Giáo trính môn Phần mềm Project

Trờng Cao đẳng Xây dựng TP. HCM – HCC 
GIAO TRINH́ ̀
 PH N M M PROJECTẦ Ề
Tài li u l u hành n i bệ ư ộ ộ
Dành cho sinh viờn cao đ ngẳ
BIấN SOAN: ThS. NGUY N XUÂN TÙNG ̣ Ễ
Hớng dẫn sử dụng Ms_Project 2003 1 
Trờng Cao đẳng Xây dựng TP. HCM – HCC 
lời nói đầu
Microsoft Project 2003 là phần mềm chuyên dụng phục vụ cho lĩnh 
vực Lập và quản lý Dự án. Với nhiều tính năng mạnh và dễ dùng, phần 
mềm có thể áp dụng rất rộng cho các lĩnh vực, ngành nghề. Trong xây 
dựng nói riêng, Microsoft Project 2003 có thể giúp bạn lập ra kế hoạch 
và quản lý quá trình thực hiện Dự án đầu t xây dựng. Đơn giản hơn, sử 
dụng phần mềm này, bạn nhanh chóng tạo lập tiến độ thi công công trình 
và quản lý quá trình thực hiện chúng, theo dõi tình hình biến động của 
các loại vật t, máy móc, con ngời cũng nh các chi phí tơng ứng,... 
Trớc những u điểm thiết thực của phần mềm nh vậy và để phục vụ 
quá trình tin học hoá, Trờng Cao đẳng Xây dựng số 2 đã quyết định sử 
dụng Microsoft Project 2003 vào nội dung môn Tin học ứng dụng để đào 
tạo cho ngành Cao đẳng Kinh tế Xây dựng. 
Tài liệu này đợc sử dụng cho sinh viên chuyên ngành Kinh tế Xây 
dựng khi học môn Tin học ứng dụng. Bên cạnh đó, các bạn sinh viên các 
chuyên ngành Xây dựng, Cấp thoát nớc,... đều có thể tham khảo để phục 
vụ cho quá trình học tập và thời gian công tác sau này tại các Doang 
nghiệp trong ngành xây dựng. 
Tại thời điểm này, để sớm có tài liệu tham khảo cho sinh viên 
nên thời gian và khả năng còn hạn chế, tài liệu khó tránh đợc các 
thiếu sót. Do đó, chúng tôi rất mong nhận đợc các ý kiến đóng góp của 
những ngời tham khảo tài liệu này. Trong thời gian tới, chúng tôi sẽ 
tiếp tục bổ xung thêm các nội dung để tài liệu ngày càng hoàn thiện 
hơn.
Hớng dẫn sử dụng Ms_Project 2003 2 
Trờng Cao đẳng Xây dựng TP. HCM – HCC 
Chơng I
Làm việc với một dự án mới 2003
I/ Microsoft Project 2003 là một công cụ có hiệu quả đối với các công 
việc sau đây:
 Tổ chức lập kế hoạch thi công.
 Lên lịch công tác.
 Chỉ định các tài nguyên và chi phí cho các công tác.
 Điều chỉnh kế hoạch để thích ứng với các điều kiện ràng buộc.
 Chuẩn bị báo biểu để thông tin kế hoạch sau cùng đến tất cả 
những ngời phê chuẩn hay thi hành kế hoạch.
II/ Khi đã bắt đầu tiến hành dự án, bạn có thể dùng Microsoft Project 
2003 để tiếp tục những công tác sau:
ư Giám sát việc thi công thực tế.
- Dự trù các tác động đến tiến độ của dự án khi xảy ra những 
thay đổi đe doạ đến sự thành công của dự án.
ư Xem xét lại dự án để đối phó với những tình huống ngẫu nhiên.
ư Lập các báo biểu sau cùng về kết quả của dự án.
