 
Để lại số điện thoại / địa chỉ liên hệ 
Nên gửi đích danh người nhận 
Cho thuê đèn sân khấu 
A.3 Chú ý 
In nghiêng , tô đậmnhững nội dung 
chính , số điện thoại , địa chỉ liên lạc . 
Giới thiệu quá trình hoạt động , thế mạnh 
ưu điểm của Tổ chức của mình 
Gợi mở vấn đề một cách khôn khéo 
B. Giao tiếp qua Email 
Địa chỉ Email nghiêm túc 
Phải có tên người gửi 
Không dùng Emoticons 
Tóm tắt nội dung chính , phân đoạn rõ ràng trang trọng 
Đính kèm thư ngỏ và những nội dung chi tiết (hạn chế nội dung Email quá dài , lỗi 
font chữ) 
C. Giao tiếp qua điện thoại 
Chuẩn bị nội dung cực kỳ ngắn gọn 
Gọi điện vào thời gian phù hợp (Tránh sáng thứ 2 ; nên gọi vào khoảng 9h-10h 
buổi sáng và 3h-4h buổi chiều) 
Hỏi xem bây giờ họ có thể nói chuyện với mình được không , nếu không hãy hỏi 
xem có thể gọi lại vào lúc nào 
Giới thiệu vắn tắt , rõ ràng về bản thân 
Trình bày ngắn gọn mong muốn/ý định 
Xin địa chỉ Email 
Xin một cuộc hẹn (rất quan trọng) 
Nếu có thể nên đề nghị được gặp mặt trực tiếp 
3. Gặp gỡ 
3.1 Ngoại hình 
Đừng quên : Tôi = Hình ảnh Tổ chức 
Ấn tượng về một cá nhân nào đó được hình thành trong bảy giây đầu gặp gỡ 
Ăn mặc :Gọn gàng , sạch sẽ 
Phù hợp với tổ chức mình đại diện 
Phù hợp với mục đích 
Thể hiện sự chăm chút vừa phải đối với 
bản thân 
Cho thuê âm thanh, ánh sáng biểu diễn 
3.2. Phong thái 
Tự tin nhưng khiêm nhường 
Thể hiện sự tôn trọng đối tác “Echo 
effect” (hiệu ứng tiếng vang – nói gì thì 
nghe lại vậy – cho gì thì nhận nấy) 
Biết cách thể hiện bản thân đúng lúc 
 3.3. Thuyết phục 
Bằng kiến thức / sự am hiểu một lĩnh vực nào đó 
Bằng sự nhạy bén / năng động 
Bằng sự câu thị / ham học hỏi 
Bằng sự nhiệt tình / sức trẻ / niềm đam mê 
Phải biết điểm mạnh của mình là gì và sử dụng nó như thế nào 
3.4. Lắng nghe 
Con người chỉ có một cái miệng và có tới hai cái tai 
Quan sát -> Sự thật ngầm hiểu 
Đặt câu hỏi 
Bày tỏ thiện chí 
Hướng đến một kết quả , một mục đích rõ ràng 
3.5. Duy trì và phát triển quan hệ 
Nhớ rằng : mối quan hệ là một tài sản quý giá nhất 
Phải có thiện chí xây dựng mối quan hệ và quan tâm thực sự đến đối tác 
Phân biệt : Tận dụng mối quan hệ # Lợi dụng mối quan hệ. 
III. Kinh nghiệm xin tài trợ 
Xin liên hệ tại phòng ban nào của công ty ? 
Xin tài trợ cho chương trình , hội thảo thì liên hệ với phòng Maketing 
*Xin tài trợ cho một hoạt động từ thiện , xã hội liên hệ với phòng đối ngoại 
 Thiết kế, thi công sân khấu 
Cách xin tài trợ 
Khơi gợi tình tốt đẹp của Tổ chức. 
Đánh vào trách nhiệm xã hội của các công ty lớn mạnh. 
Đối với những Công ty mới thành lập hoặc có nhu cầu phát triển cao thì tập trung 
vào phần maketing. 
Không bao giờ được từ chối yêu cầu Nhà tài trợ . Nếu Nhà tài trợ không thoả mãn 
với chính sách của mình thì nên đàm phán và đưa ra giải pháp khác sao cho hai bên 
cùng có lợi . Nếu Nhà tài trợ vẫn không đồng ý thì hãy chủ động xin được về bàn 
lại và hẹn một cuộc gặp khác . 
