Bí quyết quản lý khách mời hợp lý trong Event

Bí quyết quản lý khách mời hợp lý 
trong Event 
Một sự kiện thành công là một sự kết hợp chặt chẽ và đồng bộ của nhiều yếu tố 
khác nhau. Trong đó, quản lý người đến tham dự là một khâu vô cùng quan trọng. 
Nó đòi hỏi người tổ chức phải có khả năng tổ chức, hoạch định và xử lý tình huống 
tốt. Và để tăng tối đa hiệu quả, bạn nên chú ý đến những vấn đề dưới đây. 
Xác định số lượng khách tham gia 
Nếu công ty bạn là đơn vị đứng ra tổ chức sự kiện theo đơn đặt hàng của khách 
hàng, sau khi nhận được danh sách khách mời từ khách hàng bạn nên yêu cầu 
khách hàng phối hợp để làm việc trên danh sách ấy. Phân chia việc gửi thư mời và 
gọi điện thoại xác nhận tham dự là bước cơ bản. Có những sự kiện khách hàng của 
bạn sẽ mời nhưng cũng có một số sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ đảm nhận luôn 
phần việc này. Sau khi liên hệ với khách mời, bạn sẽ có một danh sách ban đầu với 
tương đối chính xác số lượng khách mời. Và trong suốt thời gian chuẩn bị, bạn nên 
thường xuyên liên hệ với khách hàng để cập nhật tình trạng khách mời, danh sách 
chính thức tốt nhất nên được gút lại trước khi sự kiện diễn ra khoảng hai ngày. 
Điều tiết tốt việc check in 
Phía trước nơi diễn ra sự kiện thường được đặt khoảng hai đến bốn bàn với các PG 
làm nhiệm vụ check in cho khách tham dự. Trong những sự kiện có sự tham gia 
của các khách mời VIP hoặc các cơ quan truyền thông, bạn nên sắp xếp một bàn 
riêng để check in cho những đối tượng trên, vì đây là những nhân vật cần được 
quan tâm nhiều hơn. Ngoài ra, nên có thêm ít nhất hai PG đứng phía trước để điều 
tiết khách mời vào bàn check in, tránh được tình trạng khách đến vào cùng một lúc. 
Ngoài ra, một số sự kiện sẽ đặt nhiều bàn check in với chức năng khác nhau, ví dụ 
bàn ghi danh lấy thông tin, bàn cài hoa lên áo, bàn tặng quà door giftmục đích để 
phân tán mỏng lượng khách mời. 
 Đảm bảo khách tham gia sự kiện an toàn 
Thông thường những sự kiện được tổ chức tại những phòng hội nghị hoặc những 
địa điểm chuyên tổ chức hội nghị thì việc sắp xếp và đảm bảo trật tự trong suốt sự 
kiện là điều khá đơn giản. Nhưng nếu theo yêu cầu của khách hàng, bạn phải xây 
dựng một buổi giới thiệu sản phẩm hay cảm ơn khách hàng trong một khuôn viên 
của một quán bar thì điều này không hề đơn giản. Các quán bar hiện nay có diện 
tích không lớn, ánh sáng lại mờ, không gian chập hẹp và đặc biệt là cách bố trí ghế 
ngồi không như một sự kiện thông thường, nên nếu số lượng đến quá đông, bạn 
phải bố trí thêm người để bảo vệ những khu vực “nóng” này. Và một điều quan 
trọng là bạn phải thiết kế một đường đi nhỏ giữa các khu vực để khi khách được 
mời lên tham gia các hoạt động hoặc trò chơi có thể dễ dàng di chuyển. Đặc biệt 
lối đi dẫn ra cửa thoát hiểm hoặc cửa ra vào luôn phải thông thoáng để nếu có bất 
kỳ sự cố nào thì khách của bạn cũng sẽ được an toàn rời khỏi đó. 
Trao quà away gift và kết thúc sự kiện trong trật tự 
Nếu là sự kiện hội nghị, gala thông thường thì cũng không có nhiều mối lo lắng về 
an ninh sau sự kiện. Nếu có phát quà Gift away thì cần chú ý số quà nên vượt ít 
nhất là khoảng một nửa số lượng khách tham dự. Một mẹo để không bị thất thoát 
quà tặng cũng không lo không phát quà kịp cho khách là phân bổ các PG đứng 
thành hàng, người phát quà, một hàng khác đứng sau lưng chuyền quà lên trên và 
trao tận tay cho khách mời. 
Nhưng với những sự kiện cộng đồng với nhiều khách tham dự thì đây là một vấn 
đề đáng để lưu tâm. Sau khi sự kiện kết thúc, hầu hết các khách tham dự đều sẽ ùa 
ra cửa về cùng một lúc nên để quản lý khách về trong trật tự sẽ rất phức tạp. Đây là 
thời điểm dễ xảy ra chen lấn, thuận tiện cho những kẻ có mục đích xấu hoạt động. 
Cần huy động toàn bộ lực lượng bảo vệ tập trung ra ngoài hỗ trợ về mặt an ninh. 
Lưu ý là cần đảm bảo sẽ không có ai được đi ngược vào trong ở thời điểm này. 
Phân làn khách mời và phân làn ở nơi gửi xe cũng là một cách để hạn chế số lượng 
người đổ ra quá lớn, khó kiểm soát.