Giáo trình Tổ chức sự kiện nghề: Quản trị nhà hàng
Tổ chức sự kiện là môn học bắt buộc thuộc các môn học đào tạo nghề trong
chương trình khung trình độ Cao đẳng nghề “Dịch vụ nhà hàng“. Môn học này nhằm
trang bị cho người học những kiến thức bổ trợ cho nghiệp vụ phục vụ nhà hàng của người
học. Môn học này cần được tổ chức giảng dạy trước các môn học nghiệp vụ nhà hàng.
- Tổ chức sự kiện là môn học lý thuyết, đánh giá kết quả bằng kiểm tra hết môn.
Trang 1
Trang 2
Trang 3
Trang 4
Trang 5
Trang 6
Trang 7
Trang 8
Trang 9
Trang 10
Tải về để xem bản đầy đủ
Bạn đang xem 10 trang mẫu của tài liệu "Giáo trình Tổ chức sự kiện nghề: Quản trị nhà hàng", để tải tài liệu gốc về máy hãy click vào nút Download ở trên
Tóm tắt nội dung tài liệu: Giáo trình Tổ chức sự kiện nghề: Quản trị nhà hàng
BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ NGHỆ II KHOA CÔNG NGHỆ MAY VÀ THỜI TRANG GIÁO TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGHỀ: QUẢN TRỊ NHÀ HÀNG TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG NGHỀ (Ban hành theo quyết định số /2018/QĐ-TCĐKNII ngày tháng năm 2018 của Hiệu trưởng Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II) TpHCM, tháng 03 năm 2018 Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đich khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. Mã tài liệu: LỜI GIỚI THIỆU Tổ chức sự kiện là môn học bắt buộc thuộc các môn học đào tạo nghề trong chương trình khung trình độ Cao đẳng nghề “Dịch vụ nhà hàng“. Môn học này nhằm trang bị cho người học những kiến thức bổ trợ cho nghiệp vụ phục vụ nhà hàng của người học. Môn học này cần được tổ chức giảng dạy trước các môn học nghiệp vụ nhà hàng. Tp. Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 03 năm 2018. Người biên soạn ThS. Ngô Thị Hồng MỤC LỤC ĐỀ MỤC TRANG Chương 1: KHÁI QUÁT HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN ............... 1 I.Khái quát hoạt động tổ chức sự kiện ....................................................................1 1.Lịch sử ra đời ...................................................................................................1 2.Khái niệm Tổ chức sự kiện................................................................................1 3.Phân loại ..........................................................................................................3 4.Ý nghĩa của hoạt động tổ chức sự kiện ..............................................................5 5.Những nhân tố tác động đến hoạt động tổ chức sự kiện ...................................7 6.Quy trình tổ chức sự kiện ..................................................................................12 Chương 2: CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN GIAI ĐOẠN XÚC TIẾN SỰ KIỆN ...................................................................................................................... 14 I.Thu thập thông tin ...................................................................................... 14 1.1 Khái niệm thông tin............................................................................. 14 1.2. Vai trò của thông tin ........................................................................... 14 1.3 Nguồn thu tin ...................................................................................... 14 1.4. Xử lý tin ............................................................................................. 