Bí quyết tổ chức sự kiện thành công

Bí quyết tổ chức sự kiện thành công 
Trên thực tế, việc kết hợp giữa một kế hoạch chu đáo, sự đánh giá các khoản đầu 
tư với mục tiêu chiến lược chính là giá trị lớn nhất mà khoản đầu tư này mang lại 
cho doanh nghiệp. Trước hết, bạn cần phải xem xét những nguyên tắc cơ bản có 
ảnh hưởng quyết định đến sự thành công của hoạt động tổ chức sự kiện, được trình 
bày một cách cô đọng trong 10 nguyên tắc như sau : 
Trên thực tế, việc kết hợp giữa một kế hoạch chu đáo, sự đánh giá các khoản đầu 
tư với mục tiêu chiến lược chính là giá trị lớn nhất mà khoản đầu tư này mang lại 
cho doanh nghiệp. Trước hết, bạn cần phải xem xét những nguyên tắc cơ bản có 
ảnh hưởng quyết định đến sự thành công của hoạt động tổ chức sự kiện, được trình 
bày một cách cô đọng trong 10 nguyên tắc như sau : 
1. Tổ chức sự kiện là kết hợp giữa Bán hàng và Hoạt động tiếp thị. 
Tổ chức sự kiện là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý 
thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn 
hiệu và thâm nhập thị trường. Trên thực tế, trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện 
rất gần với hoạt động bán hàng của công ty. Có thể nói, nó cũng na ná như việc bán 
hàng kèm theo một mẩu quảng cáo và một chiến dịch PR. Nếu hiểu hoạt động tổ 
chức sự kiện chỉ đơn giản là “bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta đã bỏ sót 
những yếu tố quan trọng khác của nó. 
2. Tổ chức sự kiện phải là một thành phần không thể thiếu trong chiến lược tiếp 
thị hỗn hợp. 
Hãy xem việc tổ chức sự kiện là một phần của chiến lược đưa sản phẩm ra thị 
trường, bởi vì nếu chỉ được xem như một hoạt động phụ bổ sung vào chiến lược 
tiếp thị của công ty và mỗi năm chỉ “làm cho có”, nó sẽ nhanh chóng trở thành một 
khoản chi thay vì là vốn đầu tư. Do vậy, doanh nghiệp cần xem xét chiến lược tiếp 
thị hỗn hợp mà công ty thực hiện hàng năm để điều chỉnh hoạt động tổ chức sự 
kiện này sao cho có thể mang lại hiệu quả cao nhất. Nhưng bạn cũng đừng quên 
một điều: tổ chức sự kiện không phải lúc nào cũng là một lực đẩy cần thiết và phù 
hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty. 
3. Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu. 
Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị 
của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả những khách hàng tiềm 
năng. Đối với một cuộc triển lãm thương mại, cho dù quy mô của nó có “tầm cỡ” 
đến đâu, bất kể bạn ra sức tạo ấn tượng như thế nào, nó cũng sẽ trở thành vô nghĩa 
nếu xác định sai đối tượng khách hàng mục tiêu. Do đó, khi chuẩn bị tổ chức một 
sự kiện, bạn hãy lên kế hoạch chi tiết cho những hoạt động của mình nhằm thu hút 
đúng đối tượng khách hàng cần hướng đến, đồng thời hạn chế những đối tượng 
không có nhiều tiềm năng để chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn. 
Bạn cần phải biết rõ khách hàng của mình là ai và những thông điệp gì bạn muốn 
truyền tải đến họ. 
4. Đặt mục tiêu cụ thể. 
Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc. 
Lĩnh vực tổ chức sự kiện thường không được chú trọng và đầu tư đúng mức, vì thế 
khó mà “cân đo” được những kết quả mà hoạt động này mang lại cho danh tiếng 
của công ty, nếu không đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến. Đặt ra mục 
tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản nhưng rất 
cần thiết, vì chúng ta cần phải đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành. 
