Một số kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công

Một số kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công 
Bạn có muốn tổ chức một sự kiện thành công ngoài mong đợi không? Hãy tham 
khảo lời khuyên của chuyện gia tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đã thành công trong 
lĩnh vực này rồi nhé. 
Một văn phòng báo chí của một cơ quan, tổ chức được yêu cầu tổ chức nhiều loại 
sự kiện công cộng. Có những “sự kiện của giới truyền thông” – là những sự kiện 
mà báo giới được mời tham dự – và có những sự kiện khác mà giới truyền thông có 
hoặc không tham dự. Một người phát ngôn báo chí cần có khả năng nắm bắt được 
tính chất tham dự của bất kỳ một sự kiện nào, có giới truyền thông hay không, cho 
dù là bạn đang tổ chức hay tham dự với tư cách là một khách mời. 
Hãy nghĩ đến những sự kiện như đi nghe hòa nhạc hoặc xem vũ ba-lê. Mọi chuyện 
cần được lập kế hoạch và thể hiện bằng văn bản và mọi việc đều liên quan đến chủ 
đề chung của buổi biểu diễn. Mọi chi tiết và vai trò của từng người cũng được cân 
nhắc từ trước. Cần có một giám đốc – chọn ra từ các nhân viên của bạn – có mặt 
trực tiếp tại hiện trường để đảm bảo rằng mọi việc được thực hiện theo đúng kế 
hoạch. 
1. LẬP KẾ HOẠCH CHỦ TRÌ 1 SỰ KIỆN Ở VĂN PHÒNG: 
Việc lập kế hoạch chu đáo cần được thực hiện đối với tất cả các sự kiện mà người 
phát ngôn báo chí sẽ tham dự, nhưng đặc biệt đối với những sự kiện như chuyến 
thăm của nguyên thủ quốc gia hoặc cuộc họp của một vài bộ trưởng ngoại 
giao.Bước đầu tiên là chỉ định một giám đốc phụ trách toàn bộ sự kiện. Người này 
có thể xử lý tất cả mọi việc hoặc có thể phải đôn đốc một số người khác thực hiện 
các nhiệm vụ khác nhau. 
Sau đó, quyết định về chủ đề của sự kiện: 
- Mục đích của sự kiện là gì? 
- Mục tiêu bạn muốn đạt được là gì? 
- Bạn muốn tạo ra những tác động gì? 
- Đề ra thời hạn hoàn thành cho các phần công việc khác nhau của sự kiện. 
- Bài diễn văn cần phải hoàn thành vào ngày nào? 
- Khi nào cần gửi đề nghị cung cấp tài liệu? 
- Khi nào các phê chuẩn cần được thực hiện? 
- Ngày nào bắt đầu gửi giấy mời? 
Tổ chức các cuộc họp định kỳ với những người tham gia tổ chức sự kiện để đảm 
bảo rằng các công việc đang được triển khai. Hãy đến nơi tổ chức sự kiện ít nhất là 
một ngày trước khi diễn ra sự kiện để kiểm tra về các công việc chuẩn bị. Sự kiện 
càng lớn thì càng phải đến sớm hơn – ví dụ với một chuyến thăm ở cấp nhà nước, 
có thể là vài tuần trước; với một cuộc họp khoảng nửa giờ giữa các bộ trưởng là 
một giờ trước đó. Nhưng luôn phải có người của bạn có mặt tại nơi tổ chức vài giờ 
trước sự kiện để họ có thể thực hiện được những thay đổi vào phút chót. 
Hãy chuẩn bị một cuốn sách nhỏ cung cấp thông tin nhanh về sự kiện bao gồm 
chương trình làm việc, danh sách đại biểu tham dự, các nội dung phát biểu chủ yếu 
hoặc diễn văn, tiểu sử của các nhân vật quan trọng sẽ tham dự, một bản tóm tắt các 
vấn đề chính trị và các vấn đề quan trọng khác, và các bài báo liên quan đến những 
vấn đề này. 
Sau sự kiện, viết thư cảm ơn những người tham gia tổ chức sự kiện như các đại 
biểu quan trọng và nhân viên. 
