Giáo trình Nghiệp vụ văn phòng

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 
 TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT 
 THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 
  
 GIÁO TRÌNH 
 MÔN HỌC: NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG 
 NGÀNH: KẾ TOÁN-TCNH 
 TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG 
 Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2020 
 ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 
 TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH TẾ KỸ THUẬT 
 THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 
  
 GIÁO TRÌNH 
 MÔN HỌC: NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG 
 NGHỀ: KẾ TOÁN-TCNH 
 TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG 
 THÔNG TIN CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI 
 Họ tên: HUỲNH THỊ TUYẾT HỒNG 
 Học vị: THẠC SĨ 
 Đơn vị: KHOA KẾ TOÁN-TÀI CHÍNH 
 Email: httuyethong@gmail.com 
TRƯỞNG KHOA TỔ TRƯỞNG CHỦ NHIỆM 
 BỘ MÔN ĐỀ TÀI 
 HIỆU TRƯỞNG 
 DUYỆT 
 Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2020 
 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN 
 Tài liệu này thuộc loại giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép 
dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. 
 Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh 
thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. 
KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 1 
 LỜI GIỚI THIỆU 
 Môn học Nghiệp vụ văn phòng là môn học cung cấp những kiến thức cơ bản về 
văn phòng, làm cơ sở cho học sinh nhận thức các môn học chuyên môn của nghề. Hơn 
nữa, những kiến thức này là những vấn đề thường gặp trong thực tiễn hoạt động công 
việc cũng như trong cuộc sống hàng ngày. 
 Giáo trình môn học này được biên soạn theo chương trình môn học Nghiệp vụ 
văn phòng dùng cho sinh viên cao đẳng thuộc các ngành chuyên kinh tế và quản trị 
kinh doanh, gồm 4 chương: 
 Chương 1: Tổng quan về văn phòng 
 Chương 2: Một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng 
 Chương 3: Soạn thảo và quản lý văn bản 
 Chương 4: Công tác lập hồ sơ và công tác lưu trữ 
 Môn học Nghiệp vụ văn phòng đúc kết những công việc được thực hiện trong 
văn phòng, soạn thảo và quản lý các văn bản, lập hồ sơ, lưu trữ, tổ chức các cuộc họp, 
lập chương trình công tác và kế hoạch công tác. Từ đó giúp người học có khả năng 
thực hiện các văn bản hành chính thông thường cho hoạt động của bản thân. 
 Mặc dù đã rất cố gắng nhưng chắc rằng tài liệu này sẽ không tránh khỏi những 
thiếu sót và hạn chế. Rất mong được sự đóng góp ý kiến để hiệu chỉnh, bổ sung nhằm 
nâng cao chất lượng của bài giảng. 
 Xin chân thành cảm ơn. 
 TP. HCM, ngày tháng. năm. 
 Chủ biên 
 Huỳnh Thị Tuyết Hồng 
KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 2 
 MỤC LỤC 
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN ........................................................................................... 1 
LỜI GIỚI THIỆU ......................................................................................................... 2 
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG............................................................ 7 
 1. Chức năng của văn phòng các cơ quan, tổ chức ...................................................... 7 
 2. Nhiệm vụ của văn phòng các cơ quan, tổ chức ....................................................... 8 
 3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng các cơ quan, đơn vị ................................................. 9 
 3.1. Mục tiêu của việc tổ chức bộ máy văn phòng ................................................... 9 
 3.2. Hình thức tổ chức bộ máy hành chính ............................................................... 9 
 3.3. Mối quan hệ công tác của văn phòng .............................................................. 11 
 4. Câu hỏi ôn tập ........................................................................................................ 11 
CHƯƠNG 2: MỘT SỐ NGHIỆP VỤ CƠ BẢN CỦA VĂN PHÒNG......................... 12 
 1. Hoạch định tổ chức các cuộc hội họp .................................................................... 12 
 1.1. Những vấn đề cần lưu ý khi tổ chức cuộc họp ................................................ 12 
