Bài giảng Quan hệ công chúng - Chương 5: Tổ chức sự kiện - Ngô Minh Cách

1HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
Bộ môn Marketing
• Môn học:
QUAN HỆ CÔNG CHÚNG
(PR- PUBLIC RELATION)
G.v.c Th.s Ngô Minh Cách
(Trưởng bộ môn Marketing)
2CHƯƠNG 5: TỔ CHỨC SỰ KIỆN
5.1 Tổng quan về tổ chức sự kiện
- Khái niệm
- Nguyên tắc tổ chức sự kiện
5.2 Xây dựng kế hoạch cho sự kiện
- Quản trị nhân sự
- Quản trị tài chính
- Kế hoạch tổ chức và thực hiện
5.3 Các loại hình sự kiện
5.4 Chiến lược tài trợ sự kiện
3KHÁI NIỆM
Tổ chức sự kiện( Events) là quá trình kết hợp 
các hoạt động lao động với các tư liệu lao động 
,thực hiện các dịch vụ trong một không gian và 
thời gian cụ thể, đảm bảo toàn bộ các công việc 
chuẩn bị và các hoạt động triển khai cuả một 
sự kiện nào đó diễn ra đúng kế hoạch, nhằm 
chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những 
thông điệp truyền thông theo yêu cầu của 
khách hàng mục tiêu
4CÁC THÀNH TỐ TRONG MỘT SỰ KIỆN
Chủ sở hữu sự kiện: là người có nhu cầu tổ chức sự 
kiện để truyền thông. Họ có thể là các tổ chức, cá nhân, 
doanh nghiệp hoặc các đoàn thể. Họ là người đầu tư cho 
sự kiện 
Người tổ chức sự kiện: là những người thực hiện sự 
kiện, chịu trách nhiệm trước chủ sở hữu về sự thành công 
của sự kiện đó
Đối tượng tham dự sự kiện: là khách mời theo yêu 
cầu của chủ sự kiện.Đó là đối tượng nhận thông điệp 
truyền thông từ chủ sự kiện . 
5CÁC NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Event phải được đặt trong chiến lược marketing của công ty
Xác định đúng đối tượng khách hàng mục tiêu 
Phải đặt mục tiêu rõ ràng cho sự kiện làm cơ sở cho việc xây 
dựng chiến lược, chiến thuật và hoạt động đánh giá 
Phải quảng bá cho sự kiện nhằm thu hút và xác định rõ hơn 
khách hàng mục tiêu
Phải có kế hoạch thực hiện cụ thể, rõ ràng
Nhân lực là yếu tố quan trọng nhất( Cả người tham gia và 
người thực hiện)
Xác định rõ ngân sách dành cho sự kiện
6XÂY DỰNG KẾ HOẠCH CHO SỰ KIỆN
 Quản trị nhân sự
 Quản trị tài chính
 Kế hoạch tổ chức và triển khai thực hiện
7QUẢN TRỊ NHÂN SỰ CHO SỰ KIỆN
Hai loại nhân sự : Full- time & Part- time
Phân bố nguồn nhân lực
Phân công nhiệm vụ và trách nhiêm cụ thể cho từng 
loại nhân sự
Huấn luyện nhân viên
8NHIỆM VỤ CỦA TỪNG LOẠI NHÂN SỰ
Quản lý dự án/Sự kiện; Trợ lý quản lý dự án
Trưởng bộ phận phụ trách nghệ thuật; quản lý khu trò chơi
Trưởng bộ phận phụ trách pháp lý
Trưởng bộ phận điện nước và bảo vệ
Trưởng bộ phận phụ trách về giao thông, an ninh
Trưởng bộ phận phụ trách thông tin liên lạc; quảng cáo
Trưởng bộ phận nhân sự
Quản lý khu vực VIP, thủ kho
9QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH CỦA SỰ KIỆN
Yêu cầu cơ bản:
Nhà tổ chức cần phải khẳng định rằng có đủ nguồn ngân sách 
để tổ chức sự kiện
Nhà tổ chức sự kiện cần phải thu xếp sử dụng nguồn ngân sách 
một cách hợp lý cho dù sự kiện lớn hay nhỏ, không để thiếu tiền 
khi đang tổ chức sự kiện
Nhà tổ chức sự kiện cững cần xác định rõ quy mô, vị trí, địa điểm 
tổ chức sự kiện cho phù hợp với nguồn ngân sách
Việc chi tiêu ngân sách cần phải có kế hoạch chi tiết , đảm bảo 
yêu cầu của từng công việc và tính hiệu quả
10
QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH CỦA SỰ KIỆN
