Quan hệ công chúng - Bài 6: Sự kiện và tài trợ

ThS Nguyễn Hoàng Sinh
1
Quan hệ công chúng
Bài 6
Sự kiện & Tài trợ
Nội dung bài giảng
 Sự kiện: 
 Mục đích & phân loại
 Quy trình tổ chức sự kiện
 Tài trợ: 
 Các loại tài trợ
 Các bước thực hiện khi tài trợ 
 Thực hiện tài trợ hiệu quả
 Báo cáo chuyên đề: 
 Kế hoạch tổ chức sự kiện
ThS Nguyễn Hoàng Sinh
2
Tổ chức sự kiện
 Mục đích: 
 Tạo môi trường và cơ hội giao lưu/tương tác giữa tổ 
chức/doanh nghiệp và công chúng
 Nhằm chuyển tải một thông điệp cụ thể, hoặc lặp lại một 
thông điệp đồng nhất
 Thông điệp của sự kiện được thể hiện dưới dạng:
 Hình ảnh: thiệp mời, sân khấu, băng-rôn, cờ phướn, quà 
tặng, túi đựng quà, đồng phục, bảng tên...
 Lời nói: chủ đề bài phát biểu thông cáo báo chí văn nghệ , , , , 
các ấn phẩm...
 Các loại sự kiện: 
 Giới thiệu sản phẩm mới; hội nghị khách hàng
 Khai trương, khánh thành; động thổ, khởi công
 Hội chợ; hội thảo, hội nghị; họp báo
 Kỷ niệm thành lập; nhận danh hiệu
 Team building; tiệc chiêu đãi; tiệc trại (catering)
 Ca nhạc, thể thao, giải trí...
ThS Nguyễn Hoàng Sinh
3
Quy trình tổ chức
 Các yêu cầu 
 Mục tiêu sự kiện (objective)
 Ngân sách (budget)
 Ban tổ chức & Loại hình sự kiện
 Lập kế hoạch
 Ý tưởng (concept) 
 Chương trình (program)/Kế hoạch chi tiết (checklist)
ệ Thực hi n
 Triển khai (implementation)
 Đánh giá (evaluation)
Yêu cầu
 Mục tiêu sự kiện 
 Chi phối dự toán & hiệu quả ngân sách
 Gắn liền với quy mô thiết kế và tổ chức hoạt động sự kiện
 Phải có ý nghĩa đích thực bảo đảm cho tổ chức sự kiện 
thành công và tăng uy tín cho đối tượng mục tiêu đề cập tới
 Ngân sách
 Quyết định việc tổ chức sự kiện có thể được thực hiện hay 
không cũng như mục tiêu sự kiện, quy mô tổ chức sự kiện
ThS Nguyễn Hoàng Sinh
4
Yêu cầu
 Ban tổ chức & loại hình sự kiện 
 Thành lập Ban tổ chức sự kiện:
 Thực hiện các công việc chuẩn bị cho tổ chức sự kiện
 Loại hình sự kiện:
 Quyết định đối tượng khách mời, thời điểm, địa điểm diễn ra 
sự kiện và chi phối phương thức tổ chức sự kiện
Lập kế hoạch
 Sáng tạo ý tưởng 
 Động não (Brainstorming):
 Từ 3 đến 5 người
 Luôn luôn sáng tạo
 Kích thích mọi sáng kiến
 Các vấn đề giải quyết:
 Xác định chủ đề của sự kiện
“Ngăn nắp & 
chuyên nghiệp”
Cuộc thi 
“VP ngăn nắp & 
chuyên nghiệp”
 Cách thức tổ chức sự kiện như thế nào
để làm nổi bật chủ đề
 Gắn hoạt động sự kiện với hình ảnh của
DN hay sản phẩm
Giới thiệu SP 
chuyên nghiệp 
hóa VP làm việc
ThS Nguyễn Hoàng Sinh
5
Lập kế hoạch
 Chương trình 
 Các hoạt động được tổ chức trong sự kiện
 Khung chương trình
