Bài giảng Quản trị sự kiện - Chương 4: Tổ chức triển khai hoạt động sự kiện

CHƢƠNG 4 
TỔ CHỨC TRIỂN KHAI 
HOẠT ĐỘNG SỰ KIỆN 
C1: Tổng quan về quản trị sự kiện 
C2: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện 
C3: Những vấn đề pháp lý và 
truyền thông marketing sự kiện 
C4: Tổ chức triển khai hoạt động SK 
C5: Đánh giá sự kiện 
QUẢN TRỊ SỰ KIỆN 
ĐỀ CƢƠNG 
C6: Tổ chức một số loại hình sự kiện 
Đề cƣơng 
CHƢƠNG 4. TỔ CHỨC TRIỂN KHAI 
HOẠT ĐỘNG SỰ KIỆN 
3.2. Truyền thông marketing sự kiện 
4.1. Tổ chức đƣa đón, tiếp khách 
4.2. Tổ chức không gian, âm thanh, ánh sáng 
3.2. Truyền thông marketing sự kiện 
4.3. Tổ chức ăn uống trong sự kiện 
4.4. Tổ chức quay phim, chụp ảnh và hoạt 
động giải trí 
4.1. Tổ chức đƣa đón, tiếp khách 
4.1.1 
• Xác định loại phƣơng tiện chở khách 
4.1.2 
• Xác định điểm đỗ và đƣa đón khách 
4.1.3 
• Tổ chức tiếp khách trong sự kiện 
Vai trò 
Yếu tố 
ảnh hƣởng 
• Sự sẵn sàng 
tham gia SK 
• An toàn 
• Thể hiện tầm 
cỡ của SK 
• Sự tôn trọng 
khách mời 
• Khoảng cách 
• Ngân sách 
• Khách mời 
• Tiện nghi cần 
có 
• Tầm cỡ, quy 
mô SK 
4.1. Tổ chức đƣa đón, tiếp khách 
4.1.1. Xác định loại phƣơng tiện chở khách 
Các đơn vị cung ứng dịch vụ vận chuyển 
- Các hãng hàng không 
- Công ty đường sắt 
- Doanh nghiệp kinh doanh vận chuyển 
đường bộ 
- Các công ty lữ hành, du lịch 
4.1.1. Xác định loại phƣơng tiện chở khách 
Các phƣơng tiện vận chuyển 
và trƣờng hợp sử dụng 
-Trường hợp khách tự lo phương 
tiện vận chuyển và chi phí đi lại 
- Trường hợp khách tự lo việc đi lại 
và được ngân sách sự kiện chi trả 
cho chi phí vận chuyển 
- Trường hợp sử dụng phương tiện 
vận chuyển công cộng 
- Trường hợp thuê phương tiện vận 
chuyển 
4.1.1. Xác định loại phƣơng tiện chở khách 
Điểm đỗ xe 
- Sử dụng được 
- An toàn 
- Thuận tiện 
- Sức chứa 
- Thời gian sử dụng 
4.1.2. Xác định điểm đỗ xe và 
đƣa đón khách 
- Chi phí giữ xe 
- Giấy phép giữ xe 
- Tác động do sử dụng 
bến đỗ 
- Dự kiến sự cố và giải 
pháp khắc phục 
Đƣa đón khách 
- Tổ chức đưa đón khách đối với trường hợp 
sử dụng các phương tiện vận chuyển công 
cộng tới nơi tổ chức sự kiện hoặc nơi ăn nghỉ 
của khách 
- Tổ chức đưa đón khách từ nơi ăn nghỉ đến 
đến nơi tổ chức sự kiện 
4.1.2. Xác định điểm đỗ xe và 
đƣa đón khách 
Chuẩn bị đón tiếp 