14 II.Hình thành chủ đề ..................................................................................... 15 2.1. Chủ đề sự kiện là gì? .......................................................................... 15 2.2. Hình thành chủ đề cho sự kiện ........................................................... 15 2.3. Các ý tưởng cho sự kiện ..................................................................... 16 III.Xây dựng chương trình ............................................................................ 17 3.1 Khái niệm ........................................................................................... 17 3.2 Vai trò ................................................................................................. 17 3.3 Các căn cứ xây dựng chương trình ...................................................... 17 3.4 Nội dung ............................................................................................. 17 IV.Tiếp xúc – đàm phán ................................................................................ 20 4.1 Nghệ thuật mở đầu câu chuyện ........................................................... 22 4.2 Nghệ thuật dẫn dắt .............................................................................. 24 4.3 Nghệ thuật Kết thúc ............................................................................ 26 V. Ký kết hợp đồng ...................................................................................... 26 5.1 Khái niệm ........................................................................................... 26 5.2 Nội dung cơ bản của hợp đồng (Tham khảo phần phụ lục) .................. 26 Chương 3: CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ SỰ KIỆN ...................................................................................................................... 27 I. Chuẩn bị tài chính ..................................................................................... 27 1.1 Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện là gì?............................................. 27 1.2 Các yêu cầu đối với nhà tổ chức sự kiện và nhà đầu tư sự kiện khi lập dự toán ngân sách .......................................................................................... 27 1.3 Các nhóm chi phí cơ bản trong tổ chức sự kiện ................................... 28 1.4 Các hình thức lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện .......................... 34 II. Chuẩn bị cơ sở vật chất ........................................................................ 37 2.1 Địa điểm ............................................................................................. 37 2.2 Trang thiết bị ...................................................................................... 41 III. Chuẩn bị nhân sự .................................................................................... 44 3.1 Xác định mô hình tổ chức lao động ..................................................... 44 3.2 Các chức danh trong tổ chức sự kiện ................................................... 48 Chương 4: CÁC HOẠT ĐỘNG CƠ BẢN GIAI ĐOẠN DIỄN RA SỰ KIỆN ...................................................................................................................... 