 1.2. Phân loại các cuộc họp .................................................................................... 13 
 1.3. Quy trình tổ chức cuộc họp ............................................................................. 14 
 2. Lập chương trình công tác ..................................................................................... 18 
 2.1. Khái niệm ........................................................................................................ 18 
 2.2. Căn cứ lập chương trình công tác .................................................................... 19 
 2.3. Nguyên tắc lập chương trình công tác ............................................................. 19 
 2.4. Yêu cầu lập chương trình công tác .................................................................. 19 
 2.5. Tiến hành lập chương trình công tác ............................................................... 19 
 3. Lập kế hoạch công tác ........................................................................................... 19 
 3.1. Khái niệm ........................................................................................................ 19 
 3.2. Căn cứ lập kế hoạch công tác .......................................................................... 19 
 3.3. Nguyên tắc lập kế hoạch công tác ................................................................... 20 
 3.4. Yêu cầu lập kế hoạch công tác ........................................................................ 20 
 3.5. Tiến hành lập kế hoạch công tác ..................................................................... 20 
 4. Tiếp khách ............................................................................................................. 20 
 4.1. Vai trò của việc đón tiếp khách. ...................................................................... 20 
 4.2. Trình tự tiếp khách bình thường ...................................................................... 21 
KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 3 
 4.3. Trình tự tiếp khách quan trọng ........................................................................ 22 
 4.4. Tổ chức tiếp đón khách nước ngoài. ............................................................... 22 
 5. Tiếp chuyệ ...  Bước 3: Sắp xếp văn bản, giấy tờ trong hồ sơ. Hồ sơ có thể sắp xếp theo: 
 + Theo tên loại văn bản 
 + Thứ tự thời gian: ngày tháng sớm lên trước, ngày tháng muộn xếp sau 
(thường dùng cho hồ sơ được lập theo vấn đề, tên gọi, văn bản đi...) 
 + Theo trình tự giải quyết vấn đề trong thực tiễn: văn bản đề xuất,văn 
bản giải quyết, văn bản kết thúc vấn đề. 
 + Theo tác giả kết hợp với thời gian 
 + Theo vấn đề kết hợp với thời gian 
 + Theo vần chữ cái của tên người hoặc địa phương 
 + Theo thứ tự của số văn bản 
 v.v . 
 Bước 4: Kết thúc và biên mục hồ sơ 
 Hồ sơ kết thúc khi công việc liên quan đến hồ sơ kết thúc (hội nghị xong), hoặc 
kết thúc một năm hành chính. Khi kết thúc hồ sơ cần phải: 
 + Đánh giá tính đầy đủ , hoàn chỉnh của văn bản, giấy tờ. 
 + Biên mục hồ sơ: đánh số tờ, viết mục lục văn bản và tờ kết thúc. 
 Bước 5: Đóng quyển. Sau khi biên mục xong, cần đóng quyển để cố định thứ tự 
sắp xếp tài liệu trong hồ sơ, giữ cho chúng không bị mất mát, bảo quản thuận tiện cho 
việc nộp lưu, khai thác hồ sơ 
 Bước 6: Nộp lưu hồ sơ 
 Lưu hồ sơ là một trong những nhiệm vụ của công tác văn thư được thực hiện 
theo quy định pháp luật nhà nước. Hàng năm, các đơn vị thu thập những những hồ sơ 
KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 84 
Giáo trình nghiệp vụ văn phòng Chương 4: Công tác lập hồ sơ và công tác lưu trữ 
cần nộp lưu vào phòng lưu trữ cơ quan kèm theo bản mục lục hồ sơ nộp lưu. Những hồ 
sơ có thời hạn bảo quản tạm thời thì để lại ở đơn vị, hết hạn thì đánh giá lại. Nếu 
không cần lưu thêm thì tiêu hủy theo thủ tục. 
 Các tài liệu tham khảo, tài liệu theo nguyên tắc và các hồ sơ liên quan đến công 
việc của năm tới thì không phải nộp lưu cho lưu trữ cơ quan. Đơn vị nào cần giữ lại hồ 
sơ thuộc diện nộp lưu để nghiên cứu thì làm thủ tục mượn lại phòng lưu trữ cơ quan. 
 * Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau: 
 - Tài liệu hành chính : sau một năm công việc kết thúc. 
 - Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm 
kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức. 
 - Tài liệu xây dựng cơ bản: sau 3 tháng kể từ khi công trình được quyết toán. 
 - Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu 
khác sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc. 
 Sau đây là mẫu mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo Nghị định 30 
KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 85 
Giáo trình nghiệp vụ văn phòng Chương 4: Công tác lập hồ sơ và công tác lưu trữ 
 TÊN CQ, TC CHỦ QUẢN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
 TÊN ĐƠN VỊ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 
 _____ ________________________ 
 MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU 
 .. 
 Năm ... 
 ________________ 
 Số, ký hiệu Thời gian tài Thời hạn Số tờ3/ Ghi 
 Số TT Tiêu đề hồ sơ 
 hồ sơ liệu bảo quản Số trang4 chú 
 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) 
 Mục lục này gồm:............. ................. hồ sơ (đơn vị bảo quản). 
 Viết bằng chữ:................. .................. hồ sơ (đơn vị bảo quản). 
 ............ ngày .............tháng ............năm .... 
 Người lập 
 (Ký và ghi rõ họ và tên, chức vụ) 
KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 86 
Giáo trình nghiệp vụ văn phòng Chương 4: Công tác lập hồ sơ và công tác lưu trữ 
2. Công tác lưu trữ 
2.1. Công tác lưu trữ: 
 Lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, giấy tờ có 
giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng 
chứng và tra cứu khi cần thiết 
 Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước, bao gồm các mặt chính 
trị, khoa học, pháp chế và thực tiễn tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức sử dụng tài 
liệu lưu trữ. 
2.2. Tài liệu lưu trữ 
 Là những vật mang tin dưới dạng giấy, vải vỏ cây da thú hoặc dưới dạng hình 
ảnh, âm thanhđược hình thành dưới trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân 
tiêu biểu, có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác 
được bảo quản trong kho lưu trữ nhằm phục vụ cho những mục đích nhất định 
 Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được lựa chọn 
từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ 
chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các 
mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử của toàn xã hội. 
2.3. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ. 
 - Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ, phản ánh các sự kiện lịch sử, các 
hiện tượng tự nhiên xã hội, phản ánh quá trình lao động sáng tạo của nhân dân qua các 
thời kỳ lịch sử. 
 - Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao: Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính 
(trong trường hợp không có bản gốc, bản chính mới thay thế bằng bản sao có giá trị 
như bản chính), do vậy, tài liệu lưu trữ có đầy đủ các yếu tố về thể thức văn bản đảm 
bảo độ tin cậy và chính xác. 
 - Tài liệu lưu trữ do nhà nước thống nhất quản lý: Tài liệu lưu trữ được đăng ký, 
nhà nước bảo quản và tổ chức nghiên cứu sử dụng theo quy định thống nhất của nhà 
nước. 
2.4. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ. 
 Ý nghĩa về chính trị 
 - Các giai cấp trong xã hội đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi của 
giai cấp mình. 
 - Các quốc gia đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi của quốc gia, của 
dân tộc. 
 - Đảng và nhà nước sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu xây dựng đường lối, 
chủ trương, chính sách, kế hoạch phát triển đất nước; để đấu tranh bảo vệ chủ quyền 
lãnh thổ, lãnh hải của đất nước; đấu tranh chống lại các luận điệu tuyên truyền, xuyên 
tạc của các thế lực đối lập thù địch; bảo vệ an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội và 
để củng cố tình đoàn kết hữu nghị giữa nước ta với các nước trên thế giới. 
KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 87 
Giáo trình nghiệp vụ văn phòng Chương 4: Công tác lập hồ sơ và công tác lưu trữ 
 - Tài liệu lưu trữ được sử dụng để tuyên truyền, giáo dục quần chúng nhân dân 
lòng yêu nước, những chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước trong từng thời 
kỳ lịch sử. 
 Ý nghĩa về kinh tế 
 - Tài liệu lưu trữ được sử dụng để điều tra tài nguyên thiên nhiên, nghiên cứu để 
xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế, đúc rút kinh nghiệm về quản lý kinh 
tế. 
