Bài giảng Nghiệp vụ lễ tân - Chương 7: Kiểm toán đêm - Trần Đình Thắng

NGHIỆP VỤ LỄ TÂN
ThS. Trần Đình Thắng
CHƯƠNG 7
KIỂM TOÁN ĐÊM
NỘI DUNG CHƯƠNG
Công việc kiểm toán đêm trên hệ thống quản lý
khách sạn
7.2 Nhiệm vụ của nhân viên kiểm toán đêm
7.3
7.4 Báo cáo hoạt động của bộ phận Lễ tân
7.1 Công việc kiểm toán đêm
7.1. Công việc kiểm toán đêm
Kiểm toán đêm là quá trình rà soát việc kiểm
tra, đối chiếu các tài khoản của khách với các
giao dịch của các bộ phận cung cấp dịch vụ.
Nhờ đó các hoạt động tài chính liên quan tới tài
khoản của khách được theo dõi, cập nhật và
cân đối một cách chính xác nhất.
Công việc này đóng một vai trò rất quan trọng
đối với việc tổng hợp thanh toán và thanh toán cho
khách.
Theo truyền thống, việc kiểm toán đêm thường
được thực hiện vào ca đêm, vì đó là khoảng thời gian
có ít giao dịch nhất và do vậy ít bị phân tán nhất.
Nhân viên kiểm toán đêm có thể là nhân viên thu
ngân của bộ phận lễ tân (thông thường) hoặc là nhân
viên kế toán của khách sạn.
Có thể nói ngắn gọn, kiểm toán đêm là việc kiểm
tra lại tòan bộ công tác kế toán vào ban đêm.
7.1. Công việc kiểm toán đêm
1. Kiểm tra lại việc theo dõi, cập nhật, tổng hợp các chi phí
của khách mà nhân viên thu ngân đã làm trong ca ngày,
kể cả các chi phí về tiền phòng, thuế và phục vụ phí (nếu
có);
2. Cập nhật các chi phí của khách mà các ca trước chưa kịp
làm;
3. Đồng bộ các chi phí và các khoản thanh toán của khách;
Thực chất, đây là việc kiểm tra, đối chiếu sự trùng khớp giữa các
chi phí đã được nhập với các chứng từ có liên quan.
7.2. Nhiệm vụ của nhân viên kiểm toán đêm
4. Phát hiện và điều chỉnh các lỗi trong tính toán;
5. Chuẩn bị trước hồ sơ thanh toán cho khách dự
kiến check-out vào ngày hôm sau;
6. Kiểm tra hạn mức tín dụng của khách;
Hạn mức tín dụng có thể là giới hạn thanh toán của thẻ tín dụng hay hạn
mức thanh toán (giới hạn nợ cho phép ) đối với tài khoản của khách.
Nếu thấy vượt quá các giới hạn này, nhân viên kiểm toán đêm phải
chuẩn bị hồ sơ tạm thanh toán cho khách, đồng thời lập ngay một báo cáo
số dư nợ cao để chuyển cho Giám đốc bộ phận lễ tân.
7.2. Nhiệm vụ của nhân viên kiểm toán đêm
7. Lập và phát hành các báo cáo cần thiết:
 Báo cáo kiểm toán cuối ngày
 Báo cáo doanh thu trong ngày
 Báo cáo tài chính trong ngày
 Báo cáo thống kê tình hình khai thác phòng trong ngày.
 Báo cáo công nợ: tồn nợ, số dư nợ cao, nợ khó
đòi,.v.v
8. Thực hiện đóng tài khoản trong ngày.
7.2. Nhiệm vụ của nhân viên kiểm toán đêm
 Ca đêm có trách nhiệm mở file của từng phòng,
kiểm tra lại booking, hình thức thanh toán, các thông
tin cần hoàn thiện trên máy để chắc chắn không có
nhầm lẫn nào.
 Hàng ngày ca đêm có trách nhiệm kiểm tra lại các
hoá đơn của từng phòng xem có trùng khớp với số
tiền đã nhập (post) trên máy hay không.
7.3. Thao tác kiểm toán đêm trên hệ thống quản lý khách sạn
1. Kiểm tra tình trạng phòng.
 Kiểm tra phòng check-out (Departure Expected) trong ngày
 Kiểm tra phòng check-in (Arrival Expected) trong ngày (nhằm xác định tình trạng
no-show hoặc để hủy đặt phòng nếu khách không check-in)
 Xác định phòng no-show, sleep hoặc skip.
