Bài giảng Tin học ứng dụng nâng cao - Bài: Quản trị Cơ sở dữ liệu trong Excel - Lê Viết Mẫn

Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
v 1.1 - 04/2013
Quản trị Cơ sở dữ liệu 
trong Excel
1
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Nội dung
2
1. Khái niệm Cơ sở dữ liệu
2. Tạo lập Cơ sở dữ liệu
3. Quản trị Cơ sở dữ liệu
3.1. Data Form
3.2. Sort
3.3. Filter
3.4. Data Validation
3.5. Consolidation
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Khái niệm Cơ sở dữ liệu
3
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Cơ sở dữ liệu (1/3)
4
• Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu được tổ chức và lưu trữ 
trên các thiết bị tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống 
chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều 
người sử dụng khác nhau với mục đích khác nhau
• Danh sách khách hàng, danh sách nhà cung cấp, sổ sách bán hàng, hồ sơ 
nhân viên
• Thực thể (Entity) là một lớp các đối tượng cùng loại mà nhà 
quản lý muốn lưu trữ thông tin
• Khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp, máy móc, hợp đồng,...
• Thực thể khác hàng sẽ bao gồm tất cả các khách hàng của một doanh 
nghiệp cụ thể
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Cơ sở dữ liệu (2/3)
• Một đối tượng cụ thể, xác định trong một thực thể được gọi là 
một thể hiện của thực thể đó
• Khách hàng Nguyễn Văn An, nhân viên Nguyễn Thu Hồng,...
• Trong hệ quản trị CSDL, gọi là bản ghi
• Thuộc tính (Attribute) là các đặc điểm, đặc trưng riêng của thực 
thể
• Thực thể Sinh viên có các thuộc tính như : Mã sinh viên, Họ tên sinh viên, 
Ngày sinh, Địa chỉ,...
• Để lưu trữ thông tin về mỗi thực thể, người ta thiết lập cho nó một bộ các 
thuộc tính
5
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Cơ sở dữ liệu (3/3)
• Hệ cơ sở dữ liệu (Database System) là tập hợp các CSDL có 
liên quan với nhau tạo thành một hệ CSDL
• Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System) là 
một hệ thống các chương trình máy tính giúp cho việc tạo lập, 
duy trì và sử dụng các hệ cơ sở dữ liệu.
• Foxpro, Acces, SQL Server, MySQL
• Chức năng chính :
• Tạo lập cơ sở dữ liệu
• Cập nhật dữ liệu
• Xử lý và tìm kiếm thông tin từ cơ sở dữ liệu
6
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Cơ sở dữ liệu trong Excel
• Cơ sở dữ liệu trong Excel còn được gọi là danh sách (List) hay 
bảng dữ liệu (Data Table)
• CSDL trong Excel là một bảng dữ liệu (Data Table) hai chiều 
gồm các hàng và các cột dữ liệu
• Mỗi dòng trong bảng được gọi là một bản ghi (record) ghi giá trị của các 
thuộc tính về một thực thể
• Mỗi cột trong bảng được gọi là một trường (field) ghi giá trị của một thuộc 
tính của tất cả các thực thể
• Excel thu hẹp khái niệm cơ sở dữ liệu về chỉ với một bảng 
(worksheet)
7
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Ví dụ
8
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Tạo lập Cơ sở dữ liệu
9
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Thiết kê cấu trúc bảng
10
• Trước khi thao tác trên Excel cần xác định cấu trúc bảng
• Cấu trúc bảng bao gồm:
• Ví dụ : quản lý bán hàng
BAN HANG
• Tên bảng
• Các trường
• Độ rộng trường
• Kiểu dữ liệu của trường
Số hiệu Number 5
Tên hàng Character 20
Đơn vị tính Character 6
Đơn giá Number 10
Số lượng Number 10
Thành tiền Number 12
Ngày bán Date 10
Người bán Character 20
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Tạo lập CSDL
• Bước 1 : Nhập các tên trường vào dòng đầu tiên
• Header Row
• Bước 2 : Hiệu chỉnh kích thước cột và định dạng dữ liệu
• Bước 3 : Nhập các bản ghi vào sau header row
• Bước 4 : Đặt tên cơ sở dữ liệu hoặc Chuyển thành bảng CSDL
• Ribbon Formulas > Define Name
11
Nhập tên CSDL vào đây
Chọn vùng CSDL sẵn
hay nhập vào đây
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Chuyển thành bảng CSDL
12
Chọn một ô bất kỳ bên 
trong vùng CSDL đã nhập
Vùng CSDL được tự động 
chọnVùng CSDL có bao gồm 
dòng tiêu đề cột ?
Bấm OK để hoàn tất
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Chuyển thành bảng CSDL
13
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Sửa đổi CSDL
• Thêm bản ghi
• Chèn dòng vào trước dòng cuối cùng của CSDL đã thiết lập
• Chèn dòng vào sau dòng cuối cùng của CSDL đã thiết lập
• Xoá bản ghi
• Xoá hàng
• Thêm trường
• Chèn trường vào trước trường cuối cùng của CSDL đã thiết lập
• Chèn trường vào sau trường cuối cùng của CSDL đã thiết lập
• Excel tự động mở rộng vùng CSDL
14
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Định nghĩa lại vùng CSDL
15
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Quản trị Cơ sở dữ liệu
Data Form - mẫu nhập liệu
16
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Data Form - cài đặt
17
Vào File > 
Options
2. Tạo Group 
mới trong 
ribbon Data 
và đổi tên
1
2
3
3. Có hai 
cách : Chọn 
Form rồi bấm 
Add hoặc bấm 
giữ chuột và 
kéo sang
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Data Form
18
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Data Form
19
New - tạo bản ghi mới
Delete - xoá bản ghi hiện tại
Find Pre - chuyển đến bản 
ghi trước
Find Next - chuyển đến bản 
ghi sau
Criteria - lập tiêu chuẩn lọc
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Data Form - New
20
Nhập dữ liệu vào 
các ô trống
New - tiếp tục 
tạo bản ghi mới
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Data Form - Criteria
21
Nhập điều kiện lọc 
vào các ô trống
Find Prev - tìm 
bản ghi trước phù 
hợp điều kiện
Ví dụ : đây là điều 
kiện bằng
Find Next - tìm 
bản ghi sau phù 
hợp điều kiện
Form - bỏ lọc
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu.vn Quản trị CSDL
Data Form - Criteria
22
Sau khi bấm Find Next, kết quả :
Wednesday, May 22, 13
Lê Viết Mẫn - lvman@hce.edu