Bài giảng Quản trị sự kiện - Chương 2: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

BÀI GIẢNG 
QUẢN TRỊ SỰ KIỆN 
Khoa Khách sạn – Du lịch 
Bộ môn: Marketing Du lịch 
C1: Tổng quan về quản trị sự kiện 
C2: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện 
C3: Những vấn đề pháp lý và 
truyền thông marketing sự kiện 
C4: Tổ chức triển khai hoạt động SK 
C5: Đánh giá sự kiện 
QUẢN TRỊ SỰ KIỆN 
ĐỀ CƢƠNG 
C6: Tổ chức một số loại hình sự kiện 
Đề cƣơng 
2.1.1. Nghiên cứu nhu cầu và loại hình tổ chức sự kiện 
2.1.2. Thành lập ban tổ chức sự kiện 
2.1.3. Ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện 
2.2.1. Xác định mục tiêu 
2.2.2. Xác định chủ đề sự kiện 
2.2.3. Xác định đối tượng đại biểu 
2.2.4. Xây dựng chương trình kế hoạch 
2.2.5. Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm 
2.2.6. Xác định ngân sách 
2.2.7. Tài trợ sự kiện 
2.1. Công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện 
2.2. Quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện 
CHƢƠNG 2. 
LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 
2.1. Công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện 
2.1.1. Nghiên cứu nhu cầu và loại hình TCSK 
Một số câu hỏi cần đƣợc trả lời: 
- Ai có nhu cầu tổ chức sự kiện? 
- Sự kiện thuộc loại sự kiện gì? 
- Sự kiện tổ chức khi nào? 
- Phạm vi, khu vực diễn ra sự kiện? 
- Mục đích chính của sự kiện? 
- Quy mô của sự kiện? 
- Các nhân tố ảnh hưởng đến sự kiện? 
2.1.2. Thành lập ban tổ chức sự kiện 
- Ban tổ chức sự kiện
m ng nh 
viên
c ng nh n c nhau, 
 năng c năng chuyên môn 
p ng c n, n 
c t ng liên quan n nh c a 
nh trong nh tổ chức sự kiện. 
- Nhiệm vụ các thành viên trong ban tổ chức 
. 
- Nhân
c cho ch tổ chức SK t đa ng 
-
c n nhân c theo c c cơ n: 
+ Xác định mô hình tổ chức lao động 
+
p ch nhân c cho n 
+
n nh n ng nhân c 
+
n nh o o nhân c 
+
m tra n t công c n 
2.1.2. Thành lập ban tổ chức sự kiện 
Khái niệm 
Hợp đồng là một thỏa thuận giữa hai hoặc 
nhiều bên. Trong đó, xác định những 
nghĩa vụ, quyền lợi cơ bản và mô tả mối 
quan hệ trao đổi được thực hiện giữa các 
bên tham gia hợp đồng trước pháp luật 
2.1.3. Ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện 
 Bằng miệng 
• Có thể có những vấn đề phát sinh 
• Ít được sử dụng 
 Bằng 
văn bản 
• Thoả thuận 
• Hợp đồng do luật sư soạn thảo 
Hình thức hợp đồng 
Tài liệu kỹ 
thuật số 
• Gửi qua email 
• Đĩa CD-ROM 
2.1.3. Ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện 
Nội dung hợp đồng 
1. Điều khoản về các thủ tục hành chính. 
2. Đối tượng của hợp đồng. 
3. Chất lượng, chủng loại, quy cách, tính đồng bộ của sản 
phẩm hàng hoá hoặc yêu cầu kỹ thuật của công việc. 
4. Giá cả 
5. Chế độ bảo hành 
6. Điều kiện nghiệm thu, giao nhận 
7. Phương thức thanh toán 
8. Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng kinh tế 
9. Thời hạn, hiệu lực của hợp đồng kinh tế 
10. Các biện pháp đảm bảo thực hiện hợp đồng kinh tế. 
11. Các thoả thuận khác 
2.1.3. Ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện 
Xây dựng hợp đồng 
Bƣớc 1 Bƣớc 2 Bƣớc 3 Bƣớc 4 Bƣớc 5 
 Xđịnh mục tiêu 
 Đàm phán 
Chấp nhận ban đầu 
Thỏa thuận về các 
điều khoản 
 Ký hợp đồng 
2.1.3. Ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện 
2.1.1. Nghiên cứu nhu cầu và loại hình tổ chức sự kiện 
2.1.2. Thành lập ban tổ chức sự kiện 
2.1.3. Ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện 
2.2.1. Xác định mục tiêu 
2.2.2. Xác định chủ đề sự kiện 
2.2.3. Xác định đối tượng đại biểu 
2.2.4. Xây dựng chương trình kế hoạch 
2.2.5. Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm 
2.2.6. Xác định ngân sách 
2.2.7. Tài trợ sự kiện 
2.1. Công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện 
2.2. Quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện 
CHƢƠNG 2. 
LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 
2.2. Quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện 
Xác định 
mục tiêu 
Xác định 
chủ đề sự 
kiện 
Xác định đối 
tượng đại 
biểu 
Xây dựng 
chương 
trình kế 
hoạch 
Lập thời 
gian biểu và 
lựa chọn địa 
điểm 
Xác định 
ngân sách 
Tài trợ sự 
kiện 
2.2. Quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện 
2.2.1. Xác định mục tiêu 
Khái niệm: Mục tiêu của
n ng 
t u tư n, 
c n ng như c nh n 
tham gia
c nh ra m n u t 
c trong nh c n n. 
