Trách nhiệm của văn phòng trong việc hoạt động quản trị văn phòng tại liên đoàn lao động thành phố Hà Nội

TNU Journal of Science and Technology 226(08): 476 - 482 
 476 Email: jst@tnu.edu.vn 
RESPONSIBILITIES OF THE OFFICE IN OFFICE ADMINISTRATION 
ACTIVITIES AT HANOI CITY LABOR UNION 
Bui Quynh Trang
*
, 
TNU - University of Information and Communication Technology 
ARTICLE INFO ABSTRACT 
Received: 03/6/2021 Managing an Administration Department functions is contrary to the 
other departmental activities in an organization. This operational 
characteristic comes from the function of the Administration office 
ensuring to receive the information from all sources for an organization 
or a department. Agencies, units’ issues related to the responsibility of the 
office are being asked to learn and research. The responsibility of the 
office in the management of the office is based on many research 
methods, in this article, the author used... analyzed, comparative and 
explanatory methods and the information from other scholars to analyze 
and compare the role of office management for an organization in general 
and in a trade union in particular. From the result, the author comes up 
with suggestions and solutions to increase the awareness of the position 
of administrative management activities in the trade union or an 
organization, from this improving the current office management system. 
Revised: 30/6/2021 
Published: 30/6/2021 
KEYWORDS 
Office Management 
Roles of office 
Office 
The responsibility of office 
Solutions 
TRÁCH NHIỆM CỦA VĂN PHÒNG TRONG VIỆC HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ 
VĂN PHÒNG TẠI LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG THÀNH PHỐ HÀ NỘI 
Bùi Quỳnh Trang 
Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông – ĐH Thái Nguyên 
THÔNG TIN BÀI BÁO TÓM TẮT 
Ngày nhận bài: 03/6/2021 Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng khác với các hoạt động 
trong tổ chức, đặc tính hoạt động này xuất phát từ chức năng của văn 
phòng để đảm bảo tiếp nhận được mọi nguồn tin của mọi đối tượng đối 
với hoạt động của cơ quan, đơn vị nên những vấn đề liên quan đến 
trách nhiệm của văn phòng đang được đặt ra để tìm hiểu, nghiên cứu. 
Trách nhiệm của văn phòng trong việc hoạt động quản trị văn phòng 
được dựa trên nhiều phương pháp nghiên cứu, trong đó tác giả chủ yếu 
sử dụng các phương pháp phân tích, so sánh, diễn giải, đồng thời dựa 
trên các nguồn dữ liệu thứ cấp thu được từ các bài báo, sách, quan 
điểm của các nhà học giả, tác giả đã phân tích, đánh giá thực tiễn và 
đưa ra các kiến nghị, giải pháp nhằm tăng nhận thức đúng đắn về về vị 
trí và vai trò của công tác văn phòng đối với hoạt động của Liên đoàn 
lao động nói chung cũng như trong hoạt động quản lý hành chính để 
từng bước đưa công tác văn phòng tại cơ quan, đơn vị trong toàn hệ 
thống đi vào nề nếp. 