Dự toán ngân sách:
Việc dự toán ngân sách phụ thuộc rất lớn vào mục đích tổ chức sự 
kiện.Vì vậy, khi tổ chức sự kiện nhà tổ chức cần trả lời: Mục đích 
của sự kiện là gì? Mục đích sẽ chi phối đến quy mô thiết kế và tổ 
chức hoạt động của sự kiện 
Cần phải dự kiến được danh mục hàng hóa và dịch vụ, khối 
lượng công việc cần thiết cho tổ chức sự kiện 
Nhà tổ chức cần phân tích mối tương quan giữa ngân sách và 
danh mục hàng hóa,dịch vụ để điều chỉnh cho phù hợp
11
QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH CỦA SỰ KIỆN
Phân bổ ngân sách:
Lập bảng chi phí: Liệt kê các hạng mục công việc, nội dung hoạt 
động cùng ngân sách dự kiến kèm theo 
Kiểm tra, điều chỉnh tổng thể: Sau khi lập bảng cần phân tích, rà 
soát lại toàn bộ, tiến hành điều chỉnh nhằm đảm bảo tính hợp lý 
giữa hạng mục các công việc và chi phí 
Các sự kiện khác nhau về tính chất và quy mô nên bảng chi phí sẽ 
khác nhau. Khi làm kế hoạch thì lập bản dự toán còn khi triển 
khai sẽ lập bảng chi phí cho từng công việc cụ thể
12
KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ TRIỂN 
KHAI SỰ KIỆN
1- Giai đoạn chuẩn bị:
Phân tích chiến lược : Event phải phục vụ cho chiến lược kinh 
doanh và marketing trong từng giai đoạn
Xác định mục tiêu Event :
- Tăng doanh số
- Tạo đồng minh chiến lược
- Xây dựng và củng cố thương hiệu
- Thu hút lực lượng truyền thông 
- Giáo dục, huần luyện nhân sự nội bộ
- Xây dựng văn hóa tổ chức
13
KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ TRIỂN 
KHAI SỰ KIỆN
Xác định loại hình sự kiện :
Khai trương, khánh thành, động thổ.
Ra mắt sản phẩm mới
Họp báo
Roadshow
Hội chợ triển lãm
Kỷ niệm ngày thành lập công ty
Sự kiện tổ chức vào các dịp lễ như: năm mới, ngày 8.3
14
KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ TRIỂN 
KHAI SỰ KIỆN
Hoạch định ngân sách : Căn cứ vào
Tổng ngân sách chi cho marketing của công ty
Mức độ ưu tiên và tầm quan trọng của sự kiện so với các hoạt 
động marketing khác
Hiệu quả của Event trong tích hợp của cả chiến dịch PR và 
truyền thông marketing
Phạm vi và quy mô của sự kiện 
15
KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ TRIỂN
KHAI SỰ KIỆN
Xác định đội ngũ hoạch định và triển khai Event
Giám đốc marketing
Giám đốc quan hệ công chúng
Giám đốc thương hiệu
Giám đốc nhân sự
Nhân viên marketing; Các agency quảng cáo
Giám đốc điều hành
Giám đốc tài chính
Nhân viên thực hiện cho từng công việc..
16
KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ TRIỂN 
KHAI SỰ KIỆN
Xác định hình ảnh và cảm nhận của Event:
• Hình ảnh:
+ Thông điệp; định vị
+ Qui mô tổ chức
+ Cá tính, phong cách
+ Nội dung, cấu trúc của sự kiện
• Cảm nhận:
+ Những mong muốn đạt được về cảm nhận của người tham dự 
+ Cảm nhận của giới truyền thông 
+ Cảm nhận của công chúng
17
KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ TRIỂN 
KHAI SỰ KIỆN
Xác định đối tượng tham dự Event:
Xác định cụ thể đối tượng tham dự 
Xác định cụ thể số lượng và cơ cấu người tham dự cho từng sự 
kiện 
Xác định phương pháp thu hút người tham dự
18
KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ TRIỂN
KHAI SỰ KIỆN
Phát triển ý tưởng của Event:
Chủ đề
Thời gian
Địa điểm: khách sạn, công viên, sân vận động, tòa nhà.