53 I. TỔ CHỨC KHAI MẠC SỰ KIỆN ......................................................... ... đảm bảo lợi ích của bộ phận mình có thể xung đột với các bộ phận chức năng khác. Trong các doanh nghiệp tổ chức sự kiện lớn khi vận dụng mô hình này thường tiến hành việc luân chuyển đội ngũ nhân viên qua các khu vực chức năng khác nhau nhằm tăng sự hiểu biết cho nhân viên, tăng sự gắn kết và phối hợp trong công việc. Giáo trình Tổ chức sự kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 46 Sơ đồ 02: Mô hình tổ chức lao động theo chức năng Nhà quản lý sự kiện (General manager) Đạo diễn nội dung chương trình Quản lý thương mại Quản lý truyền thông và hành chính Quản lý các dịch vụ trong sự kiện Quản lý bán hàng trong sự kiện Quản lý quan hệ công chúng trợ lý nội dung sự kiện Lễ tân quan hệ với tài trợ quan hệ về giấy phép phụ trách địa điểm phụ trách các nhà cung ứng Phụ trách bán hàng 1 Phụ trách bán hàng 2 Phụ trách marketing hoặc kinh doanh du lịch Phụ trách các lính vực chức năng khác Nv. tổ chức trình diễn 1 Nv. tổ chức trình diễn 2 nhân viên marketing Nv. 3.1.3. Mô hình tổ chức lao động kiểu ma trận Mô hình tổ chức lao động kiểu ma trận (Program-based matrix strucctures) là mô hình tổ chức lao động hỗn hợp, có sự kết hợp của các bộ phận chức năng để tiến hành tổ chức hoạt động theo từng nội dung công việc. Dưới đây là một ví dụ về mô hình tổ chức lao động kiểu ma trận. Sơ đồ 03: Ví dụ về mô hình tổ chức lao động kiểu ma trận Nhà quản lý sự kiện Giáo trình Tổ chức sự kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 47 Các hệ thống hỗ trợ Các địa điểm Khu vực đón tiếp Khu vực hội thảo Khu vực vui chơi giải trí Khu vực ăn uống Hệ thống an ninh Hệ thống vận chuyển Hệ thống thông tin liên lạc 3.1.4. Mô hình tổ chức lao động kiểu đa cấp hay cấu trúc mạng Mô hình tổ chức lao động kiểu đa cấp hay cấu trúc mạng (Multi-organisational or network structures) là mô hình được áp dụng đối với các sự kiện có số lượng nhân viên tham gia không lớn (ít hơn 20 người), nhưng nội dung công việc lại tương đối nhiều. Mô hình này gần giống mô hình đơn giản nhưng có nhiều cấp hơn. Thực tế trong mô hình này, các mảng công việc được giao cho người phụ trách còn việc tiến hành được ký kết với các nhà cung ứng. Ví dụ: sau khi ký kết với một công ty đảm bảo an ninh, nhân viên phụ trách an ninh chỉ có trách nhiệm giám sát và phối hợp với lãnh đạo của nhóm nhân viên này. Sơ đồ 04: Mô hình tổ chức lao động kiểu đa cấp hay cấu trúc mạng Nhà quản lý sự kiện (Event manager) Phụ trách địa điểm (Venue management) Phụ trách về các nhà cung ứng dịch vụ (Catering company) Phụ trách tài chính (Accounting consunltant) Phụ trách Marketing (Marketing consutancy) Nhà cung cấp dịch vụ trung gian Nhà cung ứng Các nhân viên Các nhân viên Các nhân viên Các nhân viên Mô hình này có ưu điểm là tiết kiệm được nguồn nhân lực của nhà tổ chức sự kiện, như không cần duy trì một đội ngũ nhân viên thường xuyên lớn mà chỉ cần hợp tác mang tính sự vụ với các nhà cung ứng. Một ưu điểm khác là tận dụng được tính chuyên nghiệp của các nhà cung ứng dịch vụ trên cơ sở các hợp đồng chi tiết về cung ứng dịch vụ. Ngoài ra ngân sách tổ chức sự kiện cũng được dự toán chính xác (trên cơ sở các hợp đồng đã được ký kết với các nhà cung ứng trung gian). Một số hạn chế của mô hình này là chất lượng của các dịch vụ phụ thuộc rất lớn và các nhà cung ứng dịch vụ trung gian. Ngoài ra nếu nhân viên phụ trách Giáo trình Tổ chức sự kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 48 các mảng này nếu thiếu những hiểu biết nhất định về lĩnh vực mà mình phụ trách, cũng như thiếu kinh nghiệm trong việc kiểm soát, phối hợp cũng có thể làm ảnh hưởng đến chất lượng nói chung của cả chương trình. 