Ngày hoàn thiện: 30/6/2021 
Ngày đăng: 30/6/2021 
TỪ KHÓA 
Quản trị văn phòng 
Vai trò 
Văn phòng 
Trách nhiệm của văn phòng 
Giải pháp 
DOI: https://doi.org/10.34238/tnu-jst.4584 
Email: bqtrang@ictu.edu.vn 
TNU Journal of Science and Technology 226(08): 476 - 482 
 477 Email: jst@tnu.edu.vn 
1. Đặt vấn đề 
Trong giai đoạn từng bước hội nhập với khu vực và thế giới, Việt Nam đang phát triển theo 
hướng đa dạng hóa, hiện đại hóa. Đứng trước những cơ hội và thách thức mới, năng lực quản lý 
hành chính đóng một vai trò quan trọng [1]. Những vấn đề liên quan đến trách nhiệm của văn 
phòng trong việc hoạt động quản trị văn phòng bước đầu được đặt ra để tìm hiểu, nghiên cứu, 
song kết quả thu được còn nhiều hạn chế. Văn phòng được coi là hình ảnh đại diện của cơ quan, 
doanh nghiệp [2]. Văn phòng có trách nhiệm tham mưu, điều hành công việc trong tổ chức, 
thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ lao động trong văn phòng, từng bước hiện đại 
hóa công tác hành chính văn phòng [3]. Mặc dù trong thực tế, quản trị văn phòng ngày càng được 
coi trọng và thể hiện được vai trò tích cực đối với tổ chức, được các lãnh đạo quan tâm nhưng 
dường như trách nhiệm của văn phòng trong thực tiễn và lý luận chưa tiếp cận gần nhau. Việc coi 
văn phòng là một thực thể sẽ giới hạn nhiệm vụ và hoạt động của quản trị văn phòng [2]. Dù ở 
cấp độ nào và lĩnh vực nào – Văn phòng Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội cũng đóng vai trò 
quan trọng trong việc nâng cao hiệu lực quản lý, góp phần thúc đẩy sự đổi mới, hoàn thiện của tổ 
chức phù hợp với xu hướng chung của thời đại. 
Mặc dù đã có những nghiên cứu về vấn đề quản lý văn phòng nhưng mới dừng lại ở việc hoạt 
động quản lý như việc đưa ra bài toán nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong công tác quản lý nhà 
nước định hướng đổi mới hoạt động xây dựng tổ chức tổ máy quản lý nhà nước, phát huy vai trò 
của văn phòng trong công tác tổ chức thực hiện các nhiệm vụ chung [4]. Trong nghiên cứu này, 
tác giả đã lập luận văn phòng thực hiện chức năng thông tin qua hàng loạt các hoạt động như tìm 
kiếm thông tin (tiếp nhận, xử lý thông tin cho các cấp lãnh đạo để ban hành các quyết định quản 
lý); phổ biến thông tin; lưu trữ thông tin. Tất cả những hoạt động này được thực hiện dựa vào 
cách thức tổ chức và những quy định cụ thể của từng loại hình văn phòng tùy theo chức năng và 
nhiệm vụ cụ thể mà văn phòng đó phải đảm nhận. Như vậy, có thể coi hoạt động văn phòng như 
một hệ thống cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý [5]. Trong một nghiên cứu khác, việc biên 
soạn và ban hành quy chế, quy định làm việc ở các cơ quan để từng thành viên trong tổ chức bám 
sát nhiệm vụ, thực hiện đúng công việc của mình cũng đã được nêu ra; qua đó từng bước thực hiện 
nguyên tắc tổ chức, phát huy hết vai trò trách nhiệm của lãnh đạo tổ chức [6], [7]. Do vậy, bài báo 
này sẽ tập trung nghiên cứu trách nhiệm của văn phòng trong việc hoạt động quản trị văn phòng. 
2. Phương pháp nghiên cứu 
Tác giả sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau nhằm đi sâu nghiên cứu các vấn đề 
về trách nhiệm của văn phòng trong việc hoạt động quản trị văn phòng nhằm đánh giá thực tiễn 
một cách khoa học. Tác giả cũng sử dụng phương pháp khảo sát bảng hỏi để tiếp cận và nghiên 
cứu các k ... ng tác công đoàn của Thủ đô Hà Nội đồng thời cũng là một 
đoàn thể chính trị - xã hội rộng lớn của Thành phố Hà Nội vì vậy Văn phòng Liên đoàn Lao động 
thành phố Hà Nội đã và đang tham mưu về công tác đối nội và đối ngoại cho Cơ quan cũng như cho 
Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội một cách có hiệu quả [14]. 
Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội có mối quan hệ đối nội phối hợp, hợp tác hiệu quả với 
rất nhiều đơn vị trong và ngoài hệ thống Công đoàn. Trong đó, Văn phòng là đơn vị điều hành 
hoạt động và là đầu mối thông tin tổng hợp cho Ban Thường vụ, Ban Chấp hành và Thủ trưởng 
cơ quan. 