ý tưởng kịch bản 
ý tưởng thiết dàn dựng về hình ảnh và âm thanh 
Những hoạt động sau sự kiện: báo chí viết bài, thu hình phát 
sóng, làm đĩa CD phát hành
19
KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ TRIỂN
KHAI SỰ KIỆN
2- Giai đoạn triển khai :
Những yếu tố quan trọng:
Sáng tạo : Dựa trên cơ sở của :chiến lược định vị và xây dựng 
thương hiệu ; thực trạng về ngân sách về thời gian về địa điểm
Tổ chức thực hiện : Chính xác thời gian; Khớp nối các bộ phận 
và công việc; Đảm bảo an toàn
Đối tượng tham dự : Đảm bảo đông đủ, đúng thành phần; có 
phương án dự phòng
20
KẾ HOẠCH TỔ CHỨC VÀ TRIỂN
KHAI SỰ KIỆN
Phân tuyến hoạch định:
Tuyến tĩnh vật: Địa điểm,sân khấu, âm thanh,ánh sáng...
 Tuyến nhân vật : Khách hàng, truyền thông, công an, nhân viên, 
tham gia biểu diễn...
Lên kịch bản chi tiết :Thời gian Tiết mục Người phụ trách 
Nội dung Điều kiện hỗ trợ sự cố và khắc phục
Tính toán chi phí : chi phí nhân công; chi phí trang thiết bị; chi 
phí in ấn và trang trí; chi phí điện thoại và fax; chi phí giấy phép, 
chi phí an ninh và truyền thông...
21
CÁC LOẠI HÌNH EVENTS CHỦ YẾU
Hội chợ triển lãm
Khai trương
Giới thiệu sản phẩm mới
Các ngày lễ, kỳ nghỉ
Sự xuất hiện của người nổi tiếng
Kỷ niệm thành lập
Tổ chức các trò chơi và cuộc thi
Đồng tài trợ
22
HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM (FAIR)
Khái niệm về hội chợ :
• “ Ngành công nghiệp hội chợ triển lãm với mục tiêu cung 
cấp các giá trị gia tăng (value added) cho nhà trưng bày 
(exhibitor) và khách viếng thăm (visitors) 
• “Mang người mua và người bán của một ngành công 
nghiệp tới một địa điểm trong một thời gian nhất định” 
Vincent Gerard – Giám đốc điều hành UFI
23
HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM (FAIR)
Mục tiêu của hội chợ:
Hội chợ (hay triển lãm thương mại) là hoạt động xúc tiến 
thương mại được thực hiện tập trung trong một thời gian và 
tại một địa điểm nhất định để công ty trưng bày, giới thiệu 
hàng hóa dịch vụ nhằm quảng cáo và tìm kiếm cơ hội giao 
kết hợp đồng mua bán hàng hoá, dịch vụ. Hội chợ cũng là cơ 
hội tốt để trao đổi kinh nghiệm, chuyển giao công nghệ, xúc 
tiến đầu tư, hợp tác kinh tế giữa các doanh nghiệp, các địa 
phương và các quốc gia.
24
HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM (FAIR)
Tổ chức hội chợ : Là các hoạt động điều phối nhằm 
mục tiêu thỏa mãn nhu cầu của khách hàng tham 
quan triển lãm (visitor) và khách hàng tham dự triển 
lãm(exhibitor)
25
HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM (FAIR)
Người tổ chức hội chợ :
Do thương nhân kinh doanh dịch vụ hội chợ - triển lãm 
thương mại thực hiện
Do một tổ chức, cơ quan, hiệp hội nào đó đứng ra tổ chức . 
Thông thường, các cơ quan này là cơ quan xúc tiến thương 
mại của quốc gia hay địa phương, dùng ngân sách hay quỹ để 
hỗ trợ, tại Việt Nam là VIETRADE (Cục Xúc tiến thương mại 
thuộc Bộ Công Thương), tại Nhật Bản là JETRO, tại 
Australia là AUSTRADE...
26
HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM (FAIR)
Chủ thể tham gia trưng bày hàng hóa: Là các doanh nghiệp & 
thương nhân với mục tiêu tìm đối tác; Do đó đối tượng khách 
hàng mà thương nhân hướng tới chủ yếu cũng là bạn hàng.