 - Sử dụng tài liệu lưu trữ để đẩy nhanh tiến độ thiết kế và thi công các công 
trình xây dựng cơ bản như: nhà ga, đường sắt, công trình thủy lợi, đồng thời để quản lý 
và sửa chữa các công trình đó. 
 Ý nghĩa về khoa học 
 - Tài liệu lưu trữ được sử dụng để nghiên cứu tổng kết các quy luật vận động và 
phát triển của tự nhiên và xã hội. 
 - Tài liệu lưu trữ là nguồn tư liệu chính xác, tin cậy để nghiên cứu khoa học. 
 - Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt trong nghiên cứu lịch sử. 
 - Sử dụng tài liệu lưu trữ để quản lý khoa học, tránh được sự nghiên cứu đường 
vòng hay nghiên cứu lại. 
 Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa đặc biệt của dân tộc 
 - Di sản văn hoá của xã hội loài người, của mỗi quốc gia, dân tộc bao gồm các 
loại như: di chỉ khảo cổ, hiện vật bảo tàng, công trình kiến trúc điêu khắc hội họa tài liệu 
lưu trữ 
 - Tài liệu lưu trữ còn là di sản văn hoá đặc biệt vì tài liệu lưu trữ phản ánh một 
cách đầy đủ, khách quan mọi mặt đời sống của xã hội loài người, của mỗi quốc gia, 
mỗi dân tộc qua từng thời kỳ lịch sử. 
 - Tài liệu lưu trữ là tiêu chí đánh giá trình độ văn minh của mỗi quốc gia (sự 
xuất hiện của chữ viết). 
 - Thông qua tài liệu lưu trữ chúng ta kế thừa và tiếp thu những truyền thống quý 
báu của dân tộc để tuyên truyền, giáo dục bản sắc văn hóa dân tộc cho thế hệ trẻ chống 
lại các yếu tố văn hóa ngoại lai không phù hợp với truyền thống văn hóa Việt Nam. 
 Tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu chính đáng của công dân. 
2.5. Các loại tài liệu lưu trữ 
 - Nhóm tài liệu về quản lý Nhà nước (Tài liệu hành chính): Gồm các loại văn 
bản có nội dung phản ánh những hoạt động về quản lý nhà nước trên các lĩnh vực 
chính trị, kinh tế, văn hoá, quân sự. Bao gồm nhiều thể loại tùy thuộc vào mỗi giai 
đoạn lịch sử và mỗi quốc gia nhất định. Ví dụ: Thời phong kiến: Sắc, dụ, chiếu, tấu, 
sớ; Hiện nay: Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Thông tư, Chỉ thị, Quyết định 
và các loại văn bản khác. 
 - Nhóm tài liệu về khoa học kỹ thuật: Là nhóm tài liệu có nội dung phản ánh về 
các hoạt động nghiên cứu khoa học, phát minh, sáng chế; thiết kế xây dựng các công 
KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 88 
Giáo trình nghiệp vụ văn phòng Chương 4: Công tác lập hồ sơ và công tác lưu trữ 
trình cơ bản, thiết kế xây dựng các sản phẩm công nghiệp; tài liệu về điều tra, khảo sát 
tài nguyên thiên nhiên như: địa chất, khí tượng, thủy văn, bản đồBao gồm có nhiều 
loại như: bản vẽ, bản thuyết minh kỹ thuật, sơ đồ, biểu đồ 
 - Nhóm tài liệu nghe nhìn: Là nhóm tài liệu có nội dung ghi chép và phản ánh 
lại các sự kiện, hiện tượng xảy ra trong tự nhiên và xã hội bằng hình ảnh và âm thanh 
hoặc kết hợp hình ảnh và âm thanh như: phim, phim điện ảnh, băng ghi âm, ghi 
từBao gồm âm bản, dương bản của các cuộn phim, ảnh, băng ghi âm, đĩa ghi âm, 
băng ghi hình, đĩa ghi hình, thẻ nhớ 
 - Nhóm tài liệu về văn học nghệ thuật: Phản ánh các hoạt động sáng tác văn 
học nghệ thuật của các nhà văn, nhà thơ, nghệ sĩBao gồm các loại bản thảo, bản gốc 
các tác phẩm văn học nghệ thuật 
 - Tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ nổi tiếng. 