Về công tác đối ngoại, Liên đoàn Lao động Hà Nội luôn quan tâm đẩy mạnh hợp tác, giao lưu 
trao đổi, học hỏi kinh nghiệm hoạt động với các tổ chức công đoàn các nước trên thế giới. Việc 
tiếp các đoàn đại biểu, việc tạo dựng, duy trì và phát triển mối quan hệ ngoại giao cùng với các 
chương trình ký kết đã được Văn phòng đã tham mưu, phối hợp với Công đoàn một số nước bạn 
ký kết bản thỏa thuận công tác trong đó có tập huấn nghiệp vụ cho các cán bộ công đoàn. 
3.1.6. Công tác truyền thông 
Văn phòng là cơ quan thường trực, tham mưu giúp Ban Thường vụ quản lý, điều hành hoạt 
động website [15], [16]. Website của Liên đoàn Lao động Thành phố thông qua việc truyền tải 
TNU Journal of Science and Technology 226(08): 476 - 482 
 480 Email: jst@tnu.edu.vn 
những chủ trương, kế hoạch lãnh đạo, chỉ đạo của Liên đoàn Lao động Thành phố, đồng thời 
phản ánh hoạt động của các cấp Công đoàn Thủ đô. 
Tuy nhiên, bên cạnh đó công tác truyền thông của website Liên đoàn Lao động thành phố Hà 
Nội còn một số điểm tồn tại như: chất lượng tin bài viết cho website chưa sâu, bài viết trao đổi kinh 
nghiệm, những vấn đề vướng mắc hay kinh nghiệm thực tế từ cơ sở còn ít, chưa phản ánh hết tiềm 
năng của các cấp công đoàn; các mục Lịch công tác, thông báo mời họp, văn bản mới hiện nay 
đang nằm riêng từng mục, chưa khoa học, cách hiển thị chưa thuận tiện cho người sử dụng 
3.2. Đánh giá hoạt động văn phòng 
Nhìn chung, từ khi có các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác Văn phòng cấp ủy Đảng, 
văn bản chỉ đạo về công tác văn phòng của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam; các văn bản quy 
định pháp lý liên quan đến các công tác công tác Công đoàn nói chung và Văn phòng của Liên 
đoàn Lao động thành phố Hà Nội nói riêng đã được quan tâm hơn. Về tổng thể, Văn phòng Liên 
đoàn Lao động thành phố Hà Nội đảm bảo cho hoạt động điều hành, chỉ đạo của Thường trực, 
Ban Chấp hành, Ban Thường vụ và Thủ trưởng cơ quan. 
Cụ thể, Văn phòng Liên đoàn Lao động Thành phố đã thực hiện đánh giá các hoạt động của 
Văn phòng thông qua việc đánh giá, bình bầu xếp loại hoạt động của từng cá nhân trong quá trình 
thực hiện nhiệm vụ công việc theo tuần, tháng, quý, sáu tháng và một năm. Có thể nhận thấy rằng 
có được sự quan tâm của lãnh đạo Văn phòng, chỉ đạo duy trì sinh hoạt giao ban hàng tuần nhằm 
kịp thời nắm bắt tình hình các mặt hoạt động của Văn phòng từ đó có những phổ biến, triển khai 
và cải tiến chất lượng hoạt động của Văn phòng. 
Bên cạnh đó, việc đánh giá hoạt động Văn phòng còn có một số hạn chế và xuất phát từ nhiều 
nguyên nhân khác nhau. 
Nguyên nhân đầu tiên phải nhắc đến đó chính là do tổ chức bộ máy thiếu sự ổn định, chưa phù 
hợp; đội ngũ cán bộ làm công tác tham mưu, tổng hợp còn thiếu và thường xuyên biến động. 
Chất lượng công tác tham mưu của Văn phòng xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình 
công tác chưa cao. Chương trình công tác quý, lịch công tác tuần có tính ổn định thấp, sau khi 
xây dựng còn phải thay đổi, bổ sung nhiều mới thực hiện được, không dự đoán hết được những 
công việc phát sinh, nhất là theo yêu cầu của Trung ương và Thành phố, gây bị động cho các đơn 
vị trực thuộc. Bên cạnh đó, chất lượng công tác tham mưu về quản lý tài chính, tài sản của cơ 
quan còn thụ động, chưa thật sự chủ động, linh hoạt, kịp thời có việc còn chậm trễ chưa đảm bảo 
về mặt thời gian. 
