Các bước để tổ chức thành công sự kiện

Các bước để tổ chức thành công sự kiện 
Việc tổ chức sự kiện (Event Planning) chỉ là bề nổi của hoạt động Marketing và là 
công việc hết sức đơn giản so với Sáng tạo sự kiện (Event Creating). Việc trả lời 
các câu hỏi sau đây và điền thông tin thích hợp vào danh mục cần làm là bạn có 
được toàn cảnh về công việc tổ chức một sự kiện. PITvietnam Event Planning giới 
thiệu các việc phải làm trong tổ chức sự kiện gồm: 
 Xác định mục đích của sự kiện: Bạn cần xác định mục đích của sự kiện sẽ tổ 
chức là để làm gì: Ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng, họp báo.... để có 
sự chuẩn bị phù hợp và chính xác cho sự kiện của mình. 
 Xác định mục tiêu cần đạt được: Là mục tiêu bạn đề ra và mong muốn gặt 
hái sau sự kiện: Gia tăng doanh số, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, mở rộng 
thị trường, mở rộng mối quan hệ... Kế hoạch và ngân sách là căn cứ để 
chúng ta đánh giá hiệu quả công việc. 
 Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu: Mức độ thành công của một sự 
kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà 
sự kiện đó thu hút được, kể cả khách hàng tiềm năng. Một sự kiện dù quy 
mô tầm cỡ đến đâu, ấn tượng đến mức nào cũng sẽ trở thành vô nghĩa nếu 
xác định sai đối tượng mục tiêu. Do đó phải xác định đúng đối tượng mục 
tiêu để làm việc tập trung và mang lại hiệu quả hơn. 
 Xác định ngân sách: Giúp chúng ta có kế hoạch đúng đắn và các giải pháp 
phù hợp hơn để không lãng phí và mang lại hiệu quả cao nhất trên ngân sách 
bỏ ra. 
 Thiết lập sơ bộ về thời gian, thời lượng của chương trình: 
 Thiết lập nhóm làm việc: 
 Cần tham quan và khảo sát địa điểm tổ chức. 
Địa điểm: 
 Tham quan các địa điểm 
 Xem xét sức chứa dựa trên ước tính số lượng người tham gia 
 Chọn địa điểm 
 Khảo sát địa điểm 
 Ký hợp đồng địa điểm 
 Xác nhận thông tin chi tiết 
 Theo dõi và hoàn tất việc lựa chọn địa điểm 
Cần lựa chọn những nhân viên ưu tú nhất cho sự kiện tổ chức. 
Các yêu cầu chuẩn bị về nhân sự: 
 MC: Người dẫn chương trình. 
 PG: Hướng dẫn, chào mừng khách mời. 
 Tiếp tân tại bàn: Đón khách, nhận Namecard, xác nhận khách mời. 
Thuyết trình: 
 Chọn chủ đề cho sự kiện 
 Xác định người thuyết trình 
 Phác thảo bài thuyết trình 
 Trang phục cho người thuyết trình 
 Quà tặng cho người thuyết trình 
Báo chí, các cơ quan truyền thông: 
 Mời đại diện báo chí. 
 Đại diện của đài truyền hình 
 Phóng viên báo chí 
 Phóng viên đài truyền hình 
1. Người quay phim, chụp hình. 
2. Người chuẩn bị trình chiếu trước, trong và sau buổi sự kiện. 
3. Người xử lý các tình huống phát sinh. 
Các yêu cầu chuẩn bị về cơ sở vật chất, tài liệu: 
- Nội dung bài diễn văn (Thuyết trình) 
- Brochure cho khách tham dự 
- Thư mời, thư cám ơn 
 Các đơn vị bảo trợ 
 Báo chí 
 Đài truyền hình 
 Đại biểu 
 Khách tham dự 
Thông cáo báo chí, quảng cáo để đăng trên các báo, website tài trợ... 
Trang phục: 
 Trang phục cho MC 
 Trang phục cho PG 
 Bangron cho PG 
Hệ thống âm thanh: 
 Máy chiếu 
 Nhạc chờ 
 Micro: Có dây, không dây, dự phòng. 
 Loa, ampli 
Ánh sáng: Khảo sát địa điểm. Độ chói, quá tối hoặc quá sáng khi cần điều chỉnh. 
Hình ảnh trình chiếu trước, trong và sau buổi sự kiện: Video, PowerPoint, Flash, 
thiết bị điều khiển từ xa. 
Trang trí: 
 Hoa trang trí tại địa điểm 
 Hoa cài áo cho khách mời. 
 Thẻ đeo của ban tổ chức, thẻ dành cho khách mời. 
 Lẵng hoa chúc mừng trang trí. 
 Backdrop 
 Bangron, banner chào mừng, giới thiệu chương trình, thành phần tham dự) 
 Biển biểu hướng dẫn xung quanh địa điểm. 
 Bàn tiếp tân 
 Sắp xếp sơ đồ bàn ghế trong hội trường (Nếu có) 
Quà tặng: 
 Quà đơn vị tài trợ 
 Quà cho đại biểu 
 Quà cho khách mời trong danh sách 
 Quà cho khách vãng lai 
Loại quà tặng: 
 Sản phẩm 
 Voucher (Thẻ mua hàng, phiếu ưu đãi) 
 Hiện kim 
 Kỷ niệm chương, cờ, giấy khen 
Teabreak: 
 Chọn cách phục vụ: Tập trung hoặc từng bàn. 
 Nước uống: Chọn loại nước uống. 
 Thức ăn nhẹ: Ăn nhẹ, đặt tiệc (Nếu là tiệc nơi khác thì phải có hướng dẫn 
chỉ đường). 
Quay phim, chụp hình: 
 Chuẩn bị máy chụp hình 
 Chuẩn bị máy quay phim. 
Oder Running: Bảng kế hoạch thời gian chương trình. 
Bảng câu hỏi giao lưu dự kiến: Các tình huống phát sinh, người xử lý. 
Các yêu cầu chuẩn bị giấy phép có liên quan: 
 Sở Văn hóa thông tin và Du Lịch 
 Giao thông, công chánh (Xin tuyến, bãi - bến đậu xe) 
 Cấp cứu 
 Cứu hỏa 
 Công an 
 Dân phòng 
 Tổ chức biểu diễn 
 Công ty bảo vệ 
 Ủy ban 
Báo cáo kết quả sự kiện: 
 Số lượng khách tham dự 
 Các đơn vị truyền thông 
 Ngày giờ phát sóng, ngày ra báo 
 Các chuyên mục khách hàng quan tâm 
 Lượng hóa các phản hồi từ các bên tham gia 
 Đánh giá mức độ thành công của sự kiện 
 Tác động doanh số sau sự kiện ( cụ thể và lượng hóa )