Tổ chức một cuộc họp kiểm điểm với nhân viên và viết báo cáo nhanh về những 
việc diễn ra đúng và chưa đúng kế hoạch nhằm mục đích rút kinh nghiệm tổ chức 
các sự kiện trong tương lai. Có một lý thuyết chung ở Mỹ cho rằng cứ mỗi giờ sự 
kiện đòi hỏi phải mất từ 5 đến 10 giờ lập kế hoạch tổ chức. 
2. LẬP KẾ HOẠCH Ở NGOÀI VĂN PHÒNG. 
Thậm chí nếu quan chức trong chính phủ nước bạn được mời đến tham dự một sự 
kiện ở bên ngoài, bạn cũng cần xem xét tất cả yếu tố liên quan đến việc tham dự 
của quan chức đó, kể cả giấy mời và tài liệu gửi báo chí trong đó nói đến việc tham 
dự của quan chức đó. 
Nhân viên của bạn luôn phải có mặt tại nơi tổ chức trước khi sự kiện bắt đầu. Nhờ 
đó, họ có thể hỗ trợ thay mặt bạn và tìm hiểu xem có thay đổi nào về chương trình 
không và thông báo cho quan chức chính phủ. Nếu không làm việc này, bạn sẽ 
không thể kiểm soát được việc tham dự của quan chức chính phủ. Một phần quan 
trọng trong việc lập kế hoạch tổ chức tham gia một sự kiện ở bên ngoài là đánh giá 
giấy mời. Hãy xem xét tình huống sau: một quan chức chính phủ đi mất hàng giờ 
đồng hồ để đến đọc một bài diễn văn trước những cử tọa mà ông ta cho rằng sẽ là 
những người ủng hộ ông ta. Nhưng khi đến nơi, ông ta phát hiện ra rằng ông ta sẽ 
cùng phát biểu với những đối thủ của mình, những người tranh mà ông ta sẽ phải 
cãi trước những đại biểu tham dự không mấy thiện cảm. Không có nhân viên nào 
kiểm tra trước chương trình và vì thế không ai biết rằng sự kiện trên thực tế đã diễn 
ra khác với nội dung qua lời mời bằng miệng trước đó. Để ngăn ngừa những tình 
huống bất ngờ như vậy, nhiều chính trị gia yêu cầu rằng tất cả các lời mời phải 
bằng văn bản. Nhờ đó, họ biết chính xác mình đang được đề nghị làm việc gì và có 
thể trao đổi về việc tham dự theo nội dung thư mời. Sau đó, nhiều người mới trả lời 
bằng văn bản thông báo về việc tham dự của họ. 
Khi một lời mời được chuyển qua điện thoại, người phát ngôn báo chí hoặc lập kế 
hoạch có thể nói: "Chúng tôi chỉ chấp nhận lời mời dưới hình thức văn bản. Đề 
nghị chuyển qua đường thư tín, fax hoặc thư điện tử thư đề nghị có những thông 
tin sau:" 
- Tên của sự kiện. 
- Mục đích. 
- Ngày và thời gian. Về phần này, nên tìm hiểu xem có quy định chính xác hay 
không. Ví dụ, nếu một hội nghị được tổ chức trong vài ngày và một quan chức 
được mời tham dự vào một ngày cụ thể nhưng vào ngày đó quan chức này lại 
không thể tham dự được, liệu có thể thay bằng ngày khác hay không? 
- Địa điểm 
- Số lượng đại biểu dự kiến tham gia. 
- Có các đại biểu khác hay không và họ là những ai. Thông lệ có mời một vị khách 
phát biểu tại sự kiện hay không. Người đó có phải là quan chức cấp trên của bạn 
không, ví dụ đó là một nguyên thủ quốc gia. Vai trò của quan chức chính phủ là gì 
– sẽ đọc bài phát biểu chính, là diễn giả duy nhất hay là một trong số các diễn giả, 
sẽ phát biểu về chủ đề nào, v.v 
- Sự kiện đó có mời hay không mời báo giới tham gia đưa tin. Nếu đây là một sự 
kiện thường niên hoặc định kỳ, các phương tiện thông tin đã nói gì về sự kiện này 
trong những lần trước. 