Nguyên nhân tiếp theo đó chính là công tác chỉ đạo, điều hành hoạt động của Lãnh đạo Văn 
phòng có lúc, có việc chưa khoa học, hợp lý, phân công công việc không rõ ràng, thiếu kiểm tra, 
giám sát, thiếu đánh giá, cải tiến chất lượng; tiến độ triển khai xây dựng, tham mưu các văn bản 
chỉ đạo của Công đoàn Thành phố còn chậm. Xuất phát từ sự hạn chế, thiếu sót của hệ thống các 
văn bản quy định về nội dung và thời gian tham mưu, thực hiện công việc chưa được kịp thời, rõ 
ràng, cụ thể. Công tác kiểm tra, giám sát, hướng dẫn nghiệp vụ quản lý tài chính, tài sản đối với cấp 
dưới và các đơn vị trực thuộc tuy đã được quan tâm thực hiện nhiều hơn nhưng chưa thường xuyên. 
3.3. Giải pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội 
Một nguyên nhân cơ bản của những tồn tại trong hoạt động điều hành công việc của Văn 
phòng hiện nay là do chưa hoàn thiện được hệ thống các văn bản quy định về vấn đề này. Chính 
vì vậy vấn đề đầu tiên là phải tạo được một cơ sở pháp lý cơ bản cho hoạt động lãnh đạo, điều 
hành công việc. 
Thứ nhất, hoàn thiện hệ thống văn bản Nội quy, quy chế, quy định làm việc của Văn phòng 
Xuất phát từ thực trạng của Cơ quan và Văn phòng Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội 
hiện nay, để rà soát và xây dựng lại quy chế làm việc của cơ quan cũng như của Văn phòng để 
tạo nên sự thống nhất trong toàn cơ quan, đơn vị, mọi quy định trong cơ quan được phổ biến sâu 
rộng đến từng người, từng bộ phận làm căn cứ chuẩn mực để thực hiện trong quá trình thực hiện 
TNU Journal of Science and Technology 226(08): 476 - 482 
 481 Email: jst@tnu.edu.vn 
nhiệm vụ của mình sao cho đúng quy định và hiệu quả công việc là cao nhất. Trong đó quy chế 
làm việc của Văn phòng phải thật rõ ràng đến từng việc, từng nội dung chi tiết và từng vấn đề sẽ 
phát sinh trong quá trình thực hiện nhiệm vụ tránh trường hợp chỉ đạo chung chung, không rõ 
ràng dễ gây nhầm lẫn và tranh cãi cho việc thực hiện. Đồng thời, xây dựng và ban hành các Quy 
định cụ thể khác để làm căn cứ cho mọi người trong quá trình thực hiện. Có thể nhận thấy rằng 
hiện nay Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội chưa ban hành quy chế văn thư lưu trữ của cơ 
quan cũng như một số quy định cụ thể khác trong công tác văn phòng như: chế độ thông tin báo 
cáo, thành phần nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, trình ký văn bản, quản lý văn bản điện tử, chế độ 
tiếp khách.... Đây là nguyên nhân dẫn đến công tác văn phòng của Liên đoàn chưa thực sự đi vào 
nề nếp và hiệu quả. Do đó, Liên đoàn cần sớm ban hành quy chế văn thư lưu trữ của cơ quan 
cũng như các quy định cụ thể khác trong các mảng, các trường hợp trong quá trình thực hiện, 
triển khai các công việc mang tính chất hành chính văn phòng của cơ quan. Đây là chức năng 
cũng đồng thời là một nhiệm vụ đặt ra trong thời gian tới của Văn phòng Liên đoàn Lao động 
Thành phố cần thực hiện và giải quyết. 
