SKKN Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS

Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả 
trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS 
 1 
MỤC LỤC 
STT Nội dung Trang 
A ĐẶT VẤN ĐỀ 2 
I LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI 2 
1 Cơ sở lí luận 3 
2 Cơ sở thực tiễn 4 
II MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU 4 
III ĐỐI TƢỢNG NGHIÊN CỨU 5 
IV PHẠM VI NGHIÊN CỨU 5 
B GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ 5 
I 
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƢ, LƢU TRỮ CỦA NHÀ 
TRƢỜNG 
5 
1 Đặc điểm tình hình chung 5 
2 Thuận lợi 6 
3 Khó khăn 6 
II CÁC BIỆN PHÁP ĐƢỢC THỰC HIỆN 7 
1 
Biện pháp 1: Biện pháp tham mƣu giúp việc cho lãnh đạo soạn 
thảo, trình bày văn bản đầy đủ nội dung, chính xác, đúng yêu cầu 
thể thức văn bản để trình ký và phát hành 
7 
2 Biện pháp 2: Quản lý văn bản đến 14 
3 Biện pháp 3: Quản lý văn bản đi 18 
4 Biện pháp 4: Quản lý và phát văn bằng 21 
5 Biện pháp 5: Quản lý sĩ số học sinh đến - đi 21 
III KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC 25 
C KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 28 
I KẾT LUẬN 28 
II KIẾN NGHỊ 28 
Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả 
trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS 
 2 
A. ĐẶT VẤN ĐỀ 
I. LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI. 
Qua thời gian thực hiện nhiệm vụ công tác văn thƣ, lƣu trữ trong nhà 
trƣờng, tôi nhận thấy: khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài 
liệu đã xử lý trƣớc đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu 
đƣợc lƣu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính 
xác và kịp thời nhất cho ngƣời soạn thảo văn bản. Trên thực tế, nhà trƣờng 
không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng 
đắn các yêu cầu của cấp trên và cán bộ giáo viên nếu không có đầy đủ, kịp thời 
thông tin từ tài liệu lƣu trữ trong nhà trƣờng. 
Trong công tác văn thƣ, lƣu trữ giữ một vai trò hết sức quan trọng, là điều 
kiện không thể thiếu nhằm giúp cho Hiệu trƣởng thu thập, xử lý thông tin một 
cách đầy đủ, chính xác đề ra quyết định quản lý có hiệu quả, góp phần hoàn 
thành tốt nhiệm vụ của nhà trƣờng. 
Công tác văn thƣ, lƣu trữ đảm bảo thực hiện tốt sẽ giúp cho lãnh đạo đơn 
vị thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà trƣờng đúng theo quan điểm đƣờng lối 
của Đảng, pháp luật của Nhà nƣớc, nâng cao chất lƣợng giáo dục theo mục tiêu 
của ngành đề ra. 
Do đó vai trò của công tác văn thƣ, lƣu trữ đối với hoạt động của nhà 
trƣờng là rất quan trọng, thể hiện ở những điểm sau: 
+ Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp 
những tài liệu, tƣ liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các nhiệm vụ hoạt động của 
nhà trƣờng. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những 
bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà trƣờng. 
+ Giúp cho cán bộ, viên chức trong nhà trƣờng nâng cao hiệu suất công 
việc, giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng đƣợc các yêu cầu của tổ chức, cá 
nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phƣơng tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách 
có hệ thống, qua đó cán bộ, viên chức có thể kiểm tra, rút kinh nghiệm góp phần 
thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lƣợng, hiệu quả và đây cũng 
là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính Nhà nƣớc ở nƣớc ta 
hiện nay. 
+ Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ 
chức đoàn thể, cá nhân trong nhà trƣờng. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng 
chứng về hoạt động của nhà trƣờng, phục vụ việc kiểm định, thanh tra, kiểm tra, 
Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả 
trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS 
 3 
giám sát. 
+ Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến nhà trƣờng và 
các bí mật quốc gia. 