3.2 Các chức danh trong tổ chức sự kiện Như trên đã trình bày, tùy theo quy mô và loại hình sự kiện cũng như mô hình tổ chức lao động của sự kiện có thể có nhiều chức danh khác nhau. Khái quát công việc có thể chia thành các nhóm chức danh cơ bản sau: - Nhà quản lý sự kiện - Các cán bộ quản lý trung gian - Nhân viên tác nghiệp tổ chức sự kiện - Nhân viên cung ứng các dịch vụ trong tổ chức sự kiện Dưới đây, chúng ta sẽ xem xét một cách chi tiết hơn các chức danh nói trên. 3.2.1. Nhà quản trị sự kiện Nhà quản lý sự kiện (General manager/ Event manager): là người quản lý cao nhất, đại diện cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện, (và cả nhà đầu tư sự kiện trong một sự kiện cụ thể) có trách nhiệm lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát mọi hoạt động của quá trình tổ chức sự kiện. Nhà quản lý sự kiện thường là người thuộc biên chế của doanh nghiệp tổ chức sự kiện. Trong đa số trường hợp nhà quản trị sự kiện chính là trưởng ban tổ chức sự kiện. Tuy nhiên ở Việt Nam, trong một số trường hợp nhà đầu tư sự kiện chỉ định trưởng ban tổ chức sự kiện với tư cách là người giám sát chung, mang tính danh nghĩa khi triển khai sự kiện. Trong trường hợp này các công việc chính trong tổ chức sự kiện vẫn thuộc về trách nhiệm của nhà quản trị sự kiện Sau khi đã ký kết hợp đồng với nhà đầu tư sự kiện, doanh nghiệp tổ chức sự kiện cần giao nhiệm vụ tiến hành sự kiện cho một nhà quản lý sự kiện thích hợp. Mặc dù vẫn được sự tư vấn, hỗ trợ từ doanh nghiệp tổ chức sự kiện, nhưng việc giao nhiệm vụ cho một nhà quản lý cụ thể là việc làm cần thiết để tiến hành thành công các công việc trong tổ chức sự kiện. Nhà quản lý sự kiện sẽ là người trực tiếp chịu trách nhiệm và tham gia lập kế hoạch, điều hành, giám sát mọi hoạt động trong quy trình tổ chức sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu mà chủ đầu tư sự kiện cũng như nhà tổ chức sự kiện đã đặt ra. Nhà quản lý sự kiện chính là đại diện cho doanh nghiệp tổ chức sự kiện thực hiện các mục tiêu của sự kiện, vì vậy họ không chỉ có lên kế hoạch và thực hiện mà còn tham gia xây dựng ý tưởng, chương trình, tổ chức truyền thông, quan hệ với các đối tác Họ phải có những hiểu biết và nghiệp vụ cơ bản trong việc xây dựng chương trình, thiết kế sản xuất, âm thanh ánh sáng, viết kịch bản, hậu cần, lên chi phí, thương thảo và dĩ nhiên là quan hệ khách hàng nữa, nói chung là phải hiểu biết trên nhiều phương diện. Nhà quản lý sự kiện phải tham dự vào tất cả các bước trong quy trình tổ chức sự kiện như: giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng với chủ đầu tư sự kiện; lập kế hoạch tổ chức sự kiện; lựa chọn địa điểm; chuẩn bị tổ chức sự kiện; lập dự Giáo trình Tổ chức sự kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 49 toán ngân sách ban đầu; với khách hàng, thăm dò địa điểm, làm rõ brief của khách hàng, dự trù ngân sách ban đầu, tính toán dòng lợi nhuận, giấy tờ, lịch trình, tổng quan thiết kế địa điểm, lắp đặt kỹ thuật.... Với trách nhiệm như vậy đòi hỏi nhà quản lý sự kiện phải có rất nhiều những tố chất cũng như yêu cầu cần thiết. 