2.6. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 
 Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn 
và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định. 
 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 
 - Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày 
công trình được quyết toán. 
 - Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn một năm tính kể từ ngày công việc 
kết thúc. 
 Thủ tục nộp lưu 
 - Đối với hồ sơ giấy. Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “Mục lục hồ sơ, tài 
liệu nộp lưu” và 02 bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” theo mẫu. Đơn vị, cá nhân 
nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản. 
 - Đối với hồ sơ điện tử. Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và 
lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống. 
 Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết 
chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu 
trữ điện tử trên Hệ thống. 
2.7. Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 
 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình 
có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng 
dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. 
 Trách nhiệm của người đứng đầu bộ phận hành chính 
KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 89 
Giáo trình nghiệp vụ văn phòng Chương 4: Công tác lập hồ sơ và công tác lưu trữ 
 - Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, 
hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với cơ 
quan, tổ chức cấp dưới. 
 - Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại cơ 
quan, tổ chức. 
 Trách nhiệm của đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức 
 - Người đứng đầu đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người 
đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của 
đơn vị vào Lưu trữ cơ quan. 
 - Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về 
công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; 
bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ 
quan. 
 - Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, 
tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan. 
 - Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn 
nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý 
bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời 
hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn 
nộp lưu. 
 - Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong cơ quan, tổ chức trước 
khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao toàn bộ hồ 
sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác cho đơn vị, lưu trữ cơ quan theo quy 
chế của cơ quan, tổ chức. 
 Tóm lại, công tác lưu trữ của đơn vị phải thực hiện theo luật lưu trữ được Quốc 
hội ban hành. 
3. Câu hỏi ôn tập 
 Câu 1: Trình bày công tác lập hồ sơ 
 Câu 2: Trình bày công tác lưu trữ 
KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 90 
Giáo trình nghiệp vụ văn phòng 
 TÀI LIỆU THAM KHẢO 
1. Chính phủ, “Nghị Định về công tác văn thư”, số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05 tháng 
03 năm 2020 
2. Vương Thị Kim Thanh, “Kỹ thuật soạn thảo và trình bày văn bản”, nhà xuất bản 
Lao động-Xã hội, năm 2012 
KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 91 
Giáo trình nghiệp vụ văn phòng 
 PHỤ LỤC 
 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 
 STT Nội dung viết tắt Chữ viết tắt 
 1. Bản ghi nhớ BGN 
 2. Bản sao lục SL 
 3. Bản sao y SY 
 4. Bản thỏa thuận BTT 
 5. Bản trích sao TrS 
 6. Báo cáo BC 
 7. Biên bản BB 
 8. Chỉ thị CT 
 9. Chương trình CTr 
 10. Công điện CĐ 
 11. Đề án ĐA 
 12. Dự án DA 
 13. Giấy giới thiệu GGT 
 14. Giấy mời GM 
 15. Giấy nghỉ phép GNP 
 16. Giấy ủy quyền GUQ 
 17. Hợp đồng HĐ 
 18. Hướng dẫn HD 
 19. Kế hoạch KH 
 20. Nghị quyết NQ 
 21. Phiếu báo PB 
 22. Phiếu chuyển PC 
 23. Phiếu gửi PG 
 24. Phương án PA 
 25. Quy chế QC 
 26. Quy định QyĐ 
 27. Quyết định QĐ 
KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 92 
Giáo trình nghiệp vụ văn phòng Chương 4: Công tác lập hồ sơ và công tác lưu trữ 
 28. Quy phạn pháp luật QPPL 
 29. Thông báo TB 
 30. Thông cáo TC 
 31. Thừa lệnh TL 
 32. Thừa uỷ quyền TUQ 
 33. Tờ trình TTr 
 34. Uỷ ban nhân dân UBND 
 35. Văn bản chuyên ngành VBCN 
 36. Văn bản hành chính VBHC 
 37. Văn bản quản lý nhà nước VBQLNN 
KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 93