Bài giảng Quản trị sự kiện - Chương 3: Những vấn đề pháp lý và truyền thông marketing sự kiện

BÀI GIẢNG 
QUẢN TRỊ SỰ KIỆN 
Khoa Khách sạn – Du lịch 
Bộ môn: Marketing Du lịch 
C1: Tổng quan về quản trị sự kiện 
C2: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện 
C3: Những vấn đề pháp lý và 
truyền thông marketing sự kiện 
C4: Tổ chức triển khai hoạt động SK 
C5: Đánh giá sự kiện 
QUẢN TRỊ SỰ KIỆN 
ĐỀ CƢƠNG 
C6: Tổ chức một số loại hình sự kiện 
Đề cƣơng 
3.1.1. Đàm phán và hợp đồng phục vụ sự kiện 
3.1.2. Giấp phép và những quy định 
3.1.3. Nhãn hiệu và biểu tượng 
3.1.4. An toàn, an ninh và bảo hiểm sự kiện 
3.2.1. Ý nghĩa của truyền thông marketing sự kiện 
3.2.2. Lựa chọn các công cụ truyền thông 
3.2.3. Nội dung truyền thông marketing sự kiện 
3.1. Những vấn đề pháp lý của quản trị SK 
3.2. Truyền thông marketing sự kiện 
CHƢƠNG 3. NHỮNG VẤN ĐỀ PHÁP LÝ VÀ 
TRUYỀN THÔNG MARKETING SỰ KIỆN 
3.1. Những vấn đề pháp lý của quản trị SK 
3.1.1. Đàm phán và hợp đồng phục vụ SK 
3.1.1.1. Đàm phán 
Khái niệm: Đàm phán là quá trình mà qua 
đó nhà tổ chức sự kiện và đại diện nhà 
cung cấp đi đến một thỏa thuận về giá, 
thời gian và điều kiện chi phối quan hệ 
của họ trước, trong và sau sự kiện. 
3.1.1.1. Đàm phán 
Nguyên tắc đàm phán 
- Tự nguyện 
- Chỉ có thể bắt đầu khi ít nhất có 1 bên muốn thay 
đổi thỏa thuận 
- Sự việc chỉ được quyết định khi có thỏa thuận 
chung 
- Đàm phán thành công là đạt điều cả 2 mong muốn 
- Thời gian là 1 trong những yếu tố quyết định 
- Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ và tình cảm 
của người đàm phán ảnh hưởng quyết định đến tiến 
trình đàm phán 
Rút kinh nghiệm 
Tiền hành đàm phán 
 Mở đầu 
đàm phán 
Tạo sự 
hiểu biết 
Thương 
lượng 
Kết thúc 
đàm phán 
Chuẩn bị đàm phán 
Đgiá 
tình 
hình 
Đề ra 
mtiêu 
Gpháp 
thay thế 
Cbị 
nhân sự 
Chọn 
chiến 
lược 
Chọn 
chiến 
thuật 
Quy trình đàm phán 
3.1.1.1. Đàm phán 
Khái niệm hợp đồng 
Hợp đồng là một thỏa thuận giữa hai hoặc 
nhiều bên. Trong đó, xác định những 
nghĩa vụ, quyền lợi cơ bản và mô tả mối 
quan hệ trao đổi được thực hiện giữa các 
bên tham gia hợp đồng trước pháp luật 
3.1.1.2. Hợp đồng phục vụ sự kiện 
HĐ biểu diễn 
HĐ thuê địa điểm 
HĐ phát sóng 
HĐ tài trợ 
3.1.1.2. Hợp đồng phục vụ sự kiện 
- Tiền đặt cọc 
- Hủy 
- Truy cập 
- Giải quyết trễ giờ 
- Ghế mời 
3.1.1.2. Hợp đồng phục vụ sự kiện 
Hợp đồng địa điểm 
- Bổ sung hoặc thay đổi 
- Biển hiệu 
- Chi phí 
- Bồi thường 
- Phụ lục 
- Vấn đề độc quyền 
- Đại diện 
3.1.1.2. Hợp đồng phục vụ sự kiện 
Hợp đồng biểu diễn 
Hợp đồng tài trợ 
- Bao gồm thỏa thuận cung cấp biển hiệu, sự 
tham gia của người nổi tiếng, phương tiện 
truyền thông và khoản tiền tài trợ 
- Mức độ tài trợ 
- Logo của nhà tài trợ 
- Vé miễn phí cho nhà tài trợ 
3.1.1.2. Hợp đồng phục vụ sự kiện 
- Phạm vi phát sóng 
- Quyền bảo đảm 
- Tài trợ 
- Phát lại, trích dẫn và bản quyền 
- Tiếp xúc trực tiếp với người biểu diễn 
Hợp đồng phát sóng 
3.1.1.2. Hợp đồng phục vụ sự kiện 
3.1.2. Giấp phép và những quy định 
Các thủ tục hành chính 
- Giấy phép tiến hành sự kiện 
- Giấy phép về vệ sinh, an ninh, môi trường 
- Cấp phép về nội dung 
- Các giấy phép khác: giấy phép treo băng rôn, 
quảng cáo, giấy phép đón và phục vụ khách 
quốc tế... 