3.2.2. Các cán bộ quản lý trung gian Các cán bộ quản lý trung gian là các cán bộ phụ trách một mảng công việc/ một chức năng/ một khâu/ một bộ phận trong quá trình tổ chức sự kiện, họ chịu sự lãnh đạo của Nhà quản lý sự kiện. Ví dụ: Cán bộ lập kế hoạch tổ chức sự kiện (Event planer); Cán bộ quản lý thương mại (Commercial manager), cán bộ quản lý truyền thông và hành chính (Media administration manager), cán bộ quản lý các dịch vụ trong sự kiện (Tournament administration manager), cán bộ quản lý bán hàng trong sự kiện (Sales manager), Đạo diễn nội dung chương trình (Tournament director) Các cán bộ quản lý trung gian đa số là người thuộc biên chế của doanh nghiệp tổ chức sự kiện, tuy nhiên họ cũng có thể là người do doanh nghiệp tổ chức sự kiện thuê tham gia làm việc theo kiểu sự vụ cho một sự kiện nào đó. Trong thực tế các cán bộ quản lý trung gian cũng được gọi chung là nhà quản lý sự kiện hay event manager; để tiện nghiên cứu trong tài liệu này chúng tôi gọi người lãnh đạo cao nhất của một sự kiện là nhà quản lý sự kiện còn các nhà quản lý cấp dưới được gọi là cán bộ quản lý trung gian. 3.2.3. Nhân viên tác nghiệp tổ chức sự kiện Nhân viên tác nghiệp tổ chức sự kiện, là những người trực tiếp tham gia thực hiện hoặc quản lý các nội dung công việc trong quá trình tổ chức sự kiện và chịu sự lãnh đạo của cán bộ quản lý trung gian tương ứng, thuộc nhóm này tùy theo loại hình và quy mô sự kiện có thể có rất nhiều các chức danh khác nhau. Ví dụ với một sự kiện lớn (Giải quần vợt Úc mở rộng) có thuộc nhóm này có thể có các chức danh như: nhân viên quan hệ với tài trợ (Sponsorship coodinator); nhân viên quan hệ về giấy phép (Licensing coodinator); Lễ tân (Receptionist), trợ lý quản lý dịch vụ trong sự kiện (Tournament administration assistant), phụ trách địa điểm (Site coodinator), quan hệ với các nhà cung ứng (Tournament coodinator); nhân viên bán hàng (Corporate sales executive); nhân viên quan hệ công chúng (Publicity manager); nhân viên phụ trách marketing/ du lịch (Tourism/marketin coordinator); nhân viên phụ trách các mảng chức năng khác (Function coordinator) Tương tự như các cán bộ quản lý trung gian, nhân viên tác nghiệp tổ chức sự kiện cũng có thể là người thuộc biên chế của doanh nghiệp hoặc do doanh nghiệp tổ chức sự kiện thuê tham gia làm việc theo tính chất sự vụ. 3.2.4. Nhân viên cung ứng các dịch vụ trong tổ chức sự kiện Nhân viên cung ứng các dịch vụ trong tổ chức sự kiện là những người tham gia vào việc cung ứng các dịch vụ có trong một sự kiện như các dịch vụ kỹ thuật, an Giáo trình Tổ chức sự kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 50 ninh, trình diễn, ăn uống đa số các nhân viên ở nhóm này đến từ các nhà cung ứng trung gian dịch vụ tổ chức sự kiện (tuy nhiên cũng có thể thuộc biên chế của doanh nghiệp tổ chức sự kiện đối với các công việc thường xuyên, ví dụ: dẫn chương trình, thiết kế, trang trí) Các chức danh thuộc nhóm này rất đa dạng, nó liên quan đến rất nhiều lĩnh vực khác nhau như: - Các công việc liên quan đến trang trí, trình diễn: Người dẫn chương trình (MC); nhân viên PG; nhân viên thiết kế, nhân viên trang trí; nhân viên kỹ thuật âm thanh, ánh sáng; diễn viên - Các công việc liên quan đến công tác tiếp tân: nhân viên bảo vệ, an ninh; nhân viên lễ tân; nhân viên hướng dẫn - Các công việc liên quan đến dịch vụ lưu