Từ những đặc điểm trên có thể thấy đƣợc nếu quan tâm làm tốt công tác văn thƣ, 
lƣu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nhà trƣờng đƣợc thông suốt. 
Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính Nhà nƣớc và thúc đẩy 
nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ quan 
trƣờng học cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác 
văn thƣ, lƣu trữ để có thể đƣa ra những biện pháp phù hợp nhằm đƣa công tác 
văn thƣ, lƣu trữ tại đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao 
hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trƣờng. Chính vì vậy tôi chọn đề tài “ Một số 
biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công tác văn thư, lưu 
trữ ở trường THCS”. 
1. Cơ sở lí luận. 
Công tác văn thƣ: Bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; 
quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của nhà 
trƣờng; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thƣ (Điều 1 chƣơng I 
Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 quy định chung về 
công tác văn thƣ). Văn thƣ cơ quan còn có những nhiệm vụ: 
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; 
- Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; 
- Giúp BGH nhà trƣờng theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến; 
- Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình ngƣời có thẩm quyền xem xét, duyệt, 
ký ban hành; 
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, 
năm; 
- Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển 
phát văn bản đi; 
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lƣu; 
- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; 
- Làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đƣờng cho cán bộ, công chức, 
viên chức; 
- Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu 
khác. (Điều 29 chƣơng IV Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 8 tháng 4 năm 
2004 quản lý Nhà nƣớc về công tác văn thƣ ) 
Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả 
trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS 
 4 
Công tác lƣu trữ: Là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo 
quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ. Công tác lƣu trữ bao gồm 
những nội dung: Phân loại tài liệu lƣu trữ, đánh giá tài liệu lƣu trữ, chỉnh lý tài 
liệu lƣu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lƣu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lƣu trữ, tổ 
chức sử dụng tài l ... àn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, 
khẩn cấp; 
Phân văn bản đến cho các bộ phận, cá nhân giải quyết; 
Số 
đến 
Tên loại, số và ký hiệu, 
ngày tháng và tác giả 
văn bản 
Đơn vị 
hoặc ngƣời 
nhận 
Thời 
hạn giải 
quyết 
Tiến độ 
giải 
quyết 
Số, ký hiệu 
văn bản trả 
lời 
Ghi 
chú 
Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến đúng thời hạn quy định tại 
văn bản đến. 
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 
SỔ THEO DÕI 
 GIẢI QUYẾT CÔNG VĂN ĐẾN 
Năm: 20 
ĐƠN VỊ:. 
QUYỂN SỐ:... 
Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả 
trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS 
 18 
3. Quản lý văn bản đi 
 a) Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của 
văn bản 
Văn bản đi trong các đơn vị trƣờng học thƣờng là các văn bản, báo cáo, 
thông báo, kế hoạch đƣợc nhà trƣờng phát hành ra trong quá trình thực hiện 
chức năng, nhiệm vụ của mình và đƣợc gửi đến các cơ quan đơn vị, cá nhân 
trong và ngoài cơ quan. 
Hiệu trƣởng là ngƣời chịu trách nhiệm chính trong việc ban hành và giải 
quyết văn bản đi của đơn vị. 
Trƣớc khi phát hành văn bản, văn thƣ kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình 
bày văn bản; 
Tất cả văn bản đi của nhà trƣờng đƣợc ghi số theo hệ thống số chung của 
đơn vị do văn thƣ thống nhất quản lý, rồi ghi địa danh và ngày, tháng, năm ban 
hành văn bản. 
b) Đăng ký văn bản đi 
Các văn bản đi của đơn vị đƣợc đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi. 
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 
SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI 
Năm: 20 
ĐƠN VỊ:. 
QUYỂN SỐ:... 
Từ số ... đến số .. 
Từ ngày ... đến ngày .. 
Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả 
trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS 
 19 
Số, ký 
hiệu 
văn bản 
Ngày 
tháng 
của văn 
bản 
Tên loại và trích 
yếu nội dung văn 
bản 
Ngƣời 
ký 
Nơi nhận 
văn bản 
Đơn vị 
hoặc ngƣời 
nhận bản 
lƣu 
Số 
lƣợng 
bản 
Ghi 
chú 
c) Nhân bản, đóng dấu 
Văn bản đi đƣợc nhân bản theo đúng số lƣợng đƣợc xác định ở phần Nơi nhận 
của văn bản và đúng thời gian quy định. 
Khi đóng dấu, tôi đã đảm bảo theo qui định: chỉ đóng dấu khi có chữ kỹ của 
lãnh đạo nhà trƣờng, dấu đƣợc đóng phải chính xác phải rõ ràng, ngay ngắn, 
đúng chiều và đúng mực dấu quy định, đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải 
trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. 
Văn bản đi phải đƣợc vào sổ chuyển giao văn bản đi. 
Ngày chuyển Số, ký hiệu văn bản Nơi nhận văn bản Ký nhận Ghi chú 
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 
SỔ CHUYỂN GIAO CÔNG VĂN ĐI 
Năm: 20 
ĐƠN VỊ:. 
QUYỂN SỐ:... 
Từ số ... đến số .. 
Từ ngày ... đến ngày .. 
Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả 
trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS 
 20 
d) Lƣu văn bản đi 
 Mỗi văn bản đi phải lƣu hai bản: bản gốc lƣu tại văn thƣ và bản chính lƣu 
trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc. 
Bản gốc lƣu tại văn thƣ phải đƣợc đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng 
ký. 
Lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lƣu tại văn thƣ 
theo quy định của pháp luật và quy định của cơ quan. 
Văn bản đi tôi chia thành từng loại văn bản: văn bản hành chính thông 
thƣờng và văn bản hành chính cá biệt, sắp xếp theo từng tháng trong năm. 
Văn đƣợc chuyển đi bằng nhiều cách nhƣng lúc nào văn thƣ cũng phải vào 
sổ giao văn bản đi, ngƣời nhận văn bản mang đi phải ký nhận vào sổ. 
Ngoài ra trong đơn vị còn một số giấy tờ khác nhƣ: Giấy đi đƣờng, giấy 
giới thiệu, giấy xác nhận đều phải đƣợc quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào 
sổ để tiện cho việc theo dõi. 
Ngày 
tháng 
Họ và tên 
của ngƣời 
sử dụng 
Số, ký hiệu, 
ngày tháng 
của văn bản 
Tên loại và 
trích yếu nội 
dung văn bản 
Hồ 
sơ 
số 
Ký 
nhận 
Ngày 
trả 
Ngƣời 
cho phép 
sử dụng 
Ghi 
chú 
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 
SỔ SỬ DỤNG BẢN LƢU 
Năm: 20 
ĐƠN VỊ:. 
QUYỂN SỐ:... 
Quyển số: .(6)
Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả 
trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS 
 21 
4. Quản lý và phát văn bằng 
Nhận văn bằng tại Phòng GD – ĐT và đối chiếu đủ số lƣợng văn bằng nhà 
trƣờng đã đăng ký (bằng chính và bằng sao). Và kiểm tra văn bằng của từng học 
sinh với danh sách cấp bằng tốt nghiệp có đúng với danh sách học sinh trong sổ 
và các dữ liệu của sổ. 
Văn bằng đƣợc kiểm tra đúng với sổ cấp bằng tốt nghiệp đƣợc đƣa vào hộp 
lƣu giữ bằng tốt nghiệp của từng năm học và đƣợc để trong tủ cấp phát bằng. 
Việc trả bằng tại trƣờng đƣợc tiến hành theo trình tự: 
- Thông báo lên loa truyền thanh của Phƣờng 15 ngày kể từ ngày nhận văn 
bằng từ cấp trên. 
- Học sinh đến nhận văn bằng phải xuất trình chứng minh thƣ nhân dân 
hoặc hộ khẩu hoặc giấy tờ tùy thân. 