Thứ hai, phân công công việc rõ ràng, hợp lý và khoa học 
Văn phòng Liên đoàn Lao động Thành phố cần phải sắp xếp lại các vị trí và cơ cấu việc làm 
đối tới từng vị trí và từng cá nhân để tối ưu hóa các vị trí công việc và sử dụng nguồn lao động 
dôi dư cho hợp lý. Việc phân công công việc phải đảm bảo các bộ phận phải đảm bảo công việc 
của bộ phận mình. Trường hợp không tự đảm bảo được tiến độ công việc của bộ phận của mình, 
phải báo cáo lãnh đạo Văn phòng để có sự điều chỉnh, phân công các bộ phận khác hỗ trợ sao cho 
hợp lý và khoa học. 
Thứ ba, xây dựng và ban hành quy định về công tác k iểm tra chất lượng 
Số lượng công việc hoàn thành sau mỗi quy trình; kiểm tra, giám sát việc thực hiện cơ chế, 
trách nhiệm, quyền hạn trong thực hiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan, Văn phòng; 
kiểm tra việc thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin của Văn phòng. Đôn đốc, giám sát và kiểm tra 
việc tiến độ thực hiện công việc và tình hình triển khai công việc của các bộ phận, cá nhân của 
Văn phòng nhưng đồng thời kiểm tra, giám sát các Ban, các đơn vị do Liên đoàn Lao động thành 
phố Hà Nội quản lý. Các hình thức kiểm tra: kiểm tra trực tiếp (các quy trình thực hiện công việc 
của chuyên viên, nhân viên văn phòng, tổ chức đoàn kiểm tra), kiểm tra gián tiếp (kiểm tra các 
kết quả thực hiện công việc, kiểm tra qua báo cáo, kiểm tra chéo thông tin giữa các bộ phận, kiểm 
tra qua phản hồi của Thường trực, các Ban, các đơn vị phối hợp liên quan). 
Cuối cùng, tăng cường công tác điều hành, chỉ đạo, phối kết hợp và đoàn kết nội bộ 
Trong quá trình vận hành hoạt động văn phòng cần tăng cường công tác kiểm tra, giám sát 
công việc. Chánh Văn phòng cần thiết lập được các kênh kiểm tra, giám sát các tổ, bộ phận mình 
thông qua việc bầu các tổ trưởng hoặc người phụ trách bộ phận giúp lãnh đạo Văn phòng theo 
dõi, đôn đốc và nhắc nhở trực tiếp các cán bộ, chuyên viên và người lao động của bộ phận mình 
thực hiện các quy định và công việc đã được phân công theo đúng mục đích của lãnh đạo, đồng 
thời kịp thời báo cáo lãnh đạo văn phòng những trường hợp phát sinh hoặc những sai lệch cần 
lãnh đạo văn phòng, lãnh đạo cơ quan cho ý kiến điều chỉnh hoặc ra các quyết định quản lý phù 
hợp để đảm bảo mục tiêu chung của cơ quan được đảm bảo. 
Bên cạnh đó, duy trì chế độ họp giao ban lãnh đạo văn phòng hàng tuần, họp cán bộ, công 
chức, nhân viên văn phòng hàng tháng để phổ biến, triển khai các công việc mới, đánh giá, kiểm 
điểm kết quả thực hiện nhiệm vụ của từng cá nhân, bộ phận và tập thể văn phòng. 
Đặc biệt tổ chức các cuộc họp, hội nghị tập huấn nhằm nâng cao nhận thức và chất lượng hoạt 
động tham mưu, phục vụ cho cán bộ, chuyên viên, người lao động của văn phòng cũng như toàn 
cơ quan. Đồng thời, tổ chức một số hoạt động phong trào đoàn thể để thu hút sự quan tâm và gắn 
kết các cá nhân, tổ chức lại với nhau, tạo môi trường và tiếng nói chung cho mọi người thấu hiểu, 
cảm thông và liên kết chặt chẽ với nhau trong công việc cũng như trong cuộc sống. 