III/ Chuẩn bị trớc khi sử dụng Microsoft Project 2003:
Trớc khi bạn bắt đầu một dự án, bạn cần xác định mục đích của dự 
án và công việc nào cần hoàn thành để đạt đợc mục đích. Khi đã xác 
định mục đích của dự án và các nhiệm vụ của dự án thì bớc tiếp theo là 
xác định xem ai sẽ làm công việc này, khi nào thì công việc đợc bắt 
đầu và công việc đó sẽ kéo dài trong bao lâu. Thêm vào đó trong thời 
kỳ vạch định kế hoạch bạn cần phải xác định xem dự án này tốn bao 
nhiêu tiền. Khi mỗi một công việc xảy ra đều cần có sự theo dõi, cần 
phải có sự điều chỉnh để ngăn chặn sự cố. Những sự cố có thể xảy ra 
là: Công nhân bị ốm, vật liệu không đợc cung cấp đúng thời gian, ngời 
làm thôi việc....Sau đó thời gian biểu đợc điều chỉnh và thông tin đến 
những ngời có liên quan tới dự án.
Nh các bạn đã biết quản lý một dự án thì cần nhiều sự quản lý 
Hớng dẫn sử dụng Ms_Project 2003 3 
Trờng Cao đẳng Xây dựng TP. HCM – HCC 
khác nhau và cần phải có kỹ năng phối hợp giữa chúng. Theo dõi tất cả 
các khía cạnh của dự án và điều chỉnh nó theo mục đích của dự án là 
một việc rất khó khăn. Sử dụng Microsoft Project 2003, bạn có thể vạch 
định kế hoạch, quản lý và phối hợp một dự án từ bao quát đến chi tiết. 
Sử dụng Microsoft Project 2003 làm công cụ quản lý dự án. Bạn có thể 
quản ký dự án một cách tự tin.
Tr ớc khi sử dụng Microsoft Project 2003, cần chuẩn bị những thông số 
sau:
ư Danh sách các công việc của dự án (Task list).
ư Ước lợng thời gian hoàn thành các công việc của dự án 
(Duration of each task).
ư Thứ tự thực hiện các công việc và mối quan hệ giữa chúng (Task 
dependencies).
ư Danh sách đội dự án và phân công ai thực hiện nhiệm vụ nào 
(Resource list and Resource assignment).
ư Lịch làm việc của dự án và từng thành viên (Project calendar 
and Resource calender).
ư Các loại chi phí cho dự án bao gồm: chi phí cho các thành viên 
dự án, chi phí cho các nhiệm vụ (Fixed cost and Resource 
Cost).
VI/ Một số từ khóa:
ư Task: công việc, nhiệm vụ.
ư Task List: danh sách các công việc.
ư Resource: tài nguyên hoặc nhân lực, vật lực dùng thực hiện các 
công việc của dự án.
ư Duration: thời gian hoàn thành công việc hoặc dự án.
ư Work: số giờ công đợc gán để thực hiện các công việc.
ư Unit: năng suất (khả năng) lao động của tài nguyên.
ư Milestone: loại công việc đặc biệt có Duration = 0, dùng để 
kết thúc các đoạn trong dự án.
Hớng dẫn sử dụng Ms_Project 2003 4 
Trờng Cao đẳng Xây dựng TP. HCM – HCC 
ư Recurring Task: loại công việc có tính lặp đi, lặp lại nhiều 
lần theo chu kỳ trong thời gian thực hiện dự án (VD: các buổi 
họp tháng).
ư Và một số từ khoá khác ...
Hớng dẫn sử dụng Ms_Project 2003 5 
Trờng Cao đẳng Xây dựng TP. HCM – HCC 
Chơng II
khởi động và thoát khỏi Microsoft Project 2003
I/ Khởi động chơng trình Microsoft Project 2003: 
Microsoft Project 2003 là một chơng trình chạy trong môi trờng 
Windows do đó cách khởi động hoàn toàn giống các chơng trình chạy 
trong môi trờng Windows khác.
 Cách1: Nháy đúp vào biểu tợng Microsoft Project 2003 
trên màn hình.
 Cách 2: Bạn khởi động máy tính, chờ lúc máy sẵn sàng chọn 
Start (góc dới bên trái), một cửa sổ hiện lên chọn Programs - 
cửa sổ Programs mở ra hãy di chuột tới vị trí Microsoft 
Project 2003và nhấn nút trái.
Khi Microsoft Project khởi động trớc tiên bạn thấy thanh tiêu đề 
của Microsoft Project ở đỉnh màn hình, dọc theo Menu của Microsoft 
Project là hai thanh công cụ và một thanh nhập. Thanh trạng thái ở 
cuối màn hình và giữa màn hình là vùng dữ liệu, sẽ hiển thị dữ liệu 
của dự án. Vùng này đợc gọi là một dạng quan sát (View).
