Bài giảng Nghiệp vụ lễ tân - Chương 6: Dịch vụ trả phòng - Trần Đình Thắng

NGHIỆP VỤ LỄ TÂN
ThS. Trần Đình Thắng
CHƯƠNG 6
DỊCH VỤ
TRẢ PHÒNG
NỘI DUNG CHƯƠNG
Chuẩn bị trước khi làm thủ tục trả phòng
6.2 Phương thức thanh toán
6.3
6.4 Quy trình làm thủ tục trả phòng
6.1 Hệ thống lập hóa đơn cho khách
6.5 Một số tình huống thường gặp
6.5 Bàn giao ca lễ tân
6.1 HỆ THỐNG LẬP HÓA ĐƠN CHO KHÁCH
6.1.1 Sổ cái kế toán lễ tân
Là phương tiện thủ công mà các khách sạn
có thể sử dụng để theo dõi và cập nhật tổng
hợp các chi phí của khách
Theo dõi các khoản chi phí nợ hiện tại của
khách hàng.
Biết được doanh thu của một dịch vụ
6.1 HỆ THỐNG LẬP HÓA ĐƠN CHO KHÁCH
6.1.2 Máy tính:
Là phương tiện kết nối nhiều hệ thống của bộ
phận lễ tân, kể cả hệ thống thanh toán hóa đơn
của khách
Nhân viên lễ tân mở số tài khoản theo dõi chi
phí của khách hàng khi khách đặt phòng có
thanh toán trước
6.1 HỆ THỐNG LẬP HÓA ĐƠN CHO KHÁCH
Tất cả các khoản chi phí phát sinh khi khách
hàng lưu trú đều được cập nhật, hiện đủ trên
màn hình và in ra theo yêu cầu
Tính toán chính xác các chi phí của khách và
thanh toán tài khoản khách một các nhanh
chóng
Các phần mềm máy tính có thể khác nhau
nhưng nguyên tắc của hệ thống giống nhau
6.1 HỆ THỐNG LẬP HÓA ĐƠN CHO KHÁCH
6.1.3 Hóa đơn khách hàng
 Hóa đơn thanh toán dịch vụ:
 Là chứng từ phản ánh các chi phí của khách khi tiêu
dùng một dịch vụ nào đó của khách sạn
 Do bộ phận cung cấp dịch vụ khách sử dụng lập
 Là cơ sở để theo dõi, tổng hợp các chi phí khách tiêu
dùng
 Được thiết kế tùy theo cách quản lý của từng khách
sạn
6.1 HỆ THỐNG LẬP HÓA ĐƠN CHO KHÁCH
6.1 HỆ THỐNG LẬP HÓA ĐƠN CHO 
KHÁCH
1.3 Hóa đơn khách hàng
Hóa đơn thanh toán dịch vụ:
 Là chứng từ phản ánh các chi phí của 
khách khi tiêu dùng một dịch vụ nào đó 
của khách sạn
 Do bộ phận cung cấp dịch vụ khách sử 
dụng lập
 Là cơ sở để theo dõi, tổng hợp các chi phí 
khách tiêu dùng
 Được thiết kế tùy theo cách quản lý của 
từng khách sạn 
6.1.3 Hóa đơn khách hàng
Hóa đơn thanh toán tổng hợp:
 Là chứng từ phản ánh tổng hợp các chi phí
phát sinh trong quá trình lưu trú tại khách sạn
 Trên cơ sở tổng hợp các chi phí từ hóa đơn
thanh toán dịch vụ do các bộ phận dịch vụ
trong khách sạn chuyển cho bộ phận lễ tân
6.1 HỆ THỐNG LẬP HÓA ĐƠN CHO KHÁCH
6.1 HỆ THỐNG LẬP HÓA ĐƠN CHO 
KHÁCH
1.3 Hóa đơn khách hàng
Hóa đơn thanh toán tổng hợp:
 Là chứng từ phản ánh tổng hợp các 
chi phí phát sinh trong quá trình lưu trú 
tại khách sạn
 Trên cơ sở tổng hợp các chi phí từ 
hóa đơn thanh toán dịch vụ do các bộ 
phận dịch vụ trong khách sạn chuyển 
cho bộ phận lễ tân
6.1 HỆ THỐNG LẬP HÓA ĐƠN CHO 
KHÁCH
1.3 Hóa đơn khách hàng
Hóa đơn thanh toán tổng hợp:
 Là chứng từ phản ánh tổng hợp các 
chi phí phát sinh trong quá trình lưu trú 
tại khách sạn
 Trên cơ sở tổng hợp các chi phí từ 
hóa đơn thanh toán dịch vụ do các bộ 
phận dịch vụ trong khách sạn chuyển 
cho bộ phận lễ tân
6.1 HỆ THỐNG LẬP HÓA ĐƠN CHO 
KHÁCH
1.3 Hóa đơn khách hàng
Hóa đơn thanh toán tổng hợp:
 Là chứng từ phản ánh tổng hợp các 
chi phí phát sinh trong quá trình lưu trú 
tại khách sạn