Các loại hội chợ: Hội chợ đa ngành và Hội chợ chuyên ngành
Cách tổ chức hội chợ : Nhà tổ chức (organizer) đứng ra mời, 
kêu gọi, tập hợp các đơn vị tham gia hội chợ; sau đó sắp xếp họ 
vào các vị trí gian hàng tại địa điểm của mình và phải trả chi phí
27
HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM (FAIR)
Các dịch vụ tại hội chợ :
Dịch vụ cung cấp mặt bằng, gian hàng
Dịch vụ cung cấp điện nước
Dịch vụ kho, bãi và vận chuyển hàng hóa
Dịch vụ cung cấp thông tin; Dịch vụ quảng cáo, hải quan
Dịch vụ cung cấp các trang thiết bị trưng bày
Dịch vụ tổ chức các sự kiện, phiên dịch
Dịch vụ hội thảo theo chủ đề
Dịch vụ ăn uống, thăm quan cho khách
28
HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM (FAIR)
Mời khách tham quan hội chợ :
• Xỏc định khỏch hàng mục tiờu phự hợp với mục đớch Fair 
• Dựng cỏc biện phỏp truyền thụng để tiếp cận đỳng khỏch hàng 
thăm quan triển lóm
• Giới thiệu mục đớch và lợi ớch mà hội chợ sẽ mang lại
• Giới thiệu các dịch vụ bổ sung cho người tham dự: tham quan, 
tham dự hội thảo, thông tin .trò chơi,khuyến mãi...
• Thông tin liên quan đến việc tiếp cận hội chợ: máy bay, khách 
sạn, dịch vụ khác
29
HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM (FAIR)
Quyết định tham gia hội chợ?:
• Tầm quan trọng của hội chợ đối với thị trường và đối với công ty? 
• Đối tượng khách tham quan (KH hiện tại và tiềm năng;các nhà phân phối; 
giới truyền thông; đối thủ cạnh tranh)
• Tầm quan trọng của hội chợ với ngành kinh doanh tương ứng
• Sản phẩm trưng bày của công ty có thu hút được sự chú ý?
• Hiệu quả so với sử dụng các công cụ marketing khác? 
• Chi phí tham dự so với lợi nhuận? 
• Khả năng đạt các mục tiêu khi tham gia hội chợ?
• Sự phù hợp với chiến lược marketing và phát triển thị trường?
30
CHIẾN LƯỢC TÀI TRỢ SỰ KIỆN
Vai trò chính của tài trợ là nâng cao vị thế và uy tín nhằm 
xây dựng hình ảnh thương hiệu của công ty.Tuy nhiên, đây 
là hoạt động rất phức tạp . Để thực thi thành công hoạt 
động này cần giải quyết 4 vấn đề:
Tại sao chọn tài trợ.
Đánh giá lợi ích của tài trợ
Ngân sách dành cho tài trợ
Xây dựng kế hoạch tài trợ
31
LÝ DO TÀI TRỢ SỰ KIỆN
Tài trợ nhằm hướng đến nhóm KH mục tiêu
Nhằm thiết lập mối liên kết giữa giá trị thương hiệu sẵn có với 
các thương hiệu lớn khác ( bánh chưng giỗ tổ )
Tài trợ mang tính tương tác cao, thông qua việc tạo ra và xây 
dựng mối quan hệ và sự trải nghiệm của khách hàng ( tài trợ 
nước uống cho SEA game) 
Tài trợ có thể cho phép công ty mở rộng thị trường, quảng bá 
trên thị trường thế giới ( Coca-Cola & olympic với 160 nước)
32
ĐÁNH GIÁ LỢI ÍCH CỦA TÀI TRỢ
Loại hình tài trợ đó có phù hợp với mục tiêu chiến lược 
marketing và hướng đến đúng khách hàng mục tiêu?
Đâu là lợi ích mang lại từ hoạt động tài trợ này và khả năng 
khai thác những lợi ích đó của công ty
Khả năng tổ chức thành công sự kiện và những ảnh hưởng 
đến nhà tài trợ
Nguồn lực của công ty đảm bảo cho hoạt động tài trợ thành 
công
33
NGÂN SÁCH DÀNH CHO TÀI TRỢ
Xác định ngân sách dành cho tài trợ (4 phương pháp)
Ngân sách bao gồm 2 phần chính:
- Dùng để mua quyền tài trợ
- Dùng để thực thi quyền tài trợ
Cần đánh giá hiệu quả chi phí của tài trợ
34
XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TÀI TRỢ
Xác định mục tiêu :Bám sát mục tiêu marketing, xây dựng 
thương hiệu từng thời kỳ
Lựa chọn hình thức tài trợ
Xác định chỉ tiêu đánh giá hiệu quả do tài trợ mang lại
Lập kế hoạch hành động ( chọn đối tác,ký hợp đồng, triển 
khai công việc)
Xác định các sự kiện chính: Lễ khai mạc, thể thao, ca nhạc, 
chương trình truyền hình
Kế hoạch truyền thông toàn diện
Ngân sách và đánh giá hiệu quả