TNU Journal of Science and Technology 226(08): 476 - 482 
 482 Email: jst@tnu.edu.vn 
4. Kết luận 
Chúng ta thấy rằng trách nhiệm của văn phòng trong hoạt động quản trị văn phòng là rất quan 
trọng. Thông qua trách nhiệm Văn phòng chúng ta sẽ thấy được những điểm mạnh cũng như 
những hạn chế mà Tổng liên đoàn lao động cần nghiên cứu để xây dựng và phát huy hoạt động 
quản trị văn phòng của cơ quan ngày càng hiệu quả hơn. Từ những đánh giá thực trạng về quản 
trị văn phòng tại Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội, tác giả đã đưa ra một số giải pháp nâng 
cao chất lượng hoạt động của Văn phòng các cấp công đoàn Thủ đô. 
Nhờ có trách nhiệm của văn phòng mà tinh thần, thái độ làm việc, sự đoàn kết, kỷ luật và 
đồng tâm đã được khẳng định trong quá trình làm việc. Vì vậy, vấn đề đầu tiên là cần nhận thức 
đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn phòng đối với hoạt động của Tổng Liên đoàn lao 
động nói chung cũng như trong hoạt động quản lý hành chính để từng bước đưa công tác văn 
phòng tại cơ quan, đơn vị trong toàn hệ thống đi vào nề nếp và góp phần tích cực cho sự nghiệp 
tổ chức Công đoàn Thủ đô vững mạnh. 
T I LI U TH M H O REFERENCES 
[1] H. H. Nguyen and V. M. Nguyen, “Public management in Vietnam and the need to develop and enact 
the Law on Public Administration,” State management review, vol. 02, pp. 11-15, 2016. 
[2] A. T. Cam, “The effects of culture on office activities ,” State records and archives department of 
Vietnam, vol. 03, pp. 74-76, 2005. 
[3] H. D. Le, “Event organization skills for office workers ,” State records and archives department of 
Vietnam, vol. 10, pp. 34-37, 2011. 
[4] P. M. Nguyen, “Improve the effectiveness and efficiency of state management in the current period,” 
State management review, vol. 1, pp. 87-95, 2020. 
[5] H. T. Le, “Building an office information system,” Proceedings of the Scientific Conference on Office 
Administration - Theory and practice, Vietnam national university Press Hanoi, 2005, pp.152-166 
[6] P. M. Nguyen, “Some issues on compiling and promulgating regulations and working regulations at 
current agencies,” Proceedings of Scientific Conference on Office Administration - Theory and 
practice, Vietnam National university Press Hanoi, 2005, pp. 60-72 
[7] T. D. L. Pham, “Office administration: Concepts and organizational models ,” State records and 
archives department of Vietnam, vol. 12, pp. 16-19, 2010. 
[8] T. D. L. Pham, “E-Government - Opportunities and challenges for mining organizations using 
archives ,” State records and archives department of Vietnam, vol. 11, pp. 57-60, 2014. 
[9] T. V. Doan, Management Information Systems, Hanoi University of Culture, Materials of the 
Department of Archives and Office Administration, 2004. 
[10] H. N. T. Nguyen and T. V. Hoang, “State management activities in the context of industrial revolution 
4.0,” (in Vietnamese), State management review, vol. 02, pp. 91-94, 2019. 
[11] N. T. T. Nguyen, “State management of technology transfer,” State management review, vol. 10, pp. 
105-110, 2018. 
[12] T. V. Tat, “State administrative apparatus reform – the current situation and tasks,” (in Vietnamese), 
State management review, vol. 05, pp. 28-33, 2018. 
[13] T. T. Tran, “The nature and position of the planning and inspection function in office administration,” 
Proceedings of the Scientific Conference on Office Administration - Theory and Practice, Vietnam 
national university Press Hanoi, 2005, pp. 177-189 
[14] The office of the Government, “Functions and tasks of the office of the Government,” November 11, 
2016. [Online]. Available:  
[Accessed May 20, 2021]. 
[15] T. T. Nguyen, “Some recommendations on training and fostering cadres, civil servants and public 
employees,” (in Vietnamese), State management review, vol. 11, pp. 37-41,2019. 
[16] V. C. Trieu, “Improving the quality of training and fostering cadres and civil servants to meet the 
requirements of development and international integration ,” State management review, vol. 01, pp. 10-
14, 2017.