trú, ăn uống, tham quan vui chơi giải trí: là các chức danh trong từng dịch vụ cụ thể này (ví dụ trong dịch vụ lưu trú là nhân viên lễ tân, nhân viên phục vụ buồng) Tham khảo: Các nhóm nhân sự trong bộ phận Tiệc: Thông thường có 4 nhóm: Nhóm bán hàng (Selling staff) Nhóm thực hiện (Executing staff) Nhóm dịch vụ bên ngoài (Outside contractors) Nhóm hỗ trợ (Supporting staff) Vai trò và trách nhiệm các bộ phận: 1. NHÓM BÁN HÀNG (SELLING STAFF ) a. Giám đốc tiệc (Catering Manager/Banquet Sale Director) Báo cáo cho giám đốc ẩm thực Giám sát việc bán hàng Kiểm soát, dự báo doanh thu Cùng bếp trưởng soạn thực đơn Lập kế hoạch quảng cáo Đảm bảo vệ sinh, an toàn lao động b. Nhân Viên nhận Tiệc (Banquet Sales) Báo cáo cho Giám đốc tiệc (Catering Director/Banquet Sale Director) Nghiêm túc chấp hành chính sách về hành chánh và thông tin (Đơn giá, Hình thức đặt cọc, Dài x rộng sảnh tiệc.) Luôn hỗ trợ khách hàng suốt thời gian diễn ra tiệc Kỹ năng bán hành, giao tiếp tốt, kiến thức chuyên môn cao Khả năng dự đoán tình hình cạnh tranh Quan hệ tốt với khách hàng, đồng nghiệp c. Thư Ký Tiệc (Banquet Office Staff) Thực hiện công việc hành chính, văn thư văn phòng Giao tiếp tốt qua điện thoại Giáo trình Tổ chức sự kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 51 Trí nhớ tốt và khả năng tổ chức công việc 2. NHÓM THỰC HIỆN (EXECUTING STAFF ) a. Quản lí tiệc (Banquet Manager) + Trách nhiệm: Thiết kế sơ đồ tiệc Lập bảng phân công nhân sự Giám sát mọi việc: chuẩn bị và phục vụ - Cung cấp thông tin đầy đủ cho nhân viên - Giao quyền cho nhân viên - Biết khả năng nhân viên hỗ trợ nhân viên - Giao thời hạn hoàn tất - Theo dõi công việc của nhân viên Kiểm tra dụng cụ, thiết bị trước tiệc Kiểm tra thực đơn, trình tự phục vụ Đảm bảo an toàn, vệ sinh + Phẩm chất: Có kỹ năng điều hành tốt Có thể chất tốt để làm việc nhiều giờ Ngoại hình dễ nhìn, thanh lịch, thân thiện, bình tĩnh trước áp lực b. Tổ trưởng tiệc (Banquet Captain) + Trách nhiệm: Phụ trách tiệc nhỏ hoặc 1 khu vực trong tiệc lớn Kiểm tra số khách và bếp ăn cùng bếp trưởng Giám sát, nhắc nhở nhân viên Đáp ứng nhu cầu đặc biệt của khách + Phẩm chất: Có khả năng giám sát và hướng dẫn phục vụ tốt Có thể chất tốt ,làm việc trong nhiều giờ Ngoại hình dễ nhìn, thanh lịch c. Nhân Viên Phục Vụ Tiệc (Banquet Waiter) Sắp xếp phòng họp, tiệc theo sơ đồ Phục vụ ăn uống theo thực đơn Thu dọn sau tiệc d. Bếp Trưởng Tiệc (Banquet Chef) Báo cáo Bếp trưởng chính Trách nhiệm về thức ăn Sức khỏe tốt, kỹ năng nấu bếp giỏi Có tính sáng tạo Kỹ năng quản lí, tổ chức tốt Giáo trình Tổ chức sự kiện Bộ môn Quản trị nhà hàng – Trường Cao Đẳng Kỹ Nghệ II Trang 52 e. Nv Bếp Nóng /Nguội (Banquet Cook/Pantry Worker) Chuẩn bị thức ăn Khéo tay trang trí, tỉa củ Sức khỏe tốt, chịu áp lực cao Sẵn sàng làm việc nhiều giờ Kỹ năng làm việc nhóm g. Nv Vệ Sinh (Banquet Steward) Vệ sinh, bảo quản dụng cụ, trang thiết bị, cơ sở vật chất 3. NHÓM DỊCH VỤ BÊN NGOÀI (OUTSIDE CONTRACTORS) Chuyên gia chụp ảnh Công ty cho thuê thiết bị nghe nhìn Chuyên viên trang trí hoa Ban nhạc Nhóm nhạc, ca sỹ, nhóm múa, nhóm hài – danh hài Đội ngũ nhân viên khánh tiết (nhóm múa) Nhân viên bảo vệ .. 4. NHÓM HỖ TRỢ (SUPPORTING STAFF) Nhân viên kỹ thuật điện, mộc; nhân viên thu ngân; nhân viên vệ sinh; nhân viên bếp; nhân viên trang trí......
File đính kèm:
- giao_trinh_to_chuc_su_kien_nghe_quan_tri_nha_hang.pdf