Bài giảng Quản trị sự kiện - Chương 5: Đánh giá sự kiện

BÀI GIẢNG 
QUẢN TRỊ SỰ KIỆN 
Khoa Khách sạn – Du lịch 
Bộ môn: Marketing Du lịch 
C1: Tổng quan về quản trị sự kiện 
C2: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện 
C3: Những vấn đề pháp lý và 
truyền thông marketing sự kiện 
C4: Tổ chức triển khai hoạt động SK 
C5: Đánh giá sự kiện 
QUẢN TRỊ SỰ KIỆN 
ĐỀ CƢƠNG 
C6: Tổ chức một số loại hình sự kiện 
Đề cƣơng 
5.1.1. Hoạt động sau sự kiện 
5.1.2. Những tình huống 
5.2.1. Khái niệm và những nhân tố ảnh hƣởng 
đến việc đánh giá 
5.2.2. Xác định những tiêu chí và phƣơng 
pháp đánh giá 
5.2.3. Quá trình đánh giá và đo lƣờng chi phí 
CHƢƠNG 5. ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN 
5.1. Hoạt động sau sự kiện và những 
tình huống 
5.2. Đánh giá hoạt động tổ chức sự kiện 
5.1. Hoạt động sau SK và những tình huống 
5.1.1. Hoạt động sau sự kiện 
Hoạt 
động sau 
sự kiện 
Giải quyết 
công việc 
còn lại 
Viết báo cáo 
và rút kinh 
nghiệm 
Giải quyết các công việc còn lại 
- Nhận biết đƣợc các vấn đề tồn đọng 
- Tìm hiểu và đáp ứng mong đợi của khách 
- Xử lý các công việc khác : Phân loại, lập báo 
cáo về các công việc còn lại sau sự kiện (mất 
mát, thất lạc tài sản của khách, tai nạn, bảo 
hiểm) 
5.1.1. Hoạt động sau sự kiện 
Lập báo cáo và rút kinh nghiệm 
- Lập báo cáo theo yêu cầu của hợp đồng tổ 
chức sự kiện 
- Lập báo cao gửi cơ quan quản lý, truyền 
thông, báo chí 
- Lập các báo cáo nội bộ 
- Tổng kết công tác tổ chức sự kiện của ban tổ 
chức 
- Tổng kết công tác tổ chức sự kiện của nội bộ 
nhà tổ chức sự kiện 
5.1.1. Hoạt động sau sự kiện 
- Tình huống phát sinh từ địa điểm tổ chức SK 
- Tình huống phát sinh từ MC, khách mời 
- Tình huống phát sinh về thời gian tổ chức SK 
- Tình huống về truyền thông 
- Tình huống phát sinh do không nắm rõ quy định 
5.1.2. Những tình huống 
Hạn chế các sự cố: 
- Tìm hiểu kỹ các yếu tố ảnh hƣởng đến sự kiện 
- Quan tâm đến tính khả thi trong lập kế hoạch và 
chuẩn bị sự kiện 
- Có quy trình chi tiết cho từng nội dung công việc 
- Với các nội dung quan trọng luôn có kế hoạch dự 
phòng 
- Khi thực hiện công việc luôn có danh mục công việc 
- Xây dựng quy trình giải quyết các sự cố 
5.1.2. Những tình huống 
5.1.1. Hoạt động sau sự kiện 
5.1.2. Những tình huống 
5.2.1. Khái niệm và những nhân tố ảnh hƣởng 
đến việc đánh giá 
5.2.2. Xác định những tiêu chí và phƣơng 
pháp đánh giá 
5.2.3. Quá trình đánh giá và đo lƣờng chi phí 
CHƢƠNG 5. ĐÁNH GIÁ SỰ KIỆN 
5.1. Hoạt động sau sự kiện và những 
tình huống 
5.2. Đánh giá hoạt động tổ chức sự kiện 
5.2.1. Khái niệm và 
nhân tố ảnh hƣởng đến việc đánh giá 
Khái niệm 
nh n 
Đánh giá sự kiện là tiến trình của việc quan 
sát, đo lường và giám sát việc triển khai 
thực hiện một sự kiện nhằm đánh giá kết 
quả của sự kiện một cách chính xác. 