Cửa sổ làm việc chính của Microsoft project 2003 bao gồm các menu 
ngang, menu dọc, biểu tợng và các menu đợc lựa chọn bởi ngời sử dụng
Hớng dẫn sử dụng Ms_Project 2003 6 
Trờng Cao đẳng Xây dựng TP. HCM – HCC 
Cửa sổ làm việcMicrosoft Project 2003
Màn hình ban đầu của MS Project 2003
II/ Thoát khỏi chơng trình Microsoft Project 2003:
Khi đang làm việc trên dự án, muốn ra khỏi chơng trình (thủ tục 
giống nh trong Windows) bạn chỉ việc chọn Menu File tiếp đó chọn Close 
(khi cần ghi lại bạn chọn Yes hoặc chọn No nếu nh không cần ghi lại). 
Hớng dẫn sử dụng Ms_Project 2003 7 
Trờng Cao đẳng Xây dựng TP. HCM – HCC 
Tiếp tục chọn File/Exit (xem hình).
 Thoát khỏi chơng trình
Chơng III
Mở, lu và đóng file
I/ Tạo một File mới
Sử dụng lệnh File/New để tạo một file dự án mới. Tất cả các file 
mới đều đợc dùng các tựa đề tài liệu: Project1, Project2 .... Khi bạn 
cần lu file dới một tên mới, chơng trình mở hộp thoại File chọn Save 
as, lúc đó bạn đặt tên file theo cách của mình.
Trớc khi làm một file Dự án mới, ta nên nhập các thông tin ban 
đầu cho Dự án. Để làm đợc điều này, bạn nên lựa chọn menu Tools → 
Options → Chọn thẻ General → Đánh dấu vào ô Prompt for project info 
for new projects.
Hớng dẫn sử dụng Ms_Project 2003 8 
Trờng Cao đẳng Xây dựng TP. HCM – HCC 
Ngay sau đó, mỗi khi bạn tạo mới một Dự án nào đó, sẽ xuất hiện 
hộp thoại Project Information. Khi đó ta nhập các thông tin cho dự án:
Start date: Ngày tháng bắt đầu của dự án.
Finish date: Ngày tháng kết thúc dự án.
Chú ý: Bạn chỉ đợc phép nhập một trong hai thông tin trên và máy sẽ tự 
động tính cho ta thông tin còn lại trên cơ sở lịch trình của dự án.
Schedule from: Lịch trình của dự án tính từ ngày bắt đầu hay từ ngày 
kết thúc.
Nếu bạn chọn Project Start Date thì bạn nhập lịch trình của dự án từ 
ngày bắt đầu, nếu bạn chọn Project Finish Date thì lịch trình của dự 
án đợc tính từ ngày kết thúc và bạn phải chọn ngày kết thúc của Dự án.
Current date: Ngày tháng hiện thời.
Status date: Ngày tình trạng.
Calendar: Kiểu lịch dùng trong dự án.
Priority: Mức độ u tiên của các công tác.
II/ Mở một File hiện có
Từ menu File chọn Open để hiển thị hộp thoại Open. Từ hộp thoại này 
chọn các dự án cần mở theo địa chỉ lu trữ.
Hớng dẫn sử dụng Ms_Project 2003 9 
Trờng Cao đẳng Xây dựng TP. HCM – HCC 
III/ Lu một File
Dự án đợc lu dới định dạng file Project(*.mpp)
Từ Menu File, chọn Save hoặc Ctrl + S 
Hớng dẫn sử dụng Ms_Project 2003 10 
Trờng Cao đẳng Xây dựng TP. HCM – HCC 
Chơng IV
Thể hiện thông tin dới các khung nhìn khác nhau
Một khung nhìn là một địng dạng mà trong đó bạn có thể nhập hay 
thể hiện thông tin của dự án.
Khung nhìn Gantt Chart là một khung nhìn mặc định. Nó đợc tạo 
thành bởi bảng nhập ở bên trái, dùng để nhập thông tin về công việc và 
biểu đồ Gantt ở bên phải thể hiện bằng biểu đồ các thông tin về công 
việc trên trục thời gian. Trục thời gian là thanh chỉ thời gian ở phía 
trên của khung nhìn Gantt Chart.
Khung nhìn Gantt Chart.
