Những điều cần chú ý khi xin giấy phép tổ chức biểu diễn

Những điều cần chú ý khi xin giấy phép tổ chức 
biểu diễn 
Đã tổ chức sự kiện không ai không có lần đối diện với việc xin giấy phép tổ chức 
Event. Và cho dù bạn làm ở vị trí nào, từ lên kế hoạch cho đến thực thi, thì bạn 
cũng phải nắm được những điều cần lưu ý khi xin giấy phép cho sự kiện được diễn 
ra suôn sẻ, không có trục trặc hay thậm chí bị hủy bỏ chương trình, bị phạt hành 
chánh. 
Đã tổ chức sự kiện không ai không có lần đối diện với việc xin giấy phép tổ chức Event. Và cho dù b
nào, từ lên kế hoạch cho đến thực thi, thì bạn cũng phải nắm được những điều cần lưu ý khi xin gi
kiện được diễn ra suôn sẻ, không có trục trặc hay thậm chí bị hủy bỏ chương trình, bị phạt h
 Đôi điều cần chú ý về thủ tục xin cấp phép 
Bạn cần chú ý đặc biệt về thời hạn hoàn tất hồ sơ và nộp xin cấp phép, đừng đợi sát thời hạn cấp phép rồi mới nộp hồ s
Có nhiều phát sinh bạn sẽ không lường trước được, chẳng hạn phải chỉnh sửa một số nội dung trong giấy phép, phải xin 
thêm giấy phép con... hay như chương trình biểu diễn thời trang, bạn cần phải được duyệt phác thảo các trang phục ít nhất 
30 ngày trước chương trình. 
Nhất là những lần đầu tiên đi xin giấy phép, việc chưa có kinh nghiệm sẽ làm mất thời gian của bạn nhiều h
tính. Chẳng hạn như thời gian nhận hồ sơ của Sở Văn hóa, thể thao, du lịch và của Cục Bản quyền tác giả l
còn lại là thời gian trả hồ sơ. 
Các giấy tờ cơ bản cần phải nộp khi xin cấp phép đó là: Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng t
sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu tổ chức cho khách h
giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức xin phép, hợp đồng ký với chủ địa điểm, bản nội dung ch
Nếu chương trình có các tiết mục ca nhạc, văn nghệ thì cần phải có Giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền, Bản ghi lời b
hát (lyric) (xem thủ tục).Với chương trình tổ chức biểu diễn có yếu tố nước ngoài, chẳng hạn nh
về Việt Nam biểu diễn, bạn cần chú ý phải nộp kèm hồ sơ passport của nghệ sỹ đó. Nếu có ch
khuyến mãi thì phải xin phép Sở Công Thương. Nếu sự kiện là một giải đấu thì cần phải có thêm Công văn đ
quan giải đấu, Quyết định thành lập giải và hợp đồng/biên bản ghi nhớ với Đơn vị phối hợp thực hiện. Tất cả sự kiện cần 
ghi có bán vé hay không và nếu có bán vé thì cần nộp kèm maket vé bán. 
Tất cả giấy tờ cần có con dấu đóng giáp lai, ở nơi nhận phải ghi chú rõ là có Nộp lưu chiểu Nếu không chú ý những 
điều này bạn sẽ mất thời gian đi lại nhiều lần. 
Cũng cần chú ý thời gian nhận lại giấy phép, phải tính trước các ngày nghỉ, cần phải loại trừ các ng
cũng như ngày lễ ra khỏi bảng tính, vì nếu ngày diễn ra Event rơi vào Chủ nhật chẳng hạn thì b
giấy phép để chạy chương trình. Ở một số quận như 1, 3 có một số vấn đề nhạy cảm, nhất là nếu bạn tổ chức ở những n
trung tâm, nơi mang tính chính trị nên bạn cần phải chú ý thời hạn cấp phép có thể kéo dài hơn 
Xin cấp phép tại các địa phương 
Nếu một sự kiện có quy mô ở nhiều tỉnh, bạn chỉ cần xin giấy phép ở một tỉnh, và nộp Giấy phép của tỉnh đó cho địa 
phương nơi tổ chức để nhận được công văn đồng ý cho phép tổ chức. 
Chúng ta cần chú ý đặc biệt đến thời gian và thời hạn nộp, xin các giấy phép con tại các tỉnh th
kiện như Festival, Gala mang tầm vóc địa phương, bạn cần trình đề án tổ chức có kèm công văn c
(thường bao gồm cơ quan chỉ đạo, ban tổ chức, đơn vị thực hiện, nội dung chương trình, các kế hoạch truyền thông, tiến 
độ thực hiện, kế hoạch tài trợ nếu có). 
Ngoài ra tùy từng địa phương có những quy định cụ thể riêng mà bạn cần phải đến làm việc với c
tỉnh đó để tìm hiểu thêm. Chẳng hạn như một số tỉnh Bến Tre, Tiền Giang cấm tổ chức roadshow với ph
như xe tải trong khi với một số tỉnh khác việc này là bình thường. Tại Tp.HCM bạn phải l
roadshow (đường Đồng Khởi, Lê Duẩn, Nguyễn Huệ, Hàm Nghi, Lê Lai, Lê Lợi, Nguyễn Thị Nghĩa) v
trung (Nhà hát Thành phố, tượng đài Bác Hồ trước UBND tP.HCM, Bưu điện, Nhà thờ Đức Bà, Dinh Th
viên 30/4, khu vực các đại sứ quán). 
Mặc dù đã xin cấp phép rồi nhưng với những sự kiện có nguy cơ gây mất an ninh trật tự, ách tắc giao thông, bạn n
công văn thông báo cho chính quyền cấp phường xã sở tại để họ cùng biết và hỗ trợ khi cần thiết. Tránh tr
một Event diễn ra cách đây cũng đã lâu, vì lý do gây mất an ninh trật tự và lấn chiếm lòng lề đ
năng tịch thu phương tiện tổ chức, phải hủy bỏ chương trình và đền hợp đồng cho khách hàng. 
Bạn cũng không nên tuyệt đối tin vào lời hứa hẹn của các bên nào về việc xin dùm giấy phép, bảo l
thực hiện các chương trình khi chưa có giấy phép trong tay. Đã từng có Event trị giá hàng tỷ đồng phải hủy bỏ v
vào giây phút cuối chỉ vì đơn vị tổ chức đánh liều tổ chức ở nơi nhạy cảm về mặt chính trị mà chưa có gi
của cơ quan chức năng. 
Tóm lai, đối mặt với những vấn đề pháp lý trong Event là đối mặt với những thủ tục, giấy tờ c
riêng của từng Sở ban ngành, từng địa phương... đòi hỏi bạn cần phải thận trọng và am hiểu để tránh những sự cố không 
hay xảy ra cho Event của mình.