IV. Soạn thông cáo báo chí 
Một điều khi soạn thông cáo báo chí đó là cách sử dụng từ . Các nhà báo có xu 
hướng thích sử dụng những từ “hot” nhất (thông tin nóng hổi, quan trọng, hoặc có 
liên qua tới lợi ích của đông đảo công chúng) để làm bài viết của mình thật lôi 
cuốn , hấp dẫn người đọc . Do vậy, để có tác động lan truyền trong xã hội, khi soạn 
các thông cáo báo chí cần phải sử dụng những từ ngữ sang trọng, phóng kích, có 
sức hấp dẫn tối đa và xuyên suốt . 
Hồ sơ xin tài trợ bao gồm các loại giấy tờ sau: 
1. Thư ngỏ gửi Nhà tài trợ . 
2. Kế hoạch chương trình. 
3. Quyền lợi Nhà tài trợ. 
4. Kế hoạch tuyên truyền. 
5. Bản dự trù kinh phí. 
6. CD có chứa Power Point tóm lược nội dung vận động tài trợ (có thì càng tốt). 
7. Bản giới thiệu về đơn vị tổ chức 
8. Các ấn phẩm tuyên truyền : Poster – banner –tờ rơi 
Còn việc tiếp cận doanh nghiệp như thế nào, có thành công hay không lại tùy thuộc 
vào khả năng của các bạn. Xin nhấn mạnh một số điểm sau: 
Trước hết, đó là những kỹ năng mà bạn có: kỹ năng giao tiếp, ký năng đàm phán, 
thương lượng và đặc biệt là đặt và dẫn dắt vấn đề theo hướng bạn muốn mà đôi bên 
đều cảm thấy thoải mái (Win-Win). Tiếp đến, bạn cũng nên quan tâm đến dáng vẻ 
bên ngoài của bạn. Khi đi làm việc với doanh nghiệp bạn nên có tác phong và 
“mốt” khác với khi đi gặp bạn bè bạn rồi nhưng nói vậy cũng không phải là bạn ăn 
mặc một cách quá “cứng nhắc” ( nếu bạn đang là sinh viên, hãy biết kết hợp để tạo 
ấn tượng tốt ngay từ cái nhìn đầu tiên.) 
Một sai lầm mà các “chuyên gia” đối ngoại nghiệp dư đi xin tài trợ thường hay 
mắc phải đó là không nắm rõ thông tin về tổ chức của họ cũng như các thông tin 
chi tiết kế hoạch chương trình. Do vậy, để tránh những sai sót đáng tiếc đó thì khi 
đi xin Tài trợ bạn cần phải nắm rỗ các thông tin sau: 
 Cho thuê tai nghe phiên dịch hội thảo 
1. Tổ chức mà bạn đang hoạt động: Bạn phải giới thiệu rõ ràng và rành mạch mục 
đích hoạt động, cơ cấu tổ chức, quá trình hoạt động 
2. Kê hoạch chương trình: Bạn phải học thuộc và nắm rõ được những chi tiết nhỏ 
nhất trong bản kế hoạch vì nếu không khi Nhà tài trợ hỏi mà bạn ấp úng thì họ sẽ 
đánh giá thấp tính chuyên nghiệp của bạn cũng như tổ chức của bạn. 
3. Bản dự trù kinh phí: Đây vấn đề mà Nhà tài trợ quan tâm nhất và cũng hay hỏi 
nhất, bạn phải hiểu được khoản tiến đó chi cho việc đó dùng để làm gì và phù hợp 
hay chưa, có thể hạ được không? nều bạn trả lời là à..à..ờ ờbạn sẽ mất điểm 
ngay. 
1.Hồ sơ tài trợ nên đóng thành một tập theo thứ tự mô tả từ khái quát – chi tiết – 
cuối cùng mới tới phần show hàng (tức là show thành quả của đơn vị mình qua 
hình ảnh,). Không nên gửi theo từng nhóm văn bản riêng. 
 2.Thời gian đối tác gặp gỡ thường dành cho việc cơ quan, họp hành là Sáng thứ 
Hai và Chiều thứ Sáu. Nên chú ý hơn đến lịch của họ. Còn dân phụ trách kinh 
doanh thì càng bận bịu hơn, nên gợi ý việc họ cho phép mình hẹn DT hoặc trực 
tiếp vào lúc nào. Đi xin tài trợ thì chịu khó chạy bất kể thời gian nào . 
Bạn đã có thể thành công rồi - Xin chúc bạn may mắn nữa nhé. !