Mỗi một khung nhìn thể hiện các tổ hợp thông tin về dự án ở các 
cách khác nhau. Khung nhìn có thể đợc thể hiện dới dạng đơn hoặc tổ 
hợp. Khung nhìn đơn là một bảng, biểu đồ, đồ thị đơn. Một khung nhìn 
tổ hợp thể hiện đồng thời hai khung nhìn đơn. Ví dụ khung nhìn Gantt 
Chart kết hợp bởi bảng nhập và biểu đồ Gantt. 
Hớng dẫn sử dụng Ms_Project 2003 11 
Trờng Cao đẳng Xây dựng TP. HCM – HCC 
Những bảng thể hiện thông tin công việc hoặc tài nguyên theo 
hàng và cột. Dùng khung nhìn này khi bạn muốn nhập 
hoặc xem nhiều thông tin cùng một lúc. Khung nhìn biểu 
đồ và đồ thị thể hiện các thông tin của tài nguyên dới 
dạng mô hình. Sử dụng khung nhìn biểu đồ hoặc đồ thị 
khi bạn không muốn thể hiện thông tin một cách chi 
tiết.
I/ Thay đổi khung nhìn
ProjectP2003 có 26 khung nhìn khác nhau. Mỗi khung nhìn có thể 
đợc thể hiện bằng cách dùng Menu View hoặc View Bar đặt ở bên trái màn 
hình của chơng trình. View Bar thể hiện 8 khung nhìn thông dụng nhất. 
Dới mỗi khung nhìn đều đợc mô tả tóm tắt về khung nhìn mà nó thể hiện.
Biểu tợng Tên khung 
nhìn
Nội dung 
Celendar
Lịch hàng tháng chỉ ra các công việc 
và khoảng thời gian hoàn thành nó. 
Dùng khung nhìn này để thể hiện
Gantt Chart
Diễn tả các công việc và các thông 
tin có liên quan, và một biểu đồ thể 
hiện các công việc và thời gian hoàn 
thành chúng. 
Network
Diagram
Thể hiện dới dạng lới các công tác và 
sự phụ thuộc giữa chúng. Dùng khung 
nhìn này để có một cái nhìn bao quát 
về các công tác.
Task Usage Thể hiện danh sách các công việc đã 
đợc gán tài nguyên và đợc nhóm dới 
mỗi công việc. Dùng khung nhìn này để 
thấy nguồn tài nguyên nào đã đợc gán 
cho công việc cụ thể
Tracking 
Gantt
Thể hiện danh sách của công việc và 
thông tin có liên quan, và một biểu 
đồ ngang, thời hạn Gantt Bar cho mỗi 
công việc. Dùng khung nhìn này để 
theo dõi tiến trình của dự án.
Hớng dẫn sử dụng Ms_Project 2003 12 
Trờng Cao đẳng Xây dựng TP. HCM – HCC 
Resource 
Graph
Thể hiện biểu đồ phân phối tài 
nguyên. Dùng khung nhìn này để thể 
hiện thông tin về một tài nguyên hoặc 
một nhóm các nguồn tài nguyên ngoài
Resource 
Sheet
Danh sách tài nguyên và thông tin 
liên quan. Dùng khung nhìn này để 
nhập và hiệu chỉnh thông tin tài 
nguyên
Resource 
Usage
Thể hiện danh sách gán tài nguyên cho 
công việc đợc nhóm dới mỗi nguồn tài 
nguyên. Dùng khung nhìn này để thể 
hiện chi phí hoặc phân phối giờ công 
ngoài giờ
More View Mở hộp thoại More View. Hộp thoại 
More View, thể hiện tất cả các khung 
nhìn có sẵn cho phép bạn chọn.
II/ ẩn và hiện View Bar
Bạn dùng menu View để ẩn và hiện View Bar.
Trong menu View, nhấn vào View Bar. View Bar sẽ ẩn, và màn hình 
của bạn sẽ đợc thể hiện nh hình dới đây.
Trong menu View, kích vào View Bar. View Bar sẽ đợc hiện trở lại, 
và khung nhìn Gantt Chart sẽ đợc chọn.
Hớng dẫn sử dụng Ms_Project 2003 13 
Trờng Cao đẳng Xây dựng TP. HCM – HCC 
Hớng dẫn sử dụng Ms_Project 2003 14 
Trờng Cao đẳng Xây dựng TP. HCM – HCC 
chơng V
Định dạng các khung nhìn
I/ Thay đổi phông chữ
Font mặc định trong Microsoft Project 2003 là Arial Font do đó 
để làm việc với các khung nhình trong Microsoft Project 2003 ta phải 
thay đổi về phông chữ tiếng Việt .