Nhân tố ảnh hƣởng đến việc 
nh n 
- Nhân lực 
-Kỹ thuật, phƣơng tiện sử dụng 
-Truyền thông 
5.2.1. Khái niệm và 
nhân tố ảnh hƣởng đến việc đánh giá 
5.2.2. Xác định những tiêu chí và 
phƣơng pháp đánh giá 
Getz xác định 3 thời kỳ chính để tiến hành 
đánh giá: 
- Thẩm định trƣớc sự kiện 
- Giám sát sự kiện 
- Đánh giá sau sự kiện 
5.2.3. Quá trình đánh giá và 
đo lƣờng chi phí 
Lập kế 
hoạch, 
xđịnh 
dữ liệu 
Thu 
thập 
dữ liệu 
Phân 
tích 
dữ liệu 
Báo 
cáo 
Phổ 
biến 
5.2.3.1. Quá trình đánh giá 
Lập kế hoạch và xác định dữ liệu 
Xác định mục đích của việc đánh giá là cơ sở 
để xác định các dữ liệu cần đƣợc thu thập 
- Đối với chủ đầu tƣ sự kiện 
- Đối với nhà tài trợ sự kiện 
- Đối với
ng đồng và c cơ quan chính phủ 
- Đối với các công ty du lịch 
5.2.3.1. Quá trình đánh giá 
Lập kế hoạch và xác định dữ liệu 
Dữ liệu 
định lượng 
Có thể đo lường và 
phân tích thống kê 
Thông qua biên lai 
phòng vé, hồ sơ tài 
chính, khảo sát 
Dữ liệu 
định tính 
Dựa trên nhận 
thức và phản ứng 
cá nhân 
Thông qua phỏng 
vấn, họp nhóm tập 
trung, phản hồi 
nhân viên, quan sát 
5.2.3.1. Quá trình đánh giá 
Dữ liệu 
Dữ liệu 
thứ cấp 
Dữ liệu 
sơ cấp 
Lập kế hoạch và xác định dữ liệu 
5.2.3.1. Quá trình đánh giá 
Dữ liệu thứ 
cấp 
Báo cáo từ 
sự kiện 
trước 
Phương 
tiện truyền 
thông 
Các cơ 
quan, tổ 
chức 
Tìm kiếm 
web 
Thu thập dữ liệu 
5.2.3.1. Quá trình đánh giá 
Dữ liệu sơ 
cấp 
Quan sát 
sự kiện 
Họp báo 
Họp nhóm 
trọng điểm 
Điều tra 
Lập kế hoạch và xác định dữ liệu Thu thập dữ liệu 
5.2.3.1. Quá trình đánh giá 
Phân tích dữ liệu 
- Nhiều dữ liệu có thể đƣợc phân tích bằng 
tay bằng cách so sánh với mục tiêu sự kiện 
hoặc với dữ liệu tƣơng tự từ các sự kiện 
trƣớc đó. 
- Sử dụng chƣơng
nh nh n nhƣ 
Microsoft Excel, hoặc
n m ng kê 
PASW (hay SPSS) 
5.2.3.1. Quá trình đánh giá 
Báo cáo 
- Xác định đối tƣợng cần 
báo cáo 
- Báo cáo để trình bày các 
bên liên quan và là cơ sở 
lập kế hoạch cho sự kiện 
tiếp theo. 
5.2.3.1. Quá trình đánh giá 
- Mô tả, tập trung vào điểm chính và diễn giải dữ liệu 
- Hạn chế tính chủ quan của ngƣời viết 
- Trích dẫn dữ liệu có liên quan để hỗ trợ các kết luận và 
các giả định. 
- Sử dụng số liệu thống kê, sử dụng các bảng biểu, đồ thị 
5.2.3.1. Quá trình đánh giá 
Báo cáo 
Phổ biến 
- Họp trực tiếp với các bên liên quan 
- Thông cáo báo chí 
- Phổ biến báo cáo tốt là một công cụ quan trọng để 
nâng cao danh tiếng và tƣơng lai của sự kiện. 
5.2.3.1. Quá trình đánh giá 
- Tổng hợp các khoản chi phí trong sự kiện 
- Thanh toán với chủ đầu tƣ sự kiện 
- Thanh toán với các nhà cung ứng dịch vụ 
5.2.3.2. Đo lƣờng chi phí 
- Dự toán chi phí: bao gồm chi phí sản xuất, chi phí thuê 
địa điểm, chi phí quảng bá, quan hệ công chúng, khuyến 
mại, chi phí hoạt động giải trí. 
- Các yếu tố cấu thành chi phí: chi phí cố định, chi phí 
biến đổi 
5.2.3.2. Đo lƣờng chi phí