3.1.2. Giấp phép và những quy định 
Các bƣớc tiến hành thủ tục hành chính 
B1. Xác định các thủ tục, giấy phép cần phải có 
B2. Liên hệ với cơ quan cấp phép 
B3. Chuẩn bị giấy tờ cơ quan cấp phép yêu cầu 
B4. Nộp và chờ cấp phép 
3.1.3. Nhãn hiệu và biểu tƣợng 
- Quyền sở hữu nhãn hiệu và logo 
- Thông tin sai lạc về sự kiện 
3.1.4. An toàn, an ninh và bảo hiểm sự kiện 
Vai trò 
- Bảo vệ đơn vị tổ chức sự kiện trước những 
tình huống không lường trước 
- Bảo vệ các khoản tiền cọc 
- Đảm bảo duy trì hoạt động kinh doanh 
- Bảo vệ thương hiệu của doanh nghiệp 
Nội dung Đảm bảo an toàn và an ninh 
- Cơ sở vật chất, dụng cụ đảm bảo an toàn, 
phòng chữa cháy nổ 
- Đội ngũ bác sỹ, y tá và an ninh sẵn sàng xử 
lý các tình huống xảy ra. 
- Trách nhiệm của các nhà cung cấp 
3.1.4. An toàn, an ninh và bảo hiểm sự kiện 
Nội dung Bảo hiểm sự kiện 
- Bảo hiểm toàn bộ sự kiện 
- Cung cấp cho đơn vị bảo hiểm thông tin liên 
quan đến sự kiện, các rủi ro có thể xảy ra. 
- Kiểm tra nội dung bảo hiểm và các chi tiết 
trong bảo hiểm 
- Chuẩn bị cho việc ghi lại hình ảnh của thiệt 
hại hay thương tích 
- Lưu trữ hồ sơ 
3.1.4. An toàn, an ninh và bảo hiểm sự kiện 
Nội dung Bảo hiểm sự kiện 
- Một số loại bảo hiểm sự kiện 
+ Bảo hiểm thời tiết 
+ Bảo hiểm con người 
+ Bảo hiểm tài sản 
+ Bảo hiểm trách nhiệm dân sự 
3.1.4. An toàn, an ninh và bảo hiểm sự kiện 
3.1.1. Đàm phán và hợp đồng phục vụ sự kiện 
3.1.2. Giấp phép và những quy định 
3.1.3. Nhãn hiệu và biểu tượng 
3.1.4. An toàn, an ninh và bảo hiểm sự kiện 
3.2.1. Ý nghĩa của truyền thông marketing sự kiện 
3.2.2. Lựa chọn các công cụ truyền thông 
3.2.3. Nội dung truyền thông marketing sự kiện 
3.1. Những vấn đề pháp lý của quản trị SK 
3.2. Truyền thông marketing sự kiện 
CHƢƠNG 3. NHỮNG VẤN ĐỀ PHÁP LÝ VÀ 
TRUYỀN THÔNG MARKETING SỰ KIỆN 
3.2. Truyền thông marketing sự kiện 
3.2.1. Ý nghĩa của truyền thông marketing SK 
- Tăng cường nhận thức về 
SK của đơn vị chủ nhà 
- Thông báo cho mọi người 
về các đặc điểm và lợi ích 
- Thúc đẩy khách hàng mua 
trải nghiệm SK 
3.2.2. Lựa chọn các công cụ truyền thông marketing 
- Quảng cáo 
- Quan hệ công chúng 
- Xúc tiến bán 
- Marketing trực tiếp 
- Trang web trực tuyến 
- Mạng xã hội 
Quảng cáo 
- Quảng cáo là bất kỳ hình thức xúc tiến phi cá 
nhân nào được trả tiền bởi đơn vị tổ chức SK. 
- Các phương tiện quảng cáo: Đài phát thanh, 
truyền hình, báo, tạp chí, Intemet, quảng cáo 
ngoài trời và các phương tiện di động 
3.2.2. Lựa chọn các công cụ truyền thông marketing 
Quảng cáo 
Xây dựng chiến dịch quảng cáo cho SK cần: 
- Cung cấp các yếu tố hữu hình để hạn chế tính 
vô hình của sự kiện 
- Tìm kiếm sự thay đổi liên tục theo thời gian 
- Hứa hẹn những gì có thể để thúc đẩy kỳ vọng 
thực tế 
3.2.2. Lựa chọn các công cụ truyền thông marketing 
Marketing trực tiếp 
Marketing trực tiếp truyền thông “một đối 
một” với khán giả sự kiện thông qua bưu điện, 
điện thoại, e-mail hoặc Internet. 
3.2.2. Lựa chọn các công cụ truyền thông marketing 
Marketing trực tiếp 
Marketing trực tiếp dựa vào việc phát triển 
danh sách khách hàng bao gồm: 
- Những người đã tham dự sự kiện (hoặc 
những sự kiện tương tự) trước đó 
- Mua danh sách khách hàng tiềm năng 
3.2.2. Lựa chọn các công cụ truyền thông marketing 
Trang web trực tuyến 
- Thông tin 
- Tương tác 
- Giao dịch 
- Tích hợp 
3.2.2. Lựa chọn các công cụ truyền thông marketing 
Truyền thông và mạng xã hội 
Phương tiện truyền thông xã hội bao gồm 
nhóm thảo luận, blog, diễn đàn, podcast, social 
bookmarking, mạng xã hội, video và wiki 
3.2.2. Lựa chọn các công cụ truyền thông marketing 
Truyền thông và mạng xã hội 
-Cung cấp cơ hội, cho bất cứ ai viết ra các sản 
phẩm và công bố chúng trực tuyến 
-Kết hợp truyền miệng và sức mạnh của 
intemet, mới nhất là công nghệ di động 
3.2.2. Lựa chọn các công cụ truyền thông marketing 
3.2.2. Nội dung truyền thông marketing SK 
- Xác định đối tượng nhận tin 
- Xác định mục tiêu truyền thông marketing 
- Thiết kế thông điệp 
- Lựa chọn kênh truyền thông marketing 
- Ấn định thời gian truyền thông 
- Ngân sách dành cho truyền thông