Sau đó bạn có thể xem xét giấy mời và thay đổi những nội dung mà bạn thích hoặc 
không thích, thương lượng trên cơ sở nội dung thư mời. Và bạn có thể phúc đáp 
bằng văn bản về những nội dung mà bạn muốn chấp nhận và những nội dung mà 
bạn sẽ tham dự. 
Liệt kê công việc tổ chức cho một sự kiện 
 -Yêu cầu gửi lời mời bằng văn bản. 
- Tìm hiểu sự kiện sẽ diễn ra khi nào và ở đâu và ngày giờ có được khẳng định 
chắc chắn hay không. 
- Làm rõ mục đích của sự kiện và vai trò của quan chức khi tham dự. 
- Xem xét có cần mời báo giới tham dự không. 
- Yêu cầu cho biết số lượng khách mời và các đại biểu khác. 
3. ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN 
Khi bạn đã quyết định về “thông điệp” cho một sự kiện, bạn cần xác định địa điểm 
tốt nhất để tổ chức sự kiện nhằm truyền đạt thông điệp đó đến quảng đại công 
chúng. Ví dụ, nếu một sự kiện liên quan đến một tuyên bố về lĩnh vực giáo dục, địa 
điểm tốt nhất có thể là một trường học. Một khi bạn đã chọn được một trường học, 
hãy xem xét những vấn đề sau: 
- Lớp học nào là tốt nhất để tổ chức sự kiện? 
- Nên để cho học sinh lớn hơn hay nhỏ hơn tham gia? 
- Tôi muốn tạo ra một hình ảnh như thế nào; loại biểu ngữ nào thích hợp nhất cho 
mục đích đó và phù hợp với thông điệp? 
Cần có những ai khác ở đó để giúp xây dựng nội dung thông điệp. Ví dụ, có giáo 
viên, cán bộ quản lý, hay là bộ trưởng giáo dục để làm diễn giả hoặc là khách mời 
không? Hãy quyết định khi nào nên mời họ, ai sẽ mời họ và họ sẽ đóng vai trò gì, 
nếu có, trong sự kiện. 
4. SÁCH GIỚI THIỆU TÓM TẮT 
Tại Hoa Kỳ, khi một quan chức cao cấp như thống đốc bang, một thành viên nội 
các và nhất là khi tổng thống và phó tổng thống tham dự một sự kiện, họ thường 
nhận được trước một cuốn sách giới thiệu tóm tắt. Cuốn sách này do nhân viên của 
của người tổ chức sự kiện chuẩn bị. Cuốn sách được chuẩn bị nhằm mục đích thu 
hút sự tham gia tối đa của mọi người và tránh gây ra những bất ngờ. Thường thì 
một cuốn sách giới thiệu tóm tắt cung cấp những thông tin sau: 
- Mục đích của sự kiện. 
- Trang phục khi tham dự – tự do, công sở, nghi lễ. 
- Dự báo thời tiết vào ngày diễ ra sự kiện. 
- Số lượng đại biểu tham dự. 
- Khả năng mời báo giới tham gia. 
- Khả năng có quay phim và ghi hình. 
- Địa điểm tổ chức sự kiện. 
- Tên nhân viên điều phối sự kiện cùng với số điện thoại cố định và điện thoại di 
động. 
- Các vấn đề chính trị lớn được quan tâm tại địa phương nơi đang diễn ra sự kiện. 
- Cuốn sách có thể bao gồm bản sao các bài báo phụ trợ. 
- Tên, chức danh và cơ quan của các đại biểu tham dự, và một bản tóm tắt những 
việc họ sẽ làm hoặc nội dung mà họ sẽ phát biểu trong sự kiện. Cung cấp tiểu sử, 
nếu thích hợp, cùng với cách phát âm chính xác tên của đại biểu nếu thấy cần 
thiết. 
- Một chương trình chính xác tới từng phút của sự kiện. 
- Những câu hỏi nào mà báo giới hoặc đại biểu có nhiều khả năng hỏi cùng với các 
phương án trả lời. 
- Danh mục các vấn đề cần được đề cập và những vấn đề cần tránh. 
- Tên của những người mà quan chức đó cần lưu ý trong số đại biểu. 
- Một sơ đồ khu vực sân khấu, bao gồm cả nơi quan chức ngồi và đứng, và ai ngồi 
bên cạnh.