Một số Fonts tiếng Việt có thể sử dụng thích hợp cho Microsoft 
Project 2003 là: .VnTime, .VnArial, VniTime .. ..
Thao tác:
 Cách 1: Format -> Text Styles . . . -> Hộp thoại Text Styles
Thay đổi Fonts tiếng Việt
Hớng dẫn sử dụng Ms_Project 2003 15 
Trờng Cao đẳng Xây dựng TP. HCM – HCC 
 ý nghĩa các thông số trong hộp thoại Text Styles
ư Item to Change: Thay đổi thuộc tính các đối tợng
ư Font: Thay đổi Font chữ bởi ngời sử dụng
ư Font style: Kiểu thể hiện Font chữ 
ư Size: Độ lớn Font chữ
ư Underline: Gạch chân Font chữ
ư Color: Màu sắc Font chữ (mặc định là màu đen)
 Cách 2: 
ư Bôi đen toàn bộ vùng nhập dữ liệu
ư Format -> Font . . . -> hộp thoại Font 
Hớng dẫn sử dụng Ms_Project 2003 16 
Trờng Cao đẳng Xây dựng TP. HCM – HCC 
Thay đổi Font tiếng Việt
- Các thông số trong hộp thoại Font giống nh trong hộp thoại Text 
Styles
 Cách 3: 
- Bôi đen cửa sổ nhập dữ liệu
- Thay đổi Font tiếng Việt theo hộp thoại Font trên thanh 
công cụ
Hớng dẫn sử dụng Ms_Project 2003 17 
Trờng Cao đẳng Xây dựng TP. HCM – HCC 
II/ Thay đổi tên các trờng tiếng Anh sang tiếng Việt
Thao tác:
Nhấn đúp chuột vào tiêu đề muốn thay (Ví dụ trờng: Task Name )  
hộp thoại Column Definition. Trong trờng Tilte bạn gõ tên mà bạn muốn 
thay bằng tiếng Việt  OK.
Định nghĩa một trờng
 ý nghĩa các trờng trong hộp thoại Column Definition:
- Field Name: Chọn trờng thể hiện.
Hớng dẫn sử dụng Ms_Project 2003 18 
Trờng Cao đẳng Xây dựng TP. HCM – HCC 
- Title: Tiêu đề của trờng.
- Align title: Căn lề của tiêu đề
- Align data: Căn lề của dữ liệu.
- Width: Độ rộng của cột.
- Best Fit: Tự động căn lề
III/ Soạn thảo các công tác (Task List)
1/ Chèn thêm một công việc
- Chọn vị trí mà công việc mới sẽ chèn vào
Thao tác:
ư Cách 1: insert -> New Task
ư Cách 2: Dùng phím insert
2/ Xoá công tác
ư Chọn công tác cần xoá
Thao tác:
ư Cách 1: Edit -> Delete Task
ư Cách 2: Dùng phím Delete
Hớng dẫn sử dụng Ms_Project 2003 19 
Trờng Cao đẳng Xây dựng TP. HCM – HCC 
Chơng VI
Khung nhìn gantt chart
Khung nhìn Gantt Chart đợc chia làm 2 phần và đợc phân cách bằng một 
vạch dọc:
ư Khung nhìn bên trái dùng để nhập và quan sát dữ liệu của dự án
ư Khung nhìn bên phải dùng để thể hiện các công tác dới dạng 
biểu đồ ngang và các thông tin có liên quan 
I/ Nhập các công tác của dự án vào biểu đồ Gantt Chart
Biểu đồ Gantt là dạng mặc nhiên của một dự án mới. Biểu đồ này 
là dạng dùng phổ biến nhất để liệt kê các công tác của dự án.
Để làm việc với biểu đồ Gantt ta làm nh sau:
ư Cách 1: View -> Gantt Chart
Hớng dẫn sử dụng Ms_Project 2003 20 
Khung nhìn trong Gantt Chart
Vùng nhập dữ 
liệu
(Khung nhìn 
bên trái)
Vùng thể hiện 
biểu đồ ngang
(Khung nhìn 
bên phải)
Thanh
ViewBar