 Kế hoạch chi tiết
 Lên kế hoạch các công việc chuẩn bị
 Checklist: 
 người chịu trách nhiệm chính cho từng công việc
tiế độ thự hiệ n c n
Lịch trình
 Pert
 Gantt
ThS Nguyễn Hoàng Sinh
6
Thực hiện
 Triển khai: 
 Liên hệ các đối tác
 Nhà cung cấp: sử dụng thêm dịch vụ bên ngoài
 Xúc tiến tuyên truyền cho sự kiện (PR)
 Họp báo/Quảng cáo
 Sự kiện chính thức 
 Chạy thử chương trình: xử lí các yếu tố phát sinh
 Đánh giá:
Đánh giá ề mặt chi phí v 
 Đánh giá về mặt hiệu quả
Tổ chức sự kiện - Agency
ThS Nguyễn Hoàng Sinh
7
Quy trình tổ chức
Nguồn: Goldsun Việt Nam
Lập kế hoạch 
ThS Nguyễn Hoàng Sinh
8
Checklist
ThS Nguyễn Hoàng Sinh
9
Tài trợ
 Tài trợ là hỗ trợ tài chính cho sự kiện quan trọng tổ , 
chức hoặc cá nhân tiêu biểu nào đó
 Tài trợ thường nhằm vào các hoạt động sau:
 Thương mại: Thể thao, Nghệ thuật, Văn hóa, Giải trí
 Bảo trợ: Khoa học, Giáo dục, Từ thiện
 Mục đích của tài trợ:
 Quảng bá hình ảnh, tên tuổi tổ chức, DN
 Thu hút sự quan tâm khách hàng tiềm năng và mục tiêu
 Thể hiện trách nhiệm XH: Xây dựng hình tượng sâu đậm 
trong lòng công chúng (thiện cảm)
 Thu hút và tạo ra tin tức truyền thông
ThS Nguyễn Hoàng Sinh
10
Ưu nhược điểm
 Ưu điểm 
 Hướng đến đúng đối tượng mục tiêu
 Chi phí/khách hàng mục tiêu rẻ hơn
 Phương pháp hữu hiệu để thiết lập mối liên kết giữa giá trị 
thương hiệu sẵn có với các thương hiệu lớn khác
 Mang tính tương tác cao, thông qua việc tạo ra và xây dựng 
mối quan hệ và sự trải nghiệm của khách hàng
 Nhược điểm
Thất bại chung với chương trình mà đơn vị tài trợ 
 Hiệu quả phụ thuộc vào tần suất xuất hiện
 Thông điệp thường không ấn tượng và dễ nhớ
 Khó kiểm soát được vì nội dung thông điệp thường được 
chuyển tải qua góc nhìn của người thứ 3
Các bước thực hiện khi tài trợ
 Xác định đối tượng
 Hoạch định ngân sách
 Xác định mục tiêu
 Xây dựng thông điệp
 Giám sát thực hiện
 Đánh giá hoạt động tài trợ
ThS Nguyễn Hoàng Sinh
11
Tài trợ thương mại hiệu quả
 Phải mang lại một giá trị cộng thêm cho người tiêu 
dùng mục tiêu
 Thích hợp với giá trị cốt lõi của nhãn và sự thật ngầm hiểu 
 Thu hút sự quan tâm của các dạng truyền thông
 Phải có được mối quan hệ tin cậy và sự kết hợp lâu 
dài với đối tác – chủ chương trình
 Hiểu rõ cấu trúc tài trợ và điều khoản thực hiện:
 Tài trợ độc quyền 
 Tài trợ chính
 Tài trợ phụ
Bài tập nhóm
 Đánh giá hồ sơ tài trợ 
 Hồ sơ tài trợ: ..\Bai giang 08-09\Ch8.1.Tai tro & su kien\VANG 
TRANG NHAN AI.ppt
ThS Nguyễn Hoàng Sinh
12
Chuyên đề
 Kế hoạch tổ chức sự kiện 
 To chuc su kien_Vien nghien cuu & dao tao quang cao.pdf