 Trên cơ sở tổng hợp các chi phí từ 
hóa đơn thanh toán dịch vụ do các bộ 
phận dịch vụ trong khách sạn chuyển 
cho bộ phận lễ tân
6.2 PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
6.2.1 Thanh toán bằng tiền mặt
Sử dụng tiền mặt để thanh toán, đây là hình
thức thanh toán dễ dàng nhất
Bao gồm 2 loại:
 Tiền nội tệ: VND
 Ngoại tệ: Ngoại tệ mạnh trên thế giới thường
được giao dịch trong khách sạn như: USD,
EUR
Thủ tục thanh toán bằng tiền mặt:
Kiểm đếm số tiền trước mặt khách
Nhắc lại một lần nữa tổng số tiền đã được nhận
được từ khách
Vào sổ và vào máy số tiền vừa nhận của khách
Đóng dấu đã thanh toán lên hóa đơn tổng hợp và
đề nghị khách ký vào hóa đơn
6.2 PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
Đưa lại tiền thừa cho khách nếu có
Chuyển hóa đơn tổng hợp cho khách
Lễ tân giữ lại hóa đơn tổng hợp đã
sao chụp để sử dụng trong việc kiểm
toán
6.2 PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
Những điểm lưu ý khi thanh toán bằng ngoại tệ
 Xác định chắc chắn đồng tiền đó được chấp
nhận ở Việt Nam
 Phải biết tỷ giá hối đoái của ngoại tệ
 Xem kỹ tiền thật, tiền giả
 Tính đúng mức lệ phí cho khách
 Hoàn thành biên lại đổi ngoại tệ, đưa cho
khách biên lai đổi tiền
6.2 PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
6.2.2 Thanh toán séc du lịch:
Do ngân hàng và các đại lý du lịch ở chính quốc
gia của du khách phát hành
Khi thanh toán bằng séc, nhân viên cần tiến hành:
 Mỗi tờ séc nhất định đều có giá nhất định được
thể hiện rõ ràng trên tờ séc
 Séc phải có một chữ ký của người mang séc
khi phát hành
6.2 PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
 Khi thanh toán, khách hàng phải ký chữ ký thứ hai
trước mặt nhân viên lễ tân
 Phải kiểm tra hai chữ ký giống nhau
 Các bằng chứng về chủ nhận của tờ séc phải
được kiểm tra xem có phù hợp với các thông tin
như trong hộ chiếu được ghi mặt sau của tờ séc
không
 Phải chuyền từ đồng tiền phát hành sang đồng nội
tệ với tỷ giá hối đoái hiện hành
6.2 PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
 Viết biên lai cho khách khi thanh toán bằng séc du lịch,
kiểm tra và xác định sự chính xác.
Thanh toán bằng thẻ tín dụng:
 Khách sạn nhận thanh toán từ công ty tín dụng hoặc
công ty phát hành.
 Công ty phát hành thẻ tín dụng tính tiền lệ phí cho từng
giao dịch theo tỷ giá phần trăm của hóa đơn tổng
 Nhân viên lễ tân cần nắm rõ chấp nhận loại thẻ nào và
thủ tục thanh toán của thẻ tín dụng
6.2 PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
Các loại thẻ thông dụng:
 Visa và Master Card: Hai loại thẻ này có thẻ nói là
giống nhau , chỉ khác ở tên gọi. Cho phép người dùng (
cardholder ) mua hàng hay rút tiền mặt ra rất dễ dàng
 American Card Express: Là loại thẻ thường có màu
xanh lá cây đậm. Nếu không có nhiều tín dụng tốt
(good credit) và có lợi tức thấp thì khi xin họ sẽ cấp cho
loại này
6.2 PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
Các loại thẻ thông dụng:
 Diner Card: Tương tự như Visa & Master Card và
American express , Tuy nhiên có lẽ vì lệ phí dịch vụ
hơi cao hơn những loại khác nên không được cá