- Vào sổ cấp bằng tốt nghiệp đầy đủ các nội dung 
TT Họ 
và 
tên 
Giới 
tính 
Ngày 
sinh 
Nơi 
sinh 
Dân 
tộc 
Lớp Hội 
đồng 
xét 
Xếp 
loại 
Vào 
sổ 
cấp 
bằng 
số 
Mã 
số 
phôi 
Ngày 
cấp 
Ngày 
trả 
Ký 
nhận 
Mỗi năm kiểm kê 2 lần: lần 1 sau khi nhận bằng 1 tháng, lần 2 vào ngày 15 
tháng 12 hàng năm để biết số lƣợng bằng còn tồn. 
5. Quản lí sĩ số học sinh đến – đi. 
Hàng năm chuẩn bị cho năm học mới, ngay trong hè tôi đã phải thƣờng 
xuyên cập nhật số học sinh chuyển đi, chuyển đến để báo cáo cho Hiệu trƣởng 
biết giúp cho việc chuẩn bị phân công lớp học của từng khối cho toàn trƣờng. 
Trong năm học Hiệu trƣởng cũng cần nắm bắt sự thay đổi sĩ số học sinh hàng 
tháng có sự biến động hay không để điều chính công tác quản lý của nhà trƣờng. 
Để việc báo cáo số liệu học sinh chính xác của từng tháng khối học với 
Hiệu trƣởng nhà trƣờng. Tôi đã mở sổ theo dõi sĩ số học sinh hàng tháng theo 
từng lớp học và sổ theo dõi học sinh đến, đi. Cuối tháng cứ đến hết ngày 25 
hàng tháng tôi lập bảng báo cáo sĩ số hàng tháng trình với Ban giám hiệu, Phòng 
GD & ĐT duyệt. Đồng thời hệ thống sổ theo dõi này cũng giúp nhà trƣờng theo 
Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả 
trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS 
 22 
dõi đƣợc tỷ lệ học sinh chuyển trƣờng, lý do chuyển trƣờng từ đó có giải pháp 
để duy trì tốt sĩ số học sinh của trƣờng. 
SĨ SỐ HỌC SINH THÁNG . NĂM. 
Lớp 
Sĩ số đầu 
tháng 
Sĩ số cuối 
tháng 
Học sinh chuyển đi Học sinh chuyển đến 
Tổng 
số 
HS 
nữ 
Tổng 
số 
HS 
nữ 
. 
. 
. 
. 
. 
.. 
.. 
Tổng 
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 
SỔ THEO DÕI SĨ SỐ HỌC SINH 
Năm: 2015 - 2016 
Từ tháng 6/2015 đến cuối tháng 5/2016 
Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả 
trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS 
 23 
 HỌC SINH CHUYỂN ĐẾN THÁNG . NĂM . 
TT Họ và 
tên học 
sinh 
Năm 
sinh 
Lớp 
cũ 
Nơi 
đi 
BC 
lớp 
mới 
Họ và 
tên bố, 
mẹ 
Địa 
chỉ 
nơi ở 
Hồ sơ 
gồm 
có 
Ký 
nộp 
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 
SỔ THEO DÕI HỌC SINH CHUYỂN ĐẾN 
Năm: 2015 - 2016 
Từ tháng 6/2015 đến cuối tháng 5/2016 
Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả 
trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS 
 24 
HỌC SINH CHUYỂN ĐI THÁNG . NĂM . 
TT Họ và tên 
học sinh 
Năm 
sinh lớp 
Họ và 
tên bố, 
mẹ 
Địa chỉ 
nơi ở 
Hồ sơ 
gồm có 
Nơi đến Ngày trả h/s 
Phụ huynh 
ký tên 
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM 
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc 
SỔ THEO DÕI HỌC SINH CHUYỂN ĐI 
Năm: 2015 - 2016 
Từ tháng 6/2015 đến cuối tháng 5/2016 
Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả 
trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS 
 25 
III. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC 
Qua quá trình triển khai thực hiện trong 3 năm, công tác văn thƣ, lƣu trữ 
của trƣờng đã đạt đƣợc một số kết quả sau: 
Việc lƣu trữ văn bản đầy đủ, có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi 
trong công việc tìm kiếm các văn bản hàng ngày của tôi. 