Yêu cầu của mục tiêu 
- Mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực (chính đáng) 
- Mục tiêu cần phải rõ ràng 
- Mục tiêu phải linh hoạt và có tính khả thi 
- Mục tiêu phải đảm bảo tính thống nhất 
2.2.1. Xác định mục tiêu 
Thứ bậc của mục tiêu 
- Một sự kiện có 
u c tiêu c nhau 
- C
n c nh c c a c c tiêu ( c 
tiêu
nh, c tiêu ) 
2.2.1. Xác định mục tiêu 
2.2.2. Xác định chủ đề sự kiện 
- Chủ đề là đối tượng, vấn đề chính mà sự kiện biểu 
đạt, làm nên diện mạo của sự kiện 
- Bao gồm tất cả các yếu tố liên quan đến nhận diện 
bằng tri giác 
+ Áp phích, pano, tập gấp quảng cáo 
+ Cổng vào sự kiện 
+ Màu sắc, trang trí sân khấu 
+ MC 
+ Tập gấp quảng cáo 
+ Trang phục nhân viên 
+ Người biểu diễn 
+ Tiện nghi phục vụ 
2.2.3. Xác định đối tƣợng đại biểu 
Khách mời (đại biểu) tham gia sự kiện là những 
tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ 
đầu tư sự kiện chủ động mời tham dự vào các 
diễn biến, hoạt động của sự kiện, họ là đối tượng
nh c tiêu n n c ng n. 
Phân loại khách mời 
- Theo kế hoạch tổ chức 
+ Khách mời chính thức 
+ Khách mời dự bị 
- Theo vị trí, vai trò 
+ Khách mời quan trọng 
+ Khách mời ở các cơ quan truyền thông 
+ Khách mời là khách hàng 
+ Khách mời là nhà cung ứng 
2.2.3. Xác định đối tƣợng đại biểu 
- Lập danh sách khách mời 
- Chuẩn bị và gửi giấy mời 
- Kiểm tra, xác nhận các thông tin liên quan đến khách mời 
- Chuẩn bị các điều kiện để phục vụ khách mời 
Công việc chuẩn bị liên quan đến khách mời 
2.2.3. Xác định đối tƣợng đại biểu 
2.2.4. Xây dựng chƣơng trình kế hoạch 
- Xác định các căn cứ xây dựng chương trình 
kế hoạch 
- Xây dựng khung chương trình 
- Xác định các hoạt động 
- Hệ thống hóa các hoạt động tổ chức sự kiện 
Lập thời gian biểu 
Lựa chọn địa điểm 
2.2.5. Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm 
1. Phân tích bảng danh mục mô tả các hạng 
mục công việc trong sự kiện 
2. Xác định khoảng thời gian cần thiết để chuẩn 
bị cho từng công việc 
3. Hệ thống hoá về công việc và thời gian trong 
các công tác chuẩn bị 
4. Tổng hợp thành bảng tiến độ cho công tác 
chuẩn bị sự kiện 
2.2.5. Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm 
2.2.5.1. Lập thời gian biểu 
- Căn cứ theo không gian 
+ Không gian ngoài trời 
+ Không gian trong nhà 
+ Không gian kết hợp 
- Căn cứ vào cơ sở vật chất kỹ thuật vốn có của 
địa điểm tổ chức sự kiện 
+ Địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp 
+ Địa điểm tổ chức sự kiện bị động 
Phân loại địa điểm tổ chức sự kiện 
2.2.5.2. Lựa chọn địa điểm 
Tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện 
- Phù hợp với mục tiêu, chủ đề, khách mời và loại 
hình tổ chức sự kiện 
- Mức độ phù hợp với quy mô sự kiện (sức chứa) 
- Khả năng tiếp cận và phương tiện vận chuyển 
- Tiện ích và dịch vụ sẵn có 
- An ninh, an toàn, bảo hiểm 
- Tính mỹ thuật và cảnh quan, ảnh hưởng ngoại lai 
tiêu cực 
- Thời tiết 
- Giá cả 
2.2.5.2. Lựa chọn địa điểm 
Quy trình lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện 
Bước 5: Thực hiện đặt chỗ và xác nhận 
Bước 4: Thống nhất giá cả và các điều khoản 
Bước 3: Khảo sát địa điểm 
Bước 2: Tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện 
Bước 1: Phân tích yêu cầu của sự kiện để chọn 
địa điểm phù hợp 
2.2.5.2. Lựa chọn địa điểm 
2.2.6. Xác định ngân sách 
 Các nhóm chi phí cơ bản 
- Chi phí trực tiếp cho tổ chức sự kiện 
- Giá trị trả cho nhà tổ chức sự kiện 
- Các khoản thuế, lệ phí 
- Chi phí dự phòng 
Các hình thức lập dự toán ngân sách 
- Giá trọn gói 
- Giá cho dịch vụ lập kế hoạch tổ chức 
sự kiện 
- Giá đấu thầu 
- Giá hỗn hợp 
2.2.6. Xác định ngân sách 
2.2.7. Tài trợ sự kiện 
Khái niệm tài trợ 
Tài trợ là “một khoản tiền và/hoặc khoản phí 
bằng hiện vật trả cho một phần tài sản 
(thường là thể thao, giải trí, sự kiện hay tổ 
chức) để đổi lại việc khai thác tiềm năng 
thương mại liên quan đến tài sản đó (trong 
Cornwell, Weeks and Roy, 2005). 
2.2.7. Tài trợ sự kiện 
1. Viết bản kế hoạch sơ bộ và liên hệ nhà tài trợ 
2. Xác định các nhà tài trợ tiềm năng 
3. Tiếp cận các nhà tài trợ 
4. Đàm phán và ký kết 
5. Thực hiện và theo dõi 
Quy trình vận động tài trợ sự kiện