5. Tổ chức sự kiện không phải là một công cụ tiếp thị đa năng. 
Chẳng hạn, một cuộc triển lãm hàng hoá sẽ không mấy hiệu quả trong việc khuếch 
trương danh tiếng của công ty. Nếu mục tiêu của bạn chỉ gói gọn trong việc xây 
dựng một danh sách khách hàng để có thể liên lạc với họ thường xuyên, thì các 
cuộc triển lãm như thế là một cách làm vừa tốn kém, vừa phô trương. Có những 
lựa chọn khác thuyết phục hơn trong số những công cụ tiếp thị mà không phải nhờ 
sự trợ giúp của bộ phận tổ chức sự kiện. Do đó, không có gì đáng ngại nếu đối thủ 
cạnh tranh dành ra nhiều ngân sách hơn, đầu tư nhiều hơn cho hoạt động tổ chức 
sự kiện so với công ty của bạn. Bạn chắc chắn sẽ đạt được những kết quả tốt hơn 
họ nhờ vào những sự kiện tập trung, có mục đích cụ thể với ngân sách vừa phải. 
6. Với một chương trình tiếp thị kéo dài nhiều tháng liền, sự kiện thương mại 
chỉ cần diễn ra trong một vài ngày. 
Tổ chức sự kiện chỉ là một phần rất nhỏ trong toàn bộ chiến lược tiếp thị và quảng 
bá cho doanh nghiệp. Một số công ty nghĩ rằng họ cần kéo dài thời gian tổ chức 
hoặc tham gia các cuộc triển lãm thương mại. Hãy luôn nhớ rằng, chúng ta đang 
quản lý một chiến dịch tiếp thị toàn diện, trong đó sự kiện thương mại chỉ là một 
phần công việc phải được thực hiện mà thôi. 
7. Quảng bá sự kiện. 
Không thể chỉ dựa vào việc điều hành, thực hiện một cuộc triển lãm sản phẩm mà 
doanh nghiệp có thể nắm bắt được tất cả các cơ hội tiềm năng. Quá trình quảng bá 
trước khi tổ chức sự kiện có thể nói là việc cần thiết và quan trọng nhất của hoạt 
động tiếp thị hiện đại, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng khách 
hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia. Đối với những sự kiện thương mại có sự góp 
mặt của nhiều công ty khác nhau, bạn càng cần phải tổ chức hoạt động xúc tiến và 
quảng bá rộng rãi nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham 
dự. 
8. Thiết lập và theo sát các mối liên hệ. 
Nếu triển lãm thương mại đang diễn ra, bạn hãy dồn hết sự tập trung vào “chất 
lượng”, thay vì số lượng các lần gặp gỡ khách hàng. Sau khi kết thúc một sự kiện 
thương mại như thế, bạn phải theo sát các mối liên hệ đã tạo dựng được để có thể 
tạo ra lợi nhuận thực sự cho công ty. Việc này là cả một quá trình đòi hỏi sự tập 
trung và kiên nhẫn. Đừng tiếp tục, nếu công ty của bạn chưa chuẩn bị kế hoạch 
quản lý những mối liên hệ đó. Hãy làm việc này trước khi quyết định bỏ vốn để 
đầu tư vào việc tổ chức một sự kiện khác. 
9. Nhân lực là yếu tố quan trọng. 
Nếu như các sự kiện thương mại là phương tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để 
đạt được mục tiêu quảng bá chính là chủ thể tham gia ở cả hai phía: người được 
truyền tải và người thực hiện việc truyền tải thông tin. Thành công sẽ nằm ở việc 
xác định đúng đối tượng khách hàng và thuyết phục họ hưởng ứng bạn trong sự 
kiện thương mại đó. Đồng thời, việc tuyển chọn, huấn luyện và tạo động lực tốt 
cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu này 
cũng không kém phần quan trọng. 
10. Sự kiện thương mại phải phục vụ cho mục tiêu kinh doanh. 
Đừng quá chú trọng vào các tiểu tiết mà bỏ quên mục tiêu chính. Tổ chức thực 
hiện một sự kiện thương mại là một hoạt động cực kỳ phức tạp: nó phải vừa là một 
cuộc triển lãm hàng hoá hấp dẫn, thu hút, vừa phải tạo được tinh thần hiếu khách, 
đồng thời bảo đảm các yếu tố hậu cần cũng như vô số những công việc lặt vặt 
khác.Tuy nhiên, đó cũng chỉ là một yếu tố, một thành phần trong toàn bộ chiến 
lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và chịu sự chi phối 
của toàn bộ chiến lược.