Hình thành đƣợc thói quen ngăn nắp, tỉ mỉ trong công việc, xử lí công 
việc trôi chảy không còn bỡ ngỡ. 
 Góp phần giúp BGH hoàn thành nhiệm vụ, các báo cáo nộp đúng thời 
gian quy định. 
Không còn tình trạng bằng tồn đọng nhiều năm mà học sinh không đến 
nhận. 
Bản thân cũng luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao và tạo đƣợc một 
môi trƣờng làm việc thoải mái, công việc đạt hiệu quả cao cho đơn vị. 
Trong 3 năm học (2011 - 2012, 2012 - 2013, 2013 - 2014) qua các đợt 
kiểm tra của Phòng GD&ĐT công tác văn phòng đều đƣợc đánh giá: xếp loại 
tốt. 
Năm 2014 UBND quận Tây Hồ tặng giấy khen có thành tích trong công 
tác văn thƣ lƣu trữ. 
Nhận thức của tập thể CB – GV – NV trong nhà trƣờng về công tác văn 
thƣ, lƣu trữ nâng lên rõ rệt. 
Mọi hoạt động của nhà trƣờng đều thông suốt, đảm bảo thông tin tốt các 
chủ trƣơng đƣờng lối của Đảng; chính sách pháp luật của Nhà nƣớc, sự quản lý, 
điều hành, chỉ đạo của cấp trên, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức cá nhân 
hoàn thành tốt nhiệm vụ, công tác báo cáo, thống kê của nhà trƣờng đƣợc thực 
hiện đầy đủ, kịp thời, chính xác đáp ứng tốt theo yêu cầu của cấp trên. 
Qua đó để chúng ta thấy rằng, văn thƣ, lƣu trữ là một bộ phận không thể 
thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập thể 
chứ không riêng một cá nhân nào. Để đƣa công tác này đi vào nề nếp và đạt 
đƣợc những bƣớc tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít ngƣời, đặc 
biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức, cần chung tay, góp sức và sự đánh giá, 
ghi nhận khách quan của cả tập thể, vì thế mà không xem nhẹ những ngƣời làm 
công tác văn thƣ, lƣu trữ. 
Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt đƣợc, cho đến nay vẫn còn nhiều 
vấn đề trong lĩnh vực này còn chƣa đƣợc giải quyết thỏa đáng. Nó đòi hỏi cần có 
sự cải tiến, chấn chỉnh để phù hợp với tình hình hiện nay. Nâng cao hiệu quả công 
tác văn thƣ, lƣu trữ đã trở thành một nhiệm vụ quan trọng không chỉ ở trong các 
nhà trƣờng mà còn ở các cấp các ngành khác nhau. 
Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả 
trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS 
 26 
Tủ lƣu trữ văn bản đến – văn bản đi 
Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả 
trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS 
 27 
Kẹp lƣu văn bản đến 
Kẹp lƣu văn bản đi 
Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả 
trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS 
 28 
C. KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 
I. KẾT LUẬN 
 Trong nhà trƣờng tôi đƣa ra những kinh nghiệm về công tác quản lý, bảo 
quản hồ sơ sổ sách, cách lƣu trữ văn bản đi – văn bản đến cho tất cả CB – GV – 
NV trong buổi họp hội đồng để các đồng chí, đồng nghiệp cùng nhau học hỏi 
lẫn nhau rút ra những kinh nghiệm quý giá trong công tác bảo quản lƣu trữ các 
loại hồ sơ sổ sách cho từng cá nhân, hiệu quả rất tốt, tạo đƣợc tính tỷ mỉ, cẩn 
thận, nhanh gọn khi tìm kiếm các văn bản. 