- Chuẩn bị thành phần đón tiếp khách 
- Chuẩn bị khu vực đón tiếp khách 
- Chuẩn bị tài liệu, quà tặng 
4.1.3. Tổ chức tiếp khách trong sự kiện 
Đón tiếp khách 
- Bộ phận đón tiếp có mặt đúng vị trí, chào hỏi 
- Hướng dẫn khách mời làm thủ tục đăng ký 
ban đầu 
- Hướng dẫn khách đến chỗ ngồi hoặc hoà 
nhập vào sự kiện 
- Thống kê số lượng khách mời thực tế, báo 
bộ phận điều hành và MC 
4.1.3. Tổ chức tiếp khách trong sự kiện 
CHƢƠNG 4. TỔ CHỨC TRIỂN KHAI 
HOẠT ĐỘNG SỰ KIỆN 
3.2. Truyền thông marketing sự kiện 
4.1. Tổ chức đƣa đón, tiếp khách 
4.2. Tổ chức không gian, âm thanh, ánh sáng 
3.2. Truyền thông marketing sự kiện 
4.3. Tổ chức ăn uống trong sự kiện 
4.4. Tổ chức quay phim, chụp ảnh và hoạt 
động giải trí 
4.2. Tổ chức không gian, âm thanh, 
ánh sáng 
4.1.1 
• Tổ chức không gian sự kiện 
4.1.2 
• Tổ chức âm thanh, ánh sáng 
4.2.1. Tổ chức không gian sự kiện 
- Không gian thực hiện sự kiện là nơi sự kiện 
diễn ra, nó bao gồm mặt bằng, khoảng không 
gian và các yếu tố xung quanh sự kiện. 
- Bao gồm: 
+ Khu vực đón tiếp 
+ Các lối đi lại 
+ Khu vực kỹ thuật 
+ Khu vực triển khai sự kiện 
+ Khu vực cung cấp dịch vụ bổ trợ 
+ Lối thoát hiểm và khu vực sơ cứu 
4.2.2. Tổ chức âm thanh, ánh sáng 
trong sự kiện 
Âm thanh 
Ánh sáng 
4.2.2. Tổ chức âm thanh, ánh sáng trong SK 
Âm thanh 
- Vai trò 
+ tất cả các khán giả có thể nghe rõ âm nhạc, 
bài phát biểu và các hiệu ứng âm thanh 
+ Giao tiếp giữa quản lý, nhân viên, kỹ thuật viên 
+ Tạo ra bản ghi âm và phát sóng âm thanh 
- Yêu cầu thiết kế âm thanh 
+ Chú ý đến các loại âm thanh được khuyếch đại 
+ Số lượng, lứa tuổi tham gia 
+ Thuộc tính âm học của phòng 
+ Kích thước, loại và vị trí âm loa 
+ Tính trễ của âm thanh 
4.2.2. Tổ chức âm thanh, ánh sáng trong SK 
Âm thanh 
+ Dàn điều khiển âm thanh 
+ Phụ kiện dây nối 
+ Máy casset hoặc thu âm 
+ Màn hình 
+ Micro 1 chiều 
+ Thiết bị quay chậm giọng nói 
+ Loa bổ sung 
+ Tiết bị phối âm 
+ Micro đẳng hướng 
+ Microphone 
+ Loa, giá đỡ loa, chùm loa 
- Vật dụng cần chuẩn bị khi thiết kế âm thanh 
4.2.2. Tổ chức âm thanh, ánh sáng trong SK 
Âm thanh 
- Ngôn ngữ trong sự kiện 
+ Xác định ngôn ngữ chủ đạo trong sự kiện. 
+ Đối với quốc tế, theo quy định hiện nay được 
sử dụng 5 thứ tiếng là Anh, Nga, Pháp, Đức, 
Trung. 