2. Kiểm tra giá phòng, thuế và các phục vụ phí.
 Kiểm tra lại tất cả các phòng đã có giá( rate).
Lưu ý: Khi nhận đặt phòng (make reservation), các phòng miễn phí phải được đặt là
HU(House use) hoặc Com( complementary) và không để giá. Nếu không, sau khi
chạy cắt ngày, máy sẽ tính tiền phòng cho khách.
 Sau khi kiểm tra xong , thực hiện thao tác tính tiền phòng theo giá đã đặt trên
máy.
7.3. Thao tác kiểm toán đêm trên hệ thống quản lý khách sạn
3. Thực hiện lện đóng tài khoản trong ngày (Do cut
off)
 Máy sẽ thực hiện đóng tài khoản trong ngày (cắt ngày) sau khi ta dùng lệnh “Do
cut off”, đợi khoảng 10 giây, máy sẽ hoàn thành lện này và khi đó ngày trên máy
sẽ chuyển sang ngày hôm sau. Nếu ta không làm lệnh này thì máy vẫn giữ
nguyên ngày và các giao dịch phát sinh của khách sẽ vẫn được ghi vào ngày hôm
trước.
 Lệnh này sẽ được thực hiện vào lúc 24 h00. Nếu công việc chưa thể cho phép thì
có thể tiến hành muộn hơn một chút.
7.3. Thao tác kiểm toán đêm trên hệ thống quản lý khách sạn
4. In các báo cáo (Reports)
 Sau khi đóng ngày, lễ tân ca đêm cần thực hiện lệnh in các
báo cáo cần thiết như: danh sách khách lưu trú trong ngày,
báo cáo doanh thu, báo cáo công nợ, dự kiến check-in,
check-out của ngày hôm sau,
 Tuỳ theo yêu cầu của cấp trên có thể in thêm các report
khác.
7.3. Thao tác kiểm toán đêm trên hệ thống quản lý khách sạn
7.4. Báo cáo hoạt động của bộ phận lễ tân
7.4.1 Đánh giá kết quả hoạt động của bộ phận lễ tân
 Báo cáo hằng ngày
 Là bảng tóm tắt tình hình kinh doanh
 Có những hình thức riêng tùy thuộc quy mô và yêu cầu của từng khách
sạn
 Do người có trách nhiệm tổng hợp hằng ngày
 Bản thống kê các hàng hóa dịch vụ trong ngày
 Thông báo tình hình doanh thu của bộ phận và đề ra giải pháp
6.6 TỔNG KẾT BÁO CÁO HOẠT ĐỘNG 
CỦA BỘ PHẬN LỄ TÂN
7.4.2 Phân tích các số liệu thống kê kinh doanh
 Đối chiếu, so sánh các số liệu hiện tại với các số liệu kỳ trước.
 Thống kê và đưa ra tỷ lệ phòng có khả năng đáp ứng trung
bình trong một thời kỳ nhất định:
Số lượng phòng có khả năng đáp ứng = Tổng số phòng x Tỷ lệ %
phòng có khả năng đáp ứng
 So sánh công suất phòng hiện tại với công suất phòng dự báo
hoặc so sánh với công suất phòng kỳ trước để đưa ra đánh giá
7.4. Báo cáo hoạt động của bộ phận lễ tân
 Các chỉ tiêu đánh giá:
 Tỷ lệ phần trăm công suất phòng sử dụng
 Tỷ lệ phần trăm công suất phòng có nhiều người ở
 Số lượng khách trung bình mỗi phòng
 Giá phòng bình quân trong ngày
 Giá phòng bình quân mỗi khách
 Doanh thu phòng
7.4. Báo cáo hoạt động của bộ phận lễ tân
 Tỷ lệ phần trăm công suất phòng sử dụng
 Là chỉ tiêu phản ánh hiệu quả kinh doanh phòng
của bộ phận lễ tân
 So sánh kết quả đã thực hiện được với khả năng
đáp ứng phòng của khách sạn
 Tính cho một ngày, một tuần, một tháng, một
quý, một năm.
7.4. Báo cáo hoạt động của bộ phận lễ tân
 Công thức tính cho một ngày
Tỷ