Từ khi kinh nghiệm trên đƣợc vận dụng cho nhà trƣờng đến nay có rất 
nhiều trƣờng và anh em đồng nghiệp tham khảo học hỏi để rút kinh nghiệm, một 
mặt tôi giới thiệu quang cảnh trƣờng lớp, các phòng ban, một mặt tôi đƣa ra 
những kinh nghiệm trong công tác văn thƣ. Muốn có công việc đạt hiệu quả, đạt 
thành tích cao đòi hỏi trƣớc tiên bản thân của mỗi cán bộ văn thƣ phải không 
ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh 
hoạt hoàn cảnh thực tế ở mỗi nơi. Biến cái khó thành cái dễ, thành thói quen của 
mình, thì công việc lúc nào cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao. 
Công tác văn thƣ, lƣu trữ là bộ mặt của cơ quan đơn vị nên trƣớc tiên 
ngƣời làm công tác này phải nhạy bén, phƣơng pháp làm việc khoa học, nhanh 
chóng, chính xác và phải trực tiếp xử lý từng công việc một với thái độ hoà nhã, 
ân cần siêng năng. 
Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức 
đoàn thể, cá nhân trong nhà trƣờng. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng 
về hoạt động của cơ quan, phục vụ kiểm định, thanh tra, kiểm tra, giám sát đạt 
kết quả tốt. 
 II. KIẾN NGHỊ 
 - Ban lãnh đạo các cấp cần quan tâm đầu tƣ cơ sở vật chất, máy móc, 
trang thiết bị, nhằm tạo điều kiện thuận lợi và đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần thiết 
cho công tác văn thƣ, lƣu trữ của nhà trƣờng ngày càng tốt hơn. 
- Thƣờng xuyên tổ chức các lớp bồi dƣỡng nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ để 
nâng cao trình độ chuyên môn nhân viên văn thƣ, góp phần xây dựng đội ngũ 
nhân viên văn thƣ chính quy, chuyên nghiệp. 
 Trên đây là một số biện pháp và những công việc đã thực hiện để nâng 
cao hiệu quả công tác văn thƣ, lƣu trữ. Bản thân tôi đã tìm tòi, suy nghĩ, nghiên 
cứu, đúc kết trong nhiều năm làm công tác Văn thƣ, lƣu trữ. 
Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả 
trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS 
 29 
 Trong quá trình tìm tòi học hỏi chắc chắn còn nhiều thiếu sót, rất mong 
đƣợc sự đóng góp ý kiến của Hội đồng khoa học ngành, quý thầy cô, các anh, 
chị, em đồng nghiệp để đề tài ngày càng đƣợc hoàn thiện hơn. 
XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƢỞNG ĐƠN VỊ 
Hà Nội, ngày 26 tháng 4 năm 2015 
Tôi xin cam đoan đây là SKKN của 
mình viết, không sao chép nội dung 
của ngƣời khác. 
Một số biện pháp thực hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả 
trong công tác văn thư, lưu trữ ở trường THCS 
 30 
TÀI LIỆU THAM KHẢO 
TT NỘI DUNG CÁC VĂN BẢN THAM KHẢO 
1 Nghị định 110/2004 NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ 
về công tác văn thƣ; 
2 Thông tƣ Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06 tháng 5 năm 
2005 của Bộ Nội Vụ - Văn phòng Chính phủ hƣớng dẫn về thể thức và kỹ 
thuật trình bày văn bản; 
3 Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của cục 
Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc về việc hƣớng dẫn quản lý văn bản đi, văn 
bản đến. 
4 Thông tƣ 01/2011/TT – BNV, ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ 
về hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; 
5 Thông tƣ 07/2012/TT – BNV, ngày 22 tháng 01 năm 2012 của Bộ Nội vụ 
về hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; 
6 Kế hoạch số 57/KH-UBND ngày 13/03/2014 của UBND Quận Tây Hồ về 
công tác văn thƣ, lƣu trữ năm 2014,