+ Vị trí dành cho phiên dịch, vị trí phát tai nghe 
4.2.2. Tổ chức âm thanh, ánh sáng trong SK 
Âm thanh 
4.2.2. Tổ chức âm thanh, ánh sáng trong SK 
Ánh sáng 
- Vai trò 
+ Có thể nhìn và tập trung sự chú ý 
+ Thủ pháp chuyển tải chủ đề sự kiện, nâng 
cao hình ảnh trang trí, ẩm thực, thay đổi tâm 
trạng khán giả 
+ Đảm bảo an toàn, an ninh cho sự kiện 
- Hệ thống ánh sáng gồm 
+ Ánh sáng phục vụ các hoạt động sự kiện 
+ Ánh sáng bảo vệ 
+ Ánh sáng phục vụ các hoạt động chuẩn bị, 
hỗ trợ cho hoạt động sự kiện 
4.2.2. Tổ chức âm thanh, ánh sáng trong SK 
Ánh sáng 
- Yêu cầu khi thiết kế ánh sáng 
+ Đảm bảo tính khoa học, hiện đại 
+ Đảm bảo tính nghệ thuật 
+ Đảm bảo hiệu quả chiếu sáng 
+ Đảm bảo yêu cầu năng lượng 
+ Mức độ ảnh hưởng đến linh kiện điện của hệ 
thống khác 
4.2.2. Tổ chức âm thanh, ánh sáng trong SK 
Ánh sáng 
CHƢƠNG 4. TỔ CHỨC TRIỂN KHAI 
HOẠT ĐỘNG SỰ KIỆN 
3.2. Truyền thông marketing sự kiện 
4.1. Tổ chức đƣa đón, tiếp khách 
4.2. Tổ chức không gian, âm thanh, ánh sáng 
3.2. Truyền thông marketing sự kiện 
4.3. Tổ chức ăn uống trong sự kiện 
4.4. Tổ chức quay phim, chụp ảnh và hoạt 
động giải trí 
4.3.1 
• Lên thực đơn ăn uống trong sự kiện 
4.3.2 
• Tổ chức các bữa ăn uống trong SK 
4.3.3 
• Tổ chức tiếp khách tại nơi ăn uống 
4.3. Tổ chức ăn uống trong sự kiện 
Dự toán chi phí 
- Chi phí cố định 
- Các chi phí thực phẩm 
- Các chi phí khác 
4.3. Tổ chức ăn uống trong sự kiện 
4.3.1. Lên thực đơn ăn uống trong sự kiện 
Thống nhất và kiểm tra thực đơn 
- Thực đơn phong phú, đa dạng; 
- Đảm bảo yêu cầu về mặt dinh dưỡng 
- Hiệu quả kinh tế. 
- Cơ cấu món ăn hợp lý. 
- Thay đổi từng bữa 
- Ghi rõ chế độ ăn kiêng, hay yêu cầu đặc biệt 
4.3.1. Lên thực đơn ăn uống trong sự kiện 
- Bữa sáng 
- Bữa trưa và giải lao giữa buổi 
- Tiệc coktail 
- Bữa tối 
- Tiệc 
4.3.2. Tổ chức các bữa ăn trong sự kiện 
CHƢƠNG 4. TỔ CHỨC TRIỂN KHAI 
HOẠT ĐỘNG SỰ KIỆN 
3.2. Truyền thông marketing sự kiện 
4.1. Tổ chức đƣa đón, tiếp khách 
4.2. Tổ chức không gian, âm thanh, ánh sáng 
3.2. Truyền thông marketing sự kiện 
4.3. Tổ chức ăn uống trong sự kiện 
4.4. Tổ chức quay phim, chụp ảnh và hoạt 
động giải trí 
4.4.1 
• Tổ chức quay phim chụp ảnh 
4.4.2 
• Tổ chức các hoạt động giải trí 
4.4. Tổ chức quay phim, chụp ảnh 
và hoạt động giải trí 
4.4.1. Tổ chức quay phim chụp ảnh 
Quay phim 
- Mục đích của quay phim 
- Ngân sách dành cho quay phim 
- Số lượng chuyên gia quay phim 
- Kịch bản và biên tập 
Chụp ảnh 
- Chuẩn bị 
- Số lượng thợ chụp ảnh 
- Thời gian làm việc của thợ chụp ảnh 
- In ảnh, kích thước và số lượng 
- Kiểu ảnh 
4.4.1. Tổ chức quay phim chụp ảnh 
Hoạt động giải trí 
- Chọn dịch vụ giải trí 
- Diễn tập 
- Một số hình thức giải trí 
4.